SUPERVISI, INSPEKSI DAN TINDAKAN KOREKSI

A. Ssupervisi
1. Pengertian Supervisi
Supervisi adalah istilah yang akrab kita dengar sehari-hari. Dalam
dunia kerja, jabatan supervisi seringkali diartikan sebagai jabatan yang
berada di atas karyawan biasa, namun masih lebih rendah daripada jabatan
“bos”.
Kata supervisi dapat didefinisikan menurut beberapa kategori.
Secara etimologis, supervisi berasal dari bahasa Inggris supervision. Super
berarti di atas, sedangkan vision berarti pengelihatan/ melihat. Jika diartikan
secara bebas, maka supervision dapat pula dimaknai sebagai melihat dari
atas. Arti kata supervisi ini tidak bisa dimaknai secara harafiah sebagai
kegiatan melihat orang lain dari atas, namun lebih kepada makna
mengawasi orang lain yang dilakukan oleh orang yang memiliki jabatan
tinggi ke orang yang memiliki jabatan lebih rendah.

2. Jenis Kegiatan Supervisi

Seorang supervisor memiliki pekerjaan yang tidak mudah. Ia harus
mengawasi sekaligus membimbing orang-orang yang berada di bawahnya
agar mampu bekerja sesuai dengan standar yang diatur perusahaan. Berikut
adalah beberapa jenis kegiatan supervisi yang biasa dilakukan:
a. Reseach (Penelitian)
Seorang supervisor harus melakukan penelitian mengenai situasi
perusahaan dan juga karyawan-karyawan yang berada di bawahnya.
Kegiatan supervisi ini bertujuan supaya supervisor dapat merumuskan
problem melalui data yang ada selama ini. Dengan cara ini, supervisor
dapat mengumpulkan berbagai fakta dan opini sebagai bahan
pertimbangan. Kegiatan supervisi ini dapat dilakukan dengan berbagai
teknik, misalnya observasi wawancara dan angket.
 Jika data telah terkumpul, supervisi dapat menggunakan data
tersebut untuk melakukan pengolahan data yang biasanya dibantu
dengan perhitungan statistik. Setelahnya, supervisi dapat menarik
kesimpulan mengenai bagaimana keadaan sebenarnya dari situasi yang
ada di perusahaan tersebut.
b. Evaluation (Penilaian)
Setelah berhasil melakukan penelitian, supervisi wajib
melakukan evaluasi atau penilaian secara kooperatif dengan karyawan
yang ada di bawahnya. Kegiatan evaluasi tersebut antara lain:
1) Bersama-sama mencari aspek-aspek positif (kebaikan-kebaikan,
kemajuan-kemajuan) yang telah dicapai;
2) Bersama-sama meninjau aspek-aspek negatif (kelemahan-
kelemahan, kekurangan-kekurangan, atau hambatan-hambatan)
yang masih ada;
3) Bersama-sama menganalisa sebab-sebab masih adanya kekurangan-
kekurangan/hambatan-hambatan yang dialami.
c. Improvement: Perbaikan
Tahap evaluasi memungkinkan supervisi mengetahui hal-hal apa
yang menjadi kelemahan dan kelebihan di kegiatan masa lalu. Melalui
hal ini, supervisi dapat melakukan perbaikan yang bertujuan untuk
mendapatkan hasil yang lebih baik ke depannya. Tahap improvement
dalam supervisi mencangkup:
1) Bersama-sama mencari cara untuk mengatasi kekurangan-
kekurangan atau hambatan-hambatan yang dialami;
2) Bersama-sama mencari jalan mempertahankan yang sudah baik,
bahkan meningkatkannya agar lebih baik lagi.
d. Assistence : Bimbingan
Supervisi memiliki kewajiban untuk memberikan bantuan dan
bimbingan (guidence) dan penyuluhan (counseling) kepada karyawan
yang ada di bawah jabatannya.
 Berdasarkan jenis kegiatan ini, supervisi bertugas untuk:
1) Menyediakan waktu dan tenaganya untuk membantu mengadakan
perbaikan-perbaikan.
2) Mengikhtiarkan sumber-sumber, baik sumber-sumber material
maupun personil serta menunjukkan jalan ke arah perbaikan;
3) Memberi bimbingan (guidence) dan penyuluhan (counseling) ke
arah perbaikan situasi.
e. Cooperation : Kerjasama
Selain memberikan bantuan, salah satu kegiatan supervisi adalah
menciptakan iklim kerjasama dan gotong-royong secara kekeluargaan
di antara supervisor dan “supervisee” (orang yang disupervisi).
Kegiatan supervisi ini tentunya bertujuan untuk membawa supervisee
ke arah perbaikan situasi yang lebih baik.
B. Inspeksi
1. Pengertian Inspeksi
Inspeksi berasal dari bahasa Inggris yakni Inspection, biasanya
olang mengartikan inspeksi dengan kata memeriksa atau pemeriksaan.
Walau begitu disampinhh inspection, examination, detection, verification,
analyze, observation, review, check dan scruntize diartikan juga sebagai
kata memeriksa.
Inspection merupakan gabungan dari kegiatan-kegiatan, baik yang
merupakan kegiatan oprasional maupun managerial. Dan kegiatan inspeksi
initerdiri dari : Review, survey, check, measure, detection, examination,
data collection, analyze, report, record, documentation, serta verification.
2. Langkah-langkah Inspeksi
Langkah-langkah tersebut bila dirincikan maka akan menjadi seperti
ini :
a. Langkah pengendalian mutu
Langkah ini lazim desebut sebagai proses Quality Control (QC),
ialah semua langkah yang sifatnya operasional serta sistematis dan
mengacu pada referensi yang baku dan tertulis (Good Practice,
 Standard, Specificatiion, serta peraturan pemerintah). Tujuannya adalah
mengendalikan produk dan jasa, supaya memenuhi persyaratan
spesifikasi yang telah ditentukan dalam rangka memuaskan pelanggan.
b. Langkah-langkah operasional terdiri dari :
a) Langkah-langkah pengendalian mutu (quality control) terdiri dari:
a) Melakukan review dokumen pendukung dari obyek inspeksi.
b) Mengadakan field visit atas kondisi lingkungan dari obyek yang
akan dilakukan inspeksi.
c) Melakukan pengecekan terhadap obyek inspeksi untuk
mengetahui kondisi fisik serta kinerja operasionalnya.
d) Mengadakan pengukuran-pengukuran (Dimension Check)
untuk mengetahui dimensi obyek yang diinspeksi serta jumlah
dari obyek yang diinspeksi. Hasil pengukuran lalu kita simpan
dalam suatu file.
e) Mengadakan penyidikan atas obyek inspeksi atau sistem operasi,
untuk mendeteksi adanya kelainan maupun ketidaksesuaian.
f) Temuan yang didapat diteliti lebih jauh, untuk mempelajari
ketidak sesuaian tersebut. Untuk selanjutnya dianalisa sehingga
ketidak sesuaian tidak akan terjadi lagi dan dapat diminimalisir.
g) Cacat, kerusakan, kelainan dan ketidak sesuaian lainnya kita
dokumentasikan dengan video ataupun dengan photo sebagai
bukti.
h) Penyusunan laporan berdasarkan temuan-temuan dan hasil
analisa sehingga laporan menjadi memiliki dasar dan dapat
dipertanggung jawabkan. Didalam laporan tersebut, kita juga
memasukan sebab-sebab (dalam bentuk Fish Diagram) yang
menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian, ditambah dengan
rekomendasi aksi yang dapat dilakukan untuk mengurangi
ataupun menghindari ketidaksesuaian terjadi kembali.
i) Dilakukan pengujian secara struktural maupun operasional
untuk menyakinkan obyek yang diinspeksi atau sistem yang
 diinspeksi dapat dioperasikan secara normal kembali. Jika keluar
rekomendasi yang berupa penolakan keseluruhan (Total
Rejection) maka obyek inspeksi harus diganti baru.
j) Setelah rekomendasi dilaksanakan dan pengujian operasional
berhasil, diadakanlah sebuah pencatatan detail-detail langkah
perbaikan (Dianjurkan disisipkan gambar) dan pengujian dalam
suatu arsip history peralatan. Tidak lupa dalam laporan tersebut
juga dibubuhkan paraf atau tanda-tangan user, pengawas, serta
manager atau pimpinan yang bersangkutan.

b) Quality Assurance atau langkah-langkah pemastian mutu

Quality Assurance atau langkah-langkah pemastian mutu
adalah semua langkah yang bersifat managerial yang terkordinasi
dan sestematis dalam rangka mengadakan audit atau verifikasi atas
hasil pekerjaan Quality Control dari Pihak lain. Intinya adalah untuk
memastikan bahwa QC telah bekerja sesuai dengan spesifikasi dan
persyaratan dari Obyek inspeksi. Pelaksana dari Quality Assurance
biasanya merupakan pihak pemilik dari obyek yang diinspeksikan
atau perusahaan inspeksi Independent yang biasa kita sebut sebagai
TPI (Third Party Inspection).
Berikut adalah langkah-langkah Quality Assurance :
a) Melakukan review dokumen pendukung atas suatu obyek
inspeksi, baik produk maupun sistem oprasi dan jasa. Bila
ditemukan ketidak sesuaian, pihak QA dapat mengajukan saran
untuk perubahan maupun untuk melengkapi kembali dokumen
yang diberikan. Apabila ketidak sesuaian yang terjadi adalah
menyangkut desain, tentang produk yang di Pabrikasi, maka
pihak pabrikator dan pelaksana inspeksinya akan menghadapi
klaim dari pihak pemilik yang akhirnya dapat menjurus kepada
pemutusan hubungan kontrak.
 b) Mengadakan audit atau verifikasi atas hasil QC pihak pelasana
inspeksi di lapangan (dalam hal ini biasanya merupakan Inhouse
Inspection dari pihak pelakasana, baik pabrikasi, maupun
konstruksi). Apapbila nantinya ditemukan sesuatu yang tidak
sesuai, maka pihak QA (Third Party Inspector) dapat
mengajukan rework (atau pengerjaaan ulang)serta pengujian
ulang yang sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan.
Segala resiko dalam pengerjaan ulang merupakan tanggung
jawab pihak kontraktor.
c) Pihak QA juga akan diminta menyusun laporan sesuai dengan
format yang distandarkan serta ditandatangani oleh quality
auditor yang melaksanakan pekerjaan serta disahkan oleh
atasannyasebagai wakil perusahaan inspection tersebut. Laporan
tersebut diserahkan kepada pemilik obyek inspeksi sebagai
pengguna jasa mereka. Dan tentu saja pembuatan laporan
tersebut adalah tanggung jawab dari pihak QA (Quality
Assurance). Nantinya jika terjadi perselisihan antara pihak
pemilik dengan pihak pelaksana, maka laporan tersebut dapat
dipakai sebagai dokumen legal yang memiliki kekuatan hukum.
C. Tindakan Koreksi
1. Pengertian tindakan koreksi
Dalam ISO 9001:2008 tindakan perbaikan diatur dalam klausul
8.5.2 mengenai Tindakan Perbaikan atau Corrective Action. Berikut ini
kutipan klausul persyaratan tersebut:
“Perusahaan atau organisasi melakukan tindakan untuk
menghilangkan penyebab-penyebab ketidaksesuain untuk
mencegah terulang kembali. Tindakan korektif harus sesuai dengan
dampak dari ketidaksesuain yang dihadapi.”
Perusahaan menetapkan prosedur terdokumentasi dalam
menetapkan persyaratan untuk:
a. Peninjauan ketidaksesuain (termasuk keluhan pelanggan)
 b. Penetapan penyebab ketidaksesuain
c. Penilaian tindakan untuk memastikan bahwa ketidaksesuaian tidak
terulang.
d. Penetapan dan penerapan tindakan yang diperlukan.
e. Rekaman hasil tindakan yang dilakukan.
f. Peninjauan keefektifan tindakan korektif yang dilakukan.
Jadi, tindakan koreksi adalah tindakan yang dilakukan seketika atau segera
terhadap ketidaksesuaian agar tidak meluas atau berdampak lebih jauh. Agar lebih
jelas perbedaannya, perhatikan contoh berikut ini:
Contoh ketidaksesuaian : kebakaran hutan saat kemarau
Tindakan koreksi : memadamkan api dan melokalisir
api agar tidak menyebar dengan air.
Tindakan korektif atau perbaikan : - membuat kebijakan penggunaan
alat pemicu api seminimal
mungkin.
- saat kemarau melakukan inspeksi
rutin terhadap area yang rawan
kebakaran.
D. Perbedaaan Dan Persamaan Supervisi, Inspeksi Dan Tindakan Koreksi
Inspeksi Supervisi Tindakan Koreksi
Perbedaannya
1) Bertujuan memeriksa sampai 1) Bertujuan untuk menemukan/ meng- 1) Bertujuan untuk melakukan perbaikan
seberapa jauh rencana jauh identifikasi kemampuan/ketidak mam- pada ketidaksesuain yang ditemukan dari
rencana telah dilaksanakan sesuai puan guru dan personil lainnya, untuk hasil identifikasi
dengan ketentuan yang telah kemudian memberikan bantuan/pela-
digariskan. yanan kepada mereka untuk mening-
katkan kemampuan/keahliannya.

2) Sebagai hasil inspeksi disusun 2) Sebagai hasil supervisi diperoleh guru 2) Sebagai hasil tindakan koreksi dibuatkan
suatu laporan mengenai kema- dan personil lainnya yang lebih mampu sebuah dokumen/laporan, untuk
juan usaha dan keadaan semua dalam profesinya. mengukur sejauh mana perubahan yang
unsur-unsurnya. Jika unsur-unsur terjadi setelah dilakukannya
itu adalah guru/pegawai, maka perbaikan/koreksi.
laporan hasil inspeksi itu
lazimnya disebut konduite.
3) Sasaran inspeksi diarahkan 3) Sasaran supervisi sebagai usaha 3) Sasaran tindakan koreksi sebagai usaha
kepada semua unsur dalam peningkatan kemampuan profesi, hanya untuk upaya perbaikan, hanya ditujukan
administrasi (guru, murid, ditujukan kepada guru atau personil kepada semua elemen yang terjadi
pegawai, ruang belajar, alat/ pendidikan lainnya. ketidaksesuaian.
fasilitas, dsb).
Fungsi inspeksi:
4)a. Memeriksa; apakah segala 4) Fungsi supervisi: 4) Fungsi tindakan koreksi:

sesuatu telah dilaksanakan sesuai a. Meneliti; mengumpulkan data secara Melakukan tidakan terhadap temuan-

dengan ketentuan yang telah obyektif tanpa dilatarbela-kangi oleh temuan yang didapatkan dari hasil

digariskan. ukuranketentuan me-ngenai apa yang observasi.

b. Memvonis; mengadakan benar dan apa yang salah.

keputusan hasil penilaian sepihak b. Menilai; berdasarkan data yang
dengan ukuran yang telah dikumpulkan, menentukan ber-sama
ditentukan sebelumnya si secara kooperatif apa yang baik dan apa
inspektur. yang kurang (lemah).
c. Membetulkan ; apa yang tidak c. Meningkatkan; bersama-sama berusaha
sesuai dibetulkan/ dikoreksi menemukan cara-cara untuk
menurut keten-tuan yang mengadakan perbaikan dan
seharusnya. peningkatan.
d. Mengarahkan ; menjelas-kan d. Membantu; dengan berbagai saran,
peraturan yang perlu diperhatikan nasihat dan informasi, guru diberi
sebagai pedo-man kerja, dan dorongan dan bantuan dalam usaha
memberi-kan instruksi-instruksi meningkatkan ke-mampuan dirinya.
yang perlu untuk menjamin pe-
laksanaan peraturan-pera-turan
itu.