Anda di halaman 1dari 32

SESI :5

PENDAHULUAN

Standar sistem mutu, yaitu ISO 9001:2008 telah diluncurkan dan dikenal dengan ISO 9001:2000 "Quality Management Systems " (QMS) atau Sistem Manajeman Mutu ( SMM). Sistem Manajemen Mutu merupakan versi terbaru dari seri ISO 9000:2008 yang diluncurkan pada tahun 2008 merupakan revisi dari versi sebelumnya yaitu ISO 9000:1994.

Dalam SMM dokumen dan rekaman merupakan persyaratan yang harus dipenuhi untuk mendaptkan sertifikasi ISO 9001:2008. Pengendalian dokumen sekarang ini telah dan masih menjadi unsur kunci di dalam standar Sistem Manajemen Mutu (SMM). Tanpa pengendalian dari prosedur dan rekaman yang handal, suatu integritas SMM institusi / perusahaan akan gagal dalam bisnisnya .Dokumen dan rekaman adalah sistem yang harus dipatuhi dan akan diaudit.

1.

DOKUMEN SMM ISO 9001:2008

1.

Persyaratan Dokumen

Sesuai dengan pasal 4.2 dalam ISO 9001 :2008, persyaratan dokumentasi secara umum adalah sebagai berikut (4.2.1)

Dokumentasi sistem manajemen mutu harus meliputi :

1. 2. 3.

pernyataan terdokumentasi dari kebijakan dan sasaran mutu manual mutu prosedur terdokumentasi dan catatan yang dibutuhkan oleh standar internasional, dan

SMM
1

4.

dokumen , catatan yang ditetapkan organisasi yang penting untuk memastikan perencanaan, operasi dan pengendalian yang efektif dari proses-proses.

Catatan 1:Bila istilah prosedur terdokumentasi tampak dalam Standar Internasional ini, maka berarti bahwa prosedur ditetapkan, didokumentasikan, dijalankan dan dipelihara. Suatu dokumen tunggal dapat mengidentifikasikan persyaratan untuk satu atau lebih prosedur. Suatu pernyataan untuk satu prosedur yang terdokumentasi dapat mencakup 1 atau lebih dokumen.

Catatan 2: Cakupan pendokumentasian sistem manajemen mutu (SMM) dapat berbeda dari satu organisasi ke organisasi yang lain karena : 1. ukuran organisasi dan jenis kegiatannya. 2. Kerumitan proses dan interaksinya, dan 3. Kompetensi karyawannya. Catatan 3 :Dokumentasi dapat berupa media apapun

Untuk pengendalian dokumen (4.2.3) disebutkan bahwa : dokumen yang diminta oleh sistem manajemen mutu harus dikendalikan. Rekaman/Catatan adalah jenis khusus dari dokumen dan harus dikendalikan menurut persyaratan yang diberikan dalam 4.2.4.

Harus ditetapkan suatu prosedur terdokumentasi untuk menetapkan pengendalian yang diperlukan. 1. 2. 3. Untuk menyetujui dokumen akan kecukupannya sebelum diterbitkan. Untuk meninjau dan memutakhirkan seperlunya dan menyetujui ulang dokumen. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang ditunjukkan Untuk memastikan bahwa versi relevan dari dokumen yang berlaku tersedia di tempat pemakaian. Untuk memastikan dokumen selalu dapat dibaca dan mudah dikenali Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar dikenali dan distribusinya dikendalikan.

4.

5. 6.

SMM
2

7.

Untuk mencegah pemakaian tak disengaja dari dokumen kadaluarsa dan membubuhkan identifikasi agar mampu telusur bila disimpan untuk tujuan apapun.

Sesuai dengan pasal 4.2.4 tentang Pengendalian rekaman. Rekaman harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuain pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.

1.

Jenis Dokumen SMM ISO 9001:2008

Dalam rangka memperoleh sertifikasi ISO 9001:2008, Sekolah sebagai suatu institusi membutuhkan dokumen-dokumen yang dipersyaratkan ,sebagaimana yang dipaparkan berikut ini :

Dokumen yang dipersyaratkan; Kebijakan Mutu dan Sasaran mutu Dokumen tingkat I : Pedoman Mutu Dokumen tingkat II : Prosedur Mutu Dokumen tingkat III : Instruksi Kerja Dokumen tingkat IV : Dokumen pendukung rekaman

Kebijakan mutu dan sasaran mutu merupakan dokumen tingkat I, yang dapat menyatu atau terpisah dari dokumen Pedoman Mutu.

1.

Kebijakan Mutu : Kebijkan mutu merupakan merupakan dokumen yang dibuat oleh lembaga/ institus1 yang berisi tentang ikrar top manajemen yang memastikan bahwa kebijakan mutu harus sesuai dengan tujuan organisasi, mencakup ikrar pelibatan untuk memenuhi persyaratan dan terus menerus memperbaiki keeketifan SMM, sebagai kerangka

SMM
3

kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu, dikokunikasikan dan dipahami dalam organisasi dan harus ditijau secara terus menerus kesesuaiannya.

Contoh : Kebijakan mutu.

Kebijakan Mutu Sekolah Sekolah ... bertekad menerapkan Sistem Manajenen Mutu ISO 9001 : 2008 agar menjadi lembaga Pendidikan dan Pelatihan yang berstandar nasional, dengan kebijakan: 1. 2. Berorientasi mutu pada setiap kegiatannya. Pelanggan yang berkaitan dengan layanan produk jasa Pendidikan dan Pelatihan puas. 3. Sumber daya manusia harus bertanggungjawab dan melaksanakan serta melakukan penyempurnaan dan berperan aktif untuk meninjau dan

memperbaiki Sistem Manajemen Mutu secara berkelanjutan. di unit kerja masing-masing. 4. 1. 2. 3. 4. Dalam segala aktivitasnya menerapkan budaya mutu sebagai berikut : Mari berubah ! Mari berkompetisi ! Quality is not accident (kualitas bukan hasil dari sebuah kecelakaan). Perubahan itu masa depan

5.

Sasaran Mutu

Merupakan dokumentasi yang harus disusun untuk memastikan bahwa sasaran mutu ditetapkan untuk memenuhi persyaratan produk, ditetapkan pada fungsi dan

SMM
4

tingkat relevan dalam organisasi. Sasaran mutu harus terukur dan taat azas dengan kebijakan mutu . Untuk memastikan bahwa sasaran mutu dapat diukur , dapat menggunakan konsep SMART (Spesifik, Measureble, Achiveable, Result-oriented, Time-line). Pada saat menetapkan sasaran mutu berarti harus dibuat secara : 1. 2. 3. 4. 5. Spesifik (bukan bersifat umum) Dapat diukur. Dapat dicapai Berorientasi pada pencapaian hasil. Tepat waktu tersebut). ( ada batas waktu yang jelas untuk pencapai sasaran mutu

Contoh: Sasaran mutu

Sasaran mutu level organisasi

Menurunkan tingkat keluhan pelanggan sebesar 25%, Organisasi/ meningkatkan efisiensi produksi sebesar 90% dan meningkatkan Perusahaan penjualan dengan cara mendapatkan pelanggan baru sebesar 10% dari tahun 2003.

Sasaran Departemen Menurunkan tingkat keluhan pelanggan ditekan sebesar 10% mutu level Pemasaran dari tahun 2003. departemen Sasaran Departemen Meningkatkan efisiensi produksi dengan cara menurunkan mutu level tingkat kegagalan atau adjustment proses produksi sehingga Produksi departemen rencana produksi dapat tercapai sebesar 85%. Sasaran Membeli barang yang sesuai dengan permintaan pengguna Departemen mutu level dengan harga kompetitif tetapi mutu yang terjamin dan departemen Pembelian memastikan jadwal pengiriman terpenuhi sebesar 80% dari yang dijadwalkan. Sasaran mutu level unit Unit Lab (QC) Memastikan bahwa mutu barang jadi yang dihasilkan oleh bagian produksi sesuai dengan spesifikasi produk serta mengembangkan metode inspeksi sehingga kegagalan inspeksi

SMM
5

dapat diturunkan sebesar 50% dari tahun 2003.

6.

Pedoman Mutu Pedoman mutu/Manual Mutu merupakan dokumen mutu level pertama yang menyatakan bahwa organisasi/institusi menyatakan menerapkan SMM ISO 9001:2008 yang memuat :

1.

Daftar isi Daftar isi memuat nama-nama bagian Pedoman Mutu

2.

Lembar revisi dan lembar pengendalian Lembar revisi merupakan daftar halaman dengan kolom-kolom untuk nama bagian dari dokumen, nomor halaman, status terbitan dan revisinya. Lembar pengendalian juga memuat uraian revisi yang menjelaskan bagian naskah yang berubah dan bagaimana perubahan itu. Hal ini diperlukan agar pembaca dapat mengetahui bagian mana yang berubah.Daftar distribusi Daftar distribusi berisi fungsi-fungsi yang menerima dan memegang salinan Pedoman Mutu yang terkendali, termasuk Badan sertifikasi.

3.

Pernyataan kebijakan mutu (ditandatangani manajemen puncak) Kebijakan mutu disusun oleh Manajemen Puncak, seperti dinyatakan pada pasal 5.3 ISO 9001:2008.

1.

Kebijakan mutu

Manajemen puncak harus memastikan kebijakan mutu

SMM
6

1. Sesuai dengan maksud organisasi 2. Memuat komitmen untuk mematuhi persyaratan dan secara berkelanjutan menyempurnakan efektifitas SMM,

3. Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan menelaah sasaran mutu,

4. Dikomunikasikan dan dimengerti di dalam organisasi, dan 5. Ditelaah untuk kesesuaian yang berkelanjutan.

1.

Struktur organisasi Struktur organisasi digambarkan sampai tingkat tertentu yang dipandang cukup, diberi tanggal dan ditandatangani oleh eksekutif puncak. Struktur organisasi hingga tingkat yang lebih ke bawah dapat dipelihara di bagian-bagian/departemen masing-masing.

2.

Unsur-unsur standar Setiap unsur-unsur standar dalam SMM ISO 9001:2008 mulai dari pasal 4, 5, 6, 7 dan 8 harus tertuang dalam Pedoman Mutu. Kalau ada unsur yang tidak dapat diterapkan sesuai dengan aktivitas organisasi/perusahaan hanyan diperkenankan sebagian dari pasal 7; (misalnya perusahaan tidak melakukan pelayanan, pengawetan di SMM ISO 9001:2008 dinyatakan pada pasal 7.5.5 tentang pengawetan produk), maka ditulis misalnya ; unsur ini tidak dilakukan dalam aktivitas perusahaan, oleh karena itu tidak diperlukan prosedur untuk unsur ini. Namun bila kelak diperlukan, maka prosedur yang sesuai akan disusun oleh perusahaan.

3.

Lampiran-lampiran (daftar prosedur dsb) Di samping yang tersebut di atas mungkin ada lampiran-lampiran yang diperlukan, misalnya daftar prosedur dan Uraian Jabatan (job description).

SMM
7

Mengenai hal yang tersebut terakhir ini dapat dimuat dalam dokumen yang terpisah khusus untuk Uraian Jabatan fungsi-fungsi yang penting, tetapi paling sedikit yang disertakan dalam pedoman Mutu adalah Uraian Jabatan bagi Wakil Manajemen.

4.

Format Pedoman Mutu Format bagi Pedoman Mutu yang dianjurkan adalah:

1.

Terdiri dari lembar-lembar yang lepas (loose leaf): Kalau dijilid secara permanent, maka bila ada revisi sulit untuk melepaskan halaman yang direvisi dan menggantinya dengan versi yang baru. Oleh karena itu sebaiknya memakai ordner atau sejenisnya sehingga penggantian dapat dilakukan dengan mudah.

2.

Istilah dipakai secara konsekuen: Suatu pengertian, nama jabatan, proses atau hal-hal lainnya jangan disebut dengan istilah yang berlainan, misalnya di sati bagian dokumen disebut Kepala Departemen, di bagian lain disebut Manajer Departemen, Kepala Divisi dan sebagainya. Hal ini berlaku pula bagi jenis dokumen lain, misalnya prosedur, instruksi kerja dan lain-lain.

3.

Diberi identifikasi: Setiap halaman diberi identifikasi nama dan nomor bagian, status terbitan, status revisi dan nomor halaman, sehingga bila tercecer akan mudah untuk mengembalikan ke tempat sesuai.

4. Dokumen Prosedur Operasi Standar (POS)

4.1. Jenis-jenis Prosedur Operasi Standar Dokumen prosedur mutu yang dipersyaratkan dan wajib harus ada meliputi 6 prosedur yaitu : 1. 2. 3. 4. Prosedur pengendalian dokumen (4.2.3) Prosedur pengendalian rekaman (4.2.4) Prosedur audit internal (8.2.2.) Pengendalian Produk tidak sesuai ( 8.3)

SMM
8

5. 6.

Prosedur Tindakan koreksi (8.5.2.) Prosedur tindakan pencegahan (8.5.3 )

1.

Arti dan Manfaat Prosedur Prosedur memberikan keterangan bagaimana suatu proses atau tahapan tahapan proses yang harus dilakukan . Untuk menjawab tahapan proses tersebut, perlu dibuat pertanyaan mengenai : 1. 2. 3. 4. 5. Siapa (Who) Apa ( What) Dimana (Where) Kapan (When) Bagaimana (How)

Prosedur harus mampu memberikan pedoman bagaimana seluruh personal di Organisasi/Perusahaan/Institusi dapat menjalankan tugasnya sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008.

1.

Teknik Penulisan Prosedur Untuk melakukan penulisan prosedur ada beberapa metode/ bentuk, yang telah banya digunakan adalah metode 6 bagian (six part prosedur). Metode 6 bagian dengan urutan sebagai berikut :

1.

Tujuan (purpose) Menyatakan untuk apa prosedur diperlukan.

2.

Ruang Lingkup ( Scope) Menyatakan batas-batas penerapan prosedur pada fungsi, daerah kerja dan personil.

3.

Referensi (reference) Dokumen atau standar lain yan g yang dapat menjadi acuan prosedur ini.

4.

Definisi (definition) Keterangan mengenai istilah, istilah, singkatan dan lain-lain yang dipakai pada prosedur ini

SMM
9

5.

Prosedur (procedure). Isi prosedur yang sebenarnya mengenai tindakan-tindakan personil dan daerah kerja suatu aktifitas (what, who, when,where)

6.

Dokumentasi.(documentation). Daftar lampiran procedure, misalnya contoh-contoh formulir.

4.4. Teknik Penulisan Prosedur, instruksi kerja dll ditulis untuk kalangan yang luas. Oleh karena itu harus diusahakan agar mudah dimengerti oleh segenap karyawan. Untuk keperluan itu pedoman penulisan di bawah ini dianjurkan : 1. Gunakan kata-kata yang sederhana. Perkataan yang umum dipakai lebih baik daripada kata yang baku (standar) tetapi artinya tidak banyak yang mengerti. Hindari pemakaian kata-kata yang baru. ya penerapan rangkaian ISO 9008 antara lain terletak pada sampai di mana dokumen dimengerti oleh para karyawan. 2. Hindarkan pemakaian kata atau susunan kalimat yang bermakna ganda (yang dapat ditafsirkan secara berlainan) atau tidak jelas. 3. Susunan kalimat yang singkat ttapi jelas. Hindarkan kalimat-kalimat yang panjang, yang dirangkaikan dengan beberapa kata dan, atau, kemudian, lebih dari satu kali. Kalau kalimat dapat dipecah menjadi dua atau lebih, lakukanlah. 4. Bagilah rangkaian kalimat menjadi paragraph terpisah bila mungkin (paragraf adalah bagian teks yang dimulai dengan baris baru dan terpisah dari kalimat yang dimulai baris baru berikutnya). Pisahkan setiap paragraf dengan ruang kosong (white space). 5. Bila sesuai, berikan nomor pada paragraf dengan sistem penomoran yang konsisten, terutama yang berisi konsep yang berlainan. Penomoran yang dianjurkan adalah sistem desimal:
1. 1. 2. .. . 1. 2. 2. .. .

SMM
10

2.1

Penomoran desimal memungkinkan penambahan, penyisipan, atau penghapusan kalimat atau paragraf tanpa mengganggu sistem penomoran secara keseluruhan. 6. Format huruf (cetak tebal, cetak miring, bergaris bawah atau pemilihan bentuk huruf tertentu) dapat memberikan tekanan pada pengertian yang perlu diperhatikan. Format paragraf seperti indent (baris-baris dicetak menjorok ke dalam) juga dapat memberi daya tarik untuk membaca. Ada indent biasa: semua baris menjorok ke dalam dan ada hanging indent: hanya baris ke-2 dan seterusnya yang menjorok ke dalam. Hanging indent biasa dipakai bila paragraf didahului oleh penomoran. 8. Pilih kertas lepasan (loose leaf) bagi dokumentasi mutu. Dengan demikian bila ada perubahan tidak perlu seluruh dokumen diganti, cukup yang mengalami perubahan saja.

7.

4.5. Penomoran Prosedur Penomoran prosedur dapat dilakukan sesuai dengan kebiasaan dalam perusahaan, biasanya terdiri dari beberapa digit. Sebaiknya satu atau dua daripadanya dapat mengacu pada nomor pasal pada standar, untuk mempermudah acu-silangnya, misalnya :

5.6. 01

mengacu pada pasal 5.6

nomor urut

1.

Flow Chart

SMM
11

Prosedur dapat juga dinyatakan atau dilengkapi dengan flow chart. Dianjurkan agar 12lterna-lambang yang dipakai dibatasi, misalnya hanya lingkaran untuk awal/akhir aktivitas, segiempat untuk suatu aktivitas pada umumnya, belah ketupat untuk memilih 12lternative dan segitiga untuk penyimpanan. Flow chart dapat juga dipergunakan untuk persiapan penyusunan prosedur, agar prosedur dapat ditulis lebih mudah.

2.

Langkah-langkah Penyusunan Prosedur Prosedur yang disusun harus memenuhi persyaratan minimum 12nsure12d an quality manual yang disusun perusahaan. Oleh karena itu sebaiknya penyusunan prosedur dilakukan sebagai berikut: 1. Kumpulkan informasi mengenai apa yang dilakukan aktivitas di bidang yang bersangkutan Pelajari dan buat ikhtisar syarat-syarat yang ditentukan ISO 9000 untuk bidang yang bersangkutan. Pelajarii persyaratan yang ditentukan di quality manual perusahaan. Bandingkan ketiga 12nsure di atas, bila ada kekurangan pada aktivitas yang sekarang dilakukan buat penyesuaian menurut standar yang diperlukan Susun konsep prosedur, periksa apakah sesuai dengan persyaratan standar. Tambahkan yang dianggap perlu Berikan pada seseorang yang tidak terkait pada bidang aktivitas prosedur tersebut untuk memeriksa apakah konsep mudah dimengerti Bila dirasa cukup usahakan persetujuan yang berwenang Terapkan. Teliti apakah ada kejanggalan pada penerapannya. Lakukan penyesuaian yang diperlukan.

2.

3. 4.

5.

6.

7. 8.

4.8. Instruksi kerja

Pasal 7.5.1.b dan 4.2 SMM ISO 9001 : 2008 menyatakan: keadaan terkendali produksi dan penyediaan jasa harus mencakup tersedianya instruksi kerja bila perlu. Perbedaan antara prosedur dan Istruksi Kerja adalah sebagai berikut:

SMM
12

Prosedur meliputi rangkaian kegiatan-kegiatan yang dilakukan pada suatu bidang operasi tertentu dari perusahaan. Prosedur terutama menjawab pertanyaanpertanyaan dengan siapa, apa, bilamana, dimana. Kadang-kadang dijawab pertanyaan dengan bagaimana, meskipun pertanyaan dengan bagaimana secara lebih rinci dijawab pada Instruksi Kerja.

Instruksi kerja menguraikan bagaimana satu langkah dalam suatu prosedur dilakukan. Dalam prosedur dapat disebutkan : 1. Suatu operasi, misalnya menurunkan barang dari truk, mengemas, mengisi order pembelian, mengecat, bongkar pasang mesin obil, memelihara mesin las dsb; Suatu pengujian, misalnya mengukur karakteristik transistor, menguji daya tekan tabung, mengukur suhu, inspeksi sebelum pengemasan, dsb. Suatu penggunaan alat atau mesin, misalnya menggunakan mesin las otomatis, mulai menjalankan ketel uap, menyalakan pemanas, dsb.

2.

3.

Operasi, inspeksi atau memakai suatu alat bila ikut ditulis dalam prosedur akan membuat prosedur panjang dan perhatian pembaca akan teralihkan pada rincian sehingga dapat kehilangan gambaran mengenai keseluruhan aktivitas. Oleh karena itu dibuat Instruksi kerja yang merinci langkah-langkah yang disebutkan oleh prosedur tersebut bila diperlukan. Tolok ukur diperlukan atau tidaknya ini adalah bila ketiadaan Instruksi Kerja itu dapat berakibat merugikan bagi mutu. Termasuk dalam kategori ketiadaannya berakibat merugikan bagi mutu adalah operasi kritis, inspeksi yang tidak sederhana, proses yang terdiri dari urutan banyak langkah sehingga sulit diingat-ingat atau bila instruksi kerja tersebut dapat memudahkan pelaksanaan operasi yang harus dilakukan.

1. Penulisan Instruksi Kerja

Instruksi Kerja dapat ditulis dalam berbagai bentuk. Penyajian harus dalam bentuk yang sederhana, sesingkat mungkin tetapi jelas. Yang sangat penting diperhatikan dalam pembuatannya adalah kepada siapa Instruksi Kerja tersebut ditujukan : 4. Bagaimana tingkat pendidikan mereka yang harus menggunakan Instruksi Kerja tersebut? Apakah bahasa, kata-kata dan susunan kalimat adalah seperti yang mereka kenal dengan baik?

5.

SMM
13

6.

Apakah mereka mempunyai cukup waktu untuk membaca Instruksi Kerja tersebut setiap kali?

Untuk mengatasi kesulitan bahasa dan waktu baca (misalnya operator perlu melihat Instruksi Kerja tersebut sambil mengerjakan tugasnya), maka Instruksi Kerja dapat dibuat dengan salah satu cara di bawah ini : 7. 8. 9. 10. 11. Dengan bagan alir (flow chart) Dengan gambar, foto atau diagram grafis Dengan bentuk checklist Video Kalaupun dengan tulisan, usahakan agar dibuat dengan kalimat-kalimat yang singkat, penulisan dengan ruang kosong antar 14aragraph, setiap langkah diberi bernomor. Kalau Instruksi Kerja akan dipergunakan di lapangan sambil kerja, maka tulisan sebaiknya dibuat agak besar.

Contoh-contoh:

1).Mengoperasikan Komputer

1.

Periksa Arus yang akan digunakan 1. Hubungkan kabel power computer ke jaringan listrik

2.

Tekan ON pada CPU 1. Tunggu sampai desktop pada layer tampil semua

3. 4. 5. 6.

Memilih program Setelah selesai klik start dan pilih shutdown Tunggu sampai komputer Log of Kemudian untuk keamanan cabut kabel power dari jaringan listrik

SMM
14

2) Memanaskan mesin mobil 7. Periksa permukaan air di radiator 1. Tambah air bila kurang 8. Periksa air accu 1. Tambah air accu bila kurang 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Periksan oli mesin Hidupkan mesin Tunggu dua menit lalu lihat penunjuk permukaan bensin Dengarkan suara mesin beberapa menit. Bila ada suara tidak normal rencanakan ke bengkel Setelah mesin cukup panas matikan. Rencanakan: Ke pompa bensin terdekat bila penunjuk bensin kurang dari seperempat Beli air accu bila persediaan akan habis Ke bengkel kalau ada suara yang kurang normal

Latihan: Coba rumuskan kembali kalau ditulis dalam bentuk teks biasa.

2. Flow Chart Bentuk flow chart dapat juga dipergunakan. Nilailah, apakah seandainya suatu aktivitas disajikan dalam bentuk flow chart lebih jelas daripada ditulis dengan teks biasa? Juga akan lebih sederhana?

3. Bentuk Grafis Contoh lihat di telpon-telpon umum

SMM
15

4.

Pendokumentasian Tanggung Jawab dan Wewenang Persyaratan Standar Syarat mengenai pendokumentasian tanggun jawab dan wewenang ditentukan pada pasal-pasal berikut ini :

1.

Tanggung jawab dan wewenang Fungsi-fungsi dan hubunga diantaranya dalam organisasi, termasuk tanggung jawab dan wewenang, harus ditetapkan dan dikomunikasikan agar memungkinkan manajemen mutu yang efektif (mangkus).

1.

Penugasan Personel Personel yang ditugasi tanggung jawab yang ditetapkan dalam sistem manajemen mutu harus berkemampuan atas dasar pendidikan, pelatihan keterampilan dan pengalaman yang dapat dipakai.

Tanggung jawab adalah suatu tugas yang diberikan dan harus dilaksanakan oleh sesorang. Kecuali kewajiban untuk melaksanakan dengan baik, juga mengandung unsur untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan keberesan pelaksanaan tugas tersebut kepada atasannya. Fungsi mana atasan tersebut perlu ditegaskan.

Wewenang adalah kekuasaan yang diperlukan untuk melaksanakan tanggung jawab tersebut diatas. Tanpa wewenang tertentu, tanggung jawab tidak mungkin dilaksanakan dengan baik. Oleh karena itu harus ada keseimbangan antara tanggung jawab dan wewenang yang diberikan kepada seseorang.

Dalam praktek tanggung jawab dan wewenang personel yang dianggap perlu ditetapkan dan didokumentasikan dalam bentuk Uraian Tugas. Perusahaan menentukan, sampai tingkat mana Uraian Tugas dibuat.

SMM
16

Yang dimaksud dengan hubungan personel adalah pertanggung -jawab, kerjasama, penugasan (pemberian instruksi), pelaporan, perundingan dan komunikasi informasi.

Hubungan antar personel yang juga dipersyaratkan oleh Standar dapat dinyatakan dalam bentuk bagan struktur organisasi. Struktur organisasi ini sebaiknya juga dimasukkan dalam Manual Mutu (Quality Manual) dan fungsifungsi yang disebut dalam Pedoman Mutu harus dapat dilihat pada bagian struktur organisasi. Bagi suatu organisasi yang besar, struktur organisasi yang dimuat dalam Pedoman Mutu atau kantor Direksi dapat dibuat hanya hingga tingkat tertentu yang dipandang cukup, sedangkan rincian lebih lanjut yang juga mencakup organisasi di Bagian/Departemen masing-masing dapat dipelihara di Bagian/Departemen yang bersangkutan. Nama-nama fungsi/jabatan pada bagan organisasi harus sesuai dengan yang disebut di dalam Pedoman Mutu, prosedur, uraian tugas maupun dokumen lainnya.

Format Uraian Jabatan

Prosedur banyak menyinggung tanggung jawab dan wewenang berbagai fungsi dalam perusahaan, terutama yang berhubungan dengan operasi sistem mutu. Kalau yang disebutkan dalam prosedur itu dikumpulkna menurut jabatannya, maka diperoleh daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi.

Pada umumnya suatu perusahaan telah mempunyai sejumlah Uraian Tugas bagi fungsi-fungsi yang dianggap penting. Dalam implementasi ISO 9000 yang perlu dilakukan adalah memelihara dan menjaga kesesuaiannya dengan yang berlaku. Berbagai format yang dapat dipakai untuk mendokumentasikan tanggung jawab dan wewenang ini. Pemilihannya tergantung dari mana yang dianggap lebih praktis bagi sesuatu tujuan. Contoh yang diberikan berikut ini menunjukkan daftar tanggung jawab dan wewenang suatu fungsi/jabatan, suatu varian dari berbagai cara yang banyak dipakai dalam organisasi/ perusahaan.

SMM
17

URAIAN JABATAN

Nama Jabatan/Fungsi

: Kepala sekolah

Bertanggung jawab kepada : Kepala Dinas Pendidikan .................. Berhubungan dengan : - Dinas Pendidikan ............. - Pemda - Unit kerja - MKKS - DU/DI - Wali Siswa

Jika berhalangan hadir diganti :

- Waka yang ditunjuk

Tugas dan Tanggung Jawab : 1. 2. 3. Menyusun dan melaksanakan program kerja sekolah. Bersama-sama komite, waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RAPBS Bersama-sama komite, waka dan Kaprogli menyusun dan melaksanakan RIPS.

SMM
18

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Membuat Pedoman Mutu Sekolah Melakukan Supervisi dan evaluasi Mengembangkan SDM. Melakukan kerja sama dengan masyarakat. Mengelola dan mempertanggungjawabkan penggunaan keuangan sekolah Menyediakan Sumber daya Melaksanakan tugas lain dari atasan langsung. Menciptakan suasana kerja yang harmonis. :

Wewenang 1. 2. 3. 4. 5.

Melakukan pembinaan Pegawai. Memberikan penilaian DP3 Menyetujui/menolak usulan program Kaprogli/unit kerja. Mengusulkan promosi, kenaikan pangkat dan mutasi Bersama-sama komite, waka dan Kaprogli Mengangkat dan memberhentikan personal dalam struktur organisasi sekolah. Memutuskan mutasi siswa Memberikan penghargaan dan sanksi Mengawasi/mengontrol keuangan sekolah. Menentukan kebijakan sekolah. Mengarahkan kegiatan sekolah Mengadakan Rapat Dinas.

6. 7. 8. 9. 10. 11.

Pungging, 17 Maret 2006 Dipahami : .Kepala Sekolah Disahkan : Kepala Dinas Pendidikan

SMM
19

(..)

.)

5.

Formulir Pendukung Dokumen SMM ISO 9001:2008

Formulir merupakan lembar isian yang diperlukan untuk merekam datadata/informasi hasil dari suatu proses untuk mendukung instruksi kerja atau prosedur.

Bentuk dan jumlah dari format sangat tergantung kebutuhan institusi/organisasi. Organisasi dapat merumuskan dan mengembangkan sendiri bentuk format sesuai dengan kebutuhannya.

Contoh : Formulir

DAFTAR FORMULIR

Unit Kerja

: ..

No.

Judul

No.Form

Revisi/ Tanggal Lama

Distribusi Baru

Keterangan

SMM
20

SMM
21

5.1. Pengelolaan Dokumen

Persyaratan untuk pengendalian dokumen adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana dokumen disyahkan sebelum dikeluarkan 2. Bagaimana dokumen dikaji, diperbaiki dan disetujui kembali 3. Bagaimana status perubahan dan revisi dijelaskan 4. Bagaimana menyediakan versi yang benar 5. Bagaiman dokumen dibuat menjadi jelas dan dapat diidentifikasi 6. Bagaimana dokumen eksternal diidentifikasi dan dikenali 7. Bagaimana dokumen yang sudah usang dan kadaluarsa dapat diidentifikasi dan dikendalikan.

Dokumen lain yang diperlukan untuk mendukung SMM ISO 9001:2008

Standar ISO 9001:2008 yang diperbaharui secara khusus memerlukan suatu Pedoman mutu yang memuat Kebijakan Mutu dan sasaran mutu, Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan. Pedoman mutu, Prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasikan meliputi dokumen-dokumen tertentu yang diidentifikasi di dalam standar ISO 9001:2008 dan dokumen lain yang dibutuhkan untuk memastikan Perencanaan Proses, Operasional dan Pengendalian yang efektif (Elemen 4.2.1).

Untuk menentukan dokumen tambahan apa yang dibutuhkan, standar yang baru ini menekankan suatu "pendekatan proses" dan "pendekatan sistem"yang terdokumentasi untuk mengelola SMM. Suatu institusi / perusahaan harus mengidentifikasi dan mendokumentasikan proses individual yang "dibutuhkan" dan proses sistem (aktivitas dengan input dan output), yang meliputi keterkaitan kegiatan antar departemen dan interaksinya. Prinsip manajemen mutu yang mendasari persyaratan di dalam standar yang baru ini, mengimplikasikan bahwa pengendalian dan sinergi hanya dapat dicapai melalui pemahaman, pemantauan, dan perbaikan proses-proses di seluruh sistem dengan ketergantungan dan

SMM
22

keterkaitan lintas-fungsional yang melekat di dalamnya. "Petunjuk" standar ISO 9001:2008 menggambarkan hal ini dan prinsip manajemen mutu lainnya yang merupakan "kandungan yang terpadu" dari persyaratan tersebut.

CONTOH DOKUMENTASI DARI ISO 9001:2008 YANG DIBUTUHKAN Contoh dari persyaratan khusus dari ISO 9001:2008 dokumentasi: 1. Perencanaan 2. Bisnis proses 3. Tinjauan Manajemen 4. Manajemen Sumberdaya 5. Pelatihan 6. Prasarana dan sarana ( fasilitas) 7. Proses-proses terkait pelanggan 8. Perancangan dan Pengembangan 9. Pembelian 10. Pengendalian Produksi dan Pelayanan 11. Validasi proses 12. Identifikasi dan Kemampuan telusur (traceability) 13. Properti Pelanggan, Penyimpanan Produk 14. Pengukuran Kepuasan Pelanggan 15. Audit internal, Pengukuran dan Pemantauan Produk/Proses 16. Pengendalian Produk tidak sesuai (cacat) 17. Perbaikan berkelanjutan 18. Standar lain yang dapat diterapkan dan persyaratan status/peraturan. yang memerlukan

5.2. Proses Pengendalian Dokumen

SMM
23

Pengendalian Dokumen dikelola oleh petugas Document control yang menerima informasi terkini yang telah disyahkan bentuk redline hard-copy. Petugas pengendali dokumen mengelola dokumen (Pedoman mutu, prosedur, instruksi kerja dan formulir yang diperlukan, serta rute informasi) yang masih berlaku dan dokumen lama yang dipersyratkan untuk mampu telusur jika terdapat dokumen yang diubah.

Rute informasi adalah langkah-langkah yang telah ditentukan beserta petugas yang berwenang untuk merubah dokumen untuk tkan tersebut akan dikirimkan atau diberikansehingga dapat dikaji dan disetujui. Jika perusahaan telah memiliki sertifikat ISO 9001: 2008, biasanya perusahaan tersebut memiliki matriks dari tipe dokumen dan fungsi/posisi mana yang diperlukan untuk mengkaji dan memberi persetujuan dari isu-isu atau perubahan baru terhadap berbagai jenis dokumen.

Perusahaan yang tidak menggunakan cara-cara elektronika, biasanya memiliki rangkaian langkah-langkah di dalam rute pendistribusian dokumennya. Dokumen dikirimkan atau dibawa kepada mereka yang berhak mengkaji/memberi persetujuan setelah dilengkapi. Jika ada lebih dari satu orang yang harus menerima informasi pada waktu yang sama, (langkah 24arallel), maka petugas pengendalian dokumen harus membuat salinan dari paket perubahan di dalam proses manual. Rangkaian langkah-langkah di dalam proses manual biasanya digunakan untuk memungkinkan setiap pemeriksa memberi pengesahan dalam membuat perubahan atau komentar dimana pemeriksa berikutnya dapat membacanya. Banyak waktu dan sumberdaya yang dihabiskan di dalam mempersiapkan dan menjalankan dokumen perubahan untuk diperiksa dan disetujui. Titik kritis yang menghambat (bottleneck) meliputi waktu yang dihabiskan untuk membuat salinan dan mendistribusikan paklet perubahan, status pelacakan secara manual dan pelaporannnya, menunggu personal kunci untuk menandatangani terutama jika mereka tidak berada di fasilitas asalnya, dan mendistribusikan ulang, mengkomunikasikan perubahan, dan memastikan pelacakan dilakukan setelah persetujuan diterima.

Disamping Dokumen dasar dan proses perubahan, maka proses lainnya memerlukan rute dokumen atau informasi. Sebagai contoh, jika suatu perusahaan memiliki proses Corrective Action, mereka perlu memiliki kemampuan untuk memulai dan merancang Corrective Action Requests (CARs) kepada bagian atau orang yang bertanggung jawab. Di dalam perusahaan berbasis ISO, proses Corrective Action akan meliputi suatu langkah pengkajian pada pengisian tindakan korektif untuk memverifikasi efektivitas dari tindakan yang didokumentasikan di dalam CAR. Auditor internal atau eksternal dapat

SMM
24

menjalankan fungsi pengkajian tindakan korektif. Menyebarkan (routing) informasi CAR dari orang pertama (initiator) kepada pihak yang bertanggung-jawab dan pemeriksa biasanya memerlukan petugas Corrective Action yang memastikan tindakan korekltif tersebut dibebankan, dijalankan, dikaji, dan diakhiri dengan cara yang tepat waktu.

5.3. Rekaman /Catatan

Rekaman adalah bukti mampu telusur yang obyektif dari pemenuhan dari suatu persyaratan. Sebagai contoh, "rekaman" meliputi formulir yang telah diisi atau minta dalam suatu rapat. Rekaman yang dibuat harus jelas, segera, dan dapat diidentifikasi, serta dapat dibuka kembali (,mampu telusur), metode identifikasi, penyimpanan, pemanggilan kembali, waktu penyimpanan, dan disposisi dijelaskan dalam prosedur rekaman yang diperlukan. Rekaman secara khusus diperlukan oleh standar SMM ISO 9001:2008 adalah meliputi hal-hal berikut ini:

5.3.1 Pengendalian rekaman

Rekaman mutu harus ditetapkan dan dipelihara untuk memberikan bukti kesesuaian pada persyaratan dan operasi efektif dari sistem manajemen mutunya. Rekaman mutu harus tetap mudah dapat dibaca, siap ditunjukkan dan diambil. Harus ditetapkan prosedur terdokumentasi untuk menetapkan kendali yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, masa simpan dan pembuangan rekaman.

Rekaman yang dipersyaratkan oleh ISO 9001:2008

No Unsur Standar 1 5.6.1

Rekaman yang dipersyaratkan

Tinjauan Manajemen

SMM
25

2 6.2.2.(e) 3 7.1.d

Pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman Bukti bahwa proses realisasi dan produk hasil memenuhi persyaratan Hasil dari tinjauan persyaratan yang berhubungan dengan produk dan tindakan yang timbul dari tinjauan Masukan perancangan dan pengembangan Hasil dari tinjauan perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil verifikasi perancangan dan pengembangan dan tindakan apapun yang diperlukan Hasil pembenaran perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil perubahan perancangan dan pengembangan dan indakan apapun yang diperlukan Hasil penilaian pemasok dan tindakan yang timbul dari penilaian Seperti yang dipersyaratkan oleh organisasi untuk menunjukkan pembenaran proses dimana hasil keluaran tidak dapat diverifikasi oleh pengukuran atau pemantauan yang berurutan Identifikasi khas untuk produk bila mampu telusur dipersyaratkan Kepemilikan pelanggan yang hilang, rusak atau ditemukan tidak layak pakai Standar yang dipakai untuk kalibrasi atau verifikasi alat ukur bila tidak terdapat Standar pengukuran nasional atau internasional Pembenaran hasil sebelumnya bila ditemukan bahwa alat ukur tidak sesuai dengan persyaratannya Hasil audit internal Bukti bahwa produk sesuai dengan kriteria keberterimaannya dan penunjukan (penetapan) petugas yang berwenang untuk melepas produk Sifat ketidaksesuaian produk dan tindakan berurutan apapun yang dilakukan, termasuk konsesi yang diperoleh Hasil tindakan koreksi

4 7.2.2.

5 7.3.2. 6 7.3.4.

7 7.3.5.

8 7.3.6.

9 7.3.7.

10 7.4.1. 11 7.5.2.(d)

12 7.5.3. 13 7.5.4.

14 7.6.(a)

15 7.6.

16 8.2.2. 17 8.2.4.

18 8.3.

19 8.5.2.

SMM
26

20 8.5.3.

Hasil tindakan pencegahan

SMM
27

LEMBAR LATIHAN

Latihan materi 1 Waktu

: Identifikasi persyaratan dokumen : 45 menit, Presentasi 10 menit

Tugas :

1.

Sebutkan dokumen tingkat I sampai dengan tingkat IV yang terdapat dalam Sistem Manajemen Mutu. Apakah perbedaan identifikasi pada dokumen tingkat I dan II dalam SMM dengan dokumen tingkat III dan IV. Dokumen mana yang harus direncanakan direvisi dalam mengantisipasi bila ada perubahan. SMM untuk

2.

3.

SMM
28

SMM
29

Latihan materi 2

: Studi kasus

Waktu

: 45 menit, presentasi 15 menit.

Tugas :

1.

Berdasarkan dokumen yang telah dibagikan, lakukan analisis terhadap dokumen tingkat 1 sampai dengan IV, apakah terdapat kesalahan dan kekurangan identitas bedasarkan karekteristik jenis dokumen yang terkendali dan tidak terkendali.

2.

Jika terdapat kekurangan dalam dokumen yang dianalisis, lakukan penyempurnaannya, sesuai petunjuk dalam dokumen di tingkat yang lebih tinggi.

SMM
30

POST TEST PEMAHAMAN PENYUSUNAN DOKUMEN ISO 9001 :2008 Nama NIP SEKOLAH : : :

1.

Sebutkan empat tingkatan dokumen yang saudara ketahui

2.

Sebutkan enam perbedaan isi dokumen tingkat I dengan tingkat II.

3.

Audit internal termasuk dalam dokumen tingkat berapa, jelaskan alasannya.

4.

Jelaskan dengan singkat, tentang kebijakan mutu yang saudaraketahui.. . .

SMM
31

5.

Mengapa kebijakan mutu dan sasaran mutu lembaga harus didistribusikan secara terkendali

6.

Sebutkan tujuh persyaratan pengendalian dokumen

7.

Jelaskan tentang kegunaan dari pedoman mutu

8.

Sebutkan satu instruksi kerja yang sering saudara gunakan, dan jelaskan mengapa instruksi kerja tersebut frekwensi penggunaannya melibihi instruksi kerja yang lainnya..

SMM
32