prosedur penataan surat/dokumen

Dalam sebuah instansi baik negeri maupun swasta, penataan dokumen adalah hal yang penting.
Dokumen yang tertata dengan rapi akan membantu sebuah instansi untuk mengelola arsip
dengan baik serta menjalankan kegiatan usahanya secara lebih efektif dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa jenis dan pengertian sistem penataan dokumen kantor, yang meliputi
:

1. Penataan Dokumen dengan Sistem Nomor

Dalam penataan dokumen kantor dengan sistem nomor, arsip – arsip yang dimiliki disimpan
berdasarkan pada urut-urutan nomor dari warkat yang terkait. Penataan dokumen dengan sistem
nomor terbagi dalam beberapa bentuk lagi, yaitu sistem nomor urut, terminal digit filling, middle
digit filling, dan duplex numerical filling.
Penataan dokumen sistem nomor merupakan sautu cara penyimpanan arsip berdasarkan urut-
urutan nomor dari warkat yang bersangkutan. Dalam penataan dokumen sistem nomor, terdapat
beberapa pengembangan.

Pengembangan sistem nomor :

a. Sistem nomor urut

Dalam sistem nomor urut, arsip disimpan menurut urut-urutan nomor 1 sampai nomor – nomor
berikutnya secara urut.

b. Terminal digit filing

Dalam penataan dokumen dengan sistem terminal digit filling, arsip disimpan dengan
memperhatikan dua nomor terakhir, dimana dua nomor terakhir yang sama dihimpun / disimpan
pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor terakhir dijadikan indeksnya.
c. Middle digit filing

Penataan dokumen dengan Middle digit filing, menggunakan sistem penyimpanan arsip dengan
memperhatikan dua nomor di tengah yang sama dari nomor arsip yang ada. Ini dihimpun dan
ditempatkan pada tempat atau laci yang sama. Dua nomor tengah dijadikan indeks nomor.
d. Duplex numerical filling

Dalam duplex numerical filling, sistem penataan berkas menggunakan dua atau lebih kelompok
nomor kode, setiap bagian kelompok dipisahkan dengan garis atau koma, atau titik, atau diberi
jarak. Sistem duplex digunakan untuk sistem – sistem subjek atau wilayah yang memakai
pembagian sub – sub divisi pada setiap kelompoknya.
2. Penataan Dokumen dengan Sistem Subjek / Pokok Soal / Pokok Masalah

Dalam penataan dokumen kantor menggunakan sistem subjek / pokok soal / pokok masalah,
arsipnya disusun dengan berdasarkan kesamaan subjek atau pokok permasalahan yang dimuat
dalam tiap – tiap warkat.

3. Penataan Dokumen dengan Sistem Abjad

Cara penyimpanan arsip dengan sistem abjad merupakan sistem penyusunan yang menggunakan
urut-urutan abjad dari nama orang, badan / perusahaan /organisasi, sesuai yang tertera pada
warkat.

4. Penataan Dokumen dengan Sistem Tanggal / Kronologis

Penataan dokumen dengan sistem tanggal / kronologis merupakan cara menyimpan arsip yang
penataannya didasarkan pada urut – urutan tanggal yang tertera di dalam warkat.

5. Penataan Dokumen dengan Sistem Wilayah

Sistem penataan dokumen kantor dengan menggunakan sistem wilayah, arsip yang dimiliki
disimpan dengan didasarkan pada pembagian wilayah yang tertera pada asal surat.

Dalam sistem penataan dokumen, dikenal beberapa cara penataan sistem dokumen diantaranya
yang paling populer adalan penataan dokumen dengan sistem nomor.
Prosedur Penataan Surat/Dokumen

A. PERALATAN PENYIMPANAN ARSIP

1. Map Arsip/ Folder

Adalah lipatan kertas/ plastik tebal untuk menyimpanan arsip. Macam-macam map arsip/ folder
meliputi :

a. Stofmap folio (map berdaun)

b. Snelhechter (map berpenjepit)

c. Brief Ordner (map besar berpenjepit)

d. Portapel (map bertali)

e. Hanging Folder (map gantung)

2. Sekat Petunjuk/ Guide

Adalah alat yang terbuat dari karton/ plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas
atau penyangga deretan folder.

3. Almari Arsip/ Filing Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentuk lemari yang terbuat dari kayu,
alumunium atau besi baja tahan karat/api.

4. Rak Arsip

Adalah alamari tanpa daun pintu atau dinding pembatas untuk menyimpan arsip yang terlebih
dahulu dimasukkan dalam ordner atau kotak arsip.
5. Kotak/ Almari Kartu/ Card Cabinet

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan kartu kendali, kartu indeks dan kartu-kartu lain
yang penyimpanannya tidak boleh sembarangan agar mudah untuk ditemukan kembali.

6. Berkas Peringatan/ Tickler File

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip/ kartu-kartu yang memiliki tanggal jatuh
tempo.

7. Kotak Arsip/ File Box

Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang terlebih dahulu dimasukkan ke dalam
folder/ map arsip.

8. Rak Sortir

Adalah alat yang digunakan untuk memisah-misahkan surat yang diterima, diproses, dikirimkan
atau untuk menggolong-golongkan arsip sebelum disimpan

B. TATA CARA PENYIMPANAN ARSIP

1. Horizontal Filing (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian
ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).
2. Vertikal Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan
berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun
berurutan dari depan ke belakang.

3. Lateral Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian
diletakkan berdiri dengan punggung di depan.

C. PROSEDUR PENYIMPANAN ARSIP

1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (
meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).

Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah
untuk menyimpanan surat.

2. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.

3. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan
surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan
dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
4. Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief
ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet
atau alat penyimpanan arsip yang lain.

5. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :

a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)

b. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

c. Sistem Nomor (Numeric Filing System)

d. Sistem Wilayah (Geographic Filing System )

e. Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)