PENGENDALIAN DOKUMEN

No Dokumen :SOP/ /2018

No Revisi :
SPO Tanggal Terbit :
Halaman : 1/4

Nun Isnandiar Astati,S.Kep

PUSKESMAS
Nip.19780511200112 2 003
LADONGI JAYA

1. Pengertian a.Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang disimpan
dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar, rekaman,
spesifikasi dan lain-lain. Boleh dalam bentuk
soft copy maupun hard copy
b.Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
menckup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini
c.Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di up
date/ diperbarui se
cara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakainya
d.Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak di up date/ diperbaru dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja

2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai
dengan persyaratan sistem manajemen mutu

3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Ladongi Jaya Nomor 445/ /PKM-

LDJ/KEP/ / 2018 tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman

4. Referensi a. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Ladongi Jaya

b.Peraturan Bupati Kolaka Timur Nomor tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Kolaka Timur

5. Prosedur A.Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai Berikut:

1.Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
a.Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
1)Bab I, (A/I),
 2)Bab II, (A/II),
3)Bab III, (A/ III),
b.Pelayanan Upaya kode : B,
1)Bab IV, (B/ IV),
2)Bab V, (B/ V),
3)Bab VI, (B/ VI),
c.Pelayanan Klinis kode : C,
1)Bab VII, (C/ VII),
2)Bab VIII, (C/ VIII),
3)Bab IX, (C/ IX),
d.Jenis Dokumen
1)Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
2)Daftar tilik disingkat: DT,
3)Kerangka Acuan disingkat: KAK,
4)Surat Keputusan disingkat: SK,
5)Kebijakan disingkat: Kb,
6Dokumen ekternal disingkat: Dek,
7)Manual Mutu disingkat MM.
8)Pedoman Mutu disingkat PM,
9)Audit Internal disingkat AI.
2.Sistem penomoran:
a.Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur ( Tata Naskah )
b.Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean
yang telah ditentukan,
c.Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,
d.Urutan penomoran
e.Contoh: (49: no urut
pembuatan
SPO, SPO.AK: dokumen SPO Akreditasi,435.102.105: kode
Pseksmas, 2018: tahun)
3.Penyimpanan Dokumen Manajemen
a.Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah Kabupaten
Kolaka Timur
b.Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen

4/4
 (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan
dan program,
4.Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman
a.Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kapus
b.Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat dan Ka
TU kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
c.Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan
Formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang atau seksi
d.Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“Terkendali” dengan persetujuan ka TU
B.Merevisi dokumen dan rekaman Suatu dokumen dapat direvisi
dengan tata cara :
a.Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kapus
b.Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
C.Menerbitkan ulang dokumen Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang
jika:
a.Terjadi perubahan sistem mutu
b.Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d.Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
D.Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
a.Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita
acara pemusnahan dokumen
b.Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen
c.Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap “Tak
Terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip
d.Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka TU
E.Melakukan peninjauan ulang dokumen

4/4
6. Unit Terkait Semua Poli/ Unit Puskesmas

Dokumen
7. Diagram Alir & rekaman Menetapkan Membuat engesahkan isi
jenis dokumen dokumen dokumen &
& rekaman & rekaman
rekman

Menerbitkan
Merevisi Memberikan Memberikan
&
dokumen & penumoran identitas
mendistribusi
rekaman dokumen dokumen &
dokumen
& rekaman rekaman
& rekaman

Menerbitkan ulang Penarikan & eninjauan

dokumen & pemusnahan ulang
rekaman dokumen dokumen
& rekaman

Pengendalian Dokumen
Eksterna

4/4

4/4