PROSEDUR PENGENDALIAN

DOKUMEN
No.Dokumen : : SOP/ /ADM/
XII/2018
Terbitan :
SOP No.Revisi :
Tanggal : : 15 Desember
Terbit 2018
Halaman :
UPTD
PUSKESMAS SURADI, SKM
TONTONUNU NIP.19690814 199002 1 002

1.Pengertian  Dokumen adalah kumpulan data yang berbentuk nyata dan

diperoleh berdasarkan sistem pengelolaan data yang disebut
dengan proses dokumentasi.

 Pengendalian dokumen merupakan kegiatan pengadministrasian

dokumen yang bertujuan untuk mengendalikan kerahasiaan
dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan
sirkulasinya.
2.Tujuan Sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan Pengendalian
Dokumen pada UPTD Puskesmas Tontonunu

3.Kebijakan SK Kepala Puskesmas No.445/034/PKM-T/XII/2018 tetang

Pengendalian Dokumen dan Rekaman Kegiatan Puskesmas
4.Referensi Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akterditasi FKTP, Dirjen Bina
Upaya Kesehatan Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun
2015
5.Prosedur A. Persiapan
a. Petugas melakukan identifikasi terhadap penyusunan/
perubahan dokumen
b. Petugas melakukan penyusunan dokumen
c. Kepala Puskesmas melakukan pengesahan dokumen
d. Koordinator program melakukan sosialisasi dokumen
e. Kepala Puskesmas menunjuk petugas pengendali dokumen
B. Pelaksanaan Pengendalian Dokumen
a. Petugas Pengendali Dokumen memberikan nomor dokumen
b. Petugas mencatat dalam daftar Dokumen Eksternal atau
Internal
c. Petugas menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk
menggandakan
d. Petugas mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel
terkendali kepada unit upaya atau pelaksana yang
memerlukan dokumen tersebut (distribusi harus memakai
 ekspedisi dan/atau formulir tanda terima)
e. Petugas menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah
dokumen pengganti serta mengisi format usulan
penambahan/penarikan dokumen
f. Petugas mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak
berlaku dengan membubuhkan stempel "Kadaluwarsa" dan
kemudian menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun
g. Petugas memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan
C. Penyimpanan Dokumen
a. Petugas menyimpan Dokumen Asli dan sudah ditanda tangani
di sekretariat Tim Akreditasi/Bagian Tata Usaha
b. Petugas menyimpan dokumen fotocopy di masing-masing unit
upaya
c. Petugas menyimpan fotocopy dokumen di unit
upaya/pelayanan pada tempat yang mudah terlihat, mudah
diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana
6.Bagan Alir

7.Hal-hal yang Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen Akreditasi

perlu Puskesmas dikelompokkan masing-masing bab/kelompok
diperhatikan pelayanan/UKM dengan urutan kriteria dan elemen penilaian, dan
diberikan daftar secara berurutan.

8. Unit Terkait  Bidang Administrasi Manajemen

 Bidang Pelaksana UKM

 Bidang Pelaksana UKP

 Pelaksana Jejaring Pelayanan Puskesamas

9.Dokumen
Terkait

10.Rekaman
Historis
Tanggal Mulai
Perubahan No Yang Diubah Isi Perubahan
Diberlakukan