PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen : SOP/ADM//II/

SOP No. Revisi : 00
Tanggal Terbit : 22 Januari 2018
Halaman : 1/4
UPTD PUSKESMAS Tanda-tangan : drg.Lia Silvianty Nasty
MEURAXA NIP. 19790110 200604 2 005

1. Pengertian Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
mencakup pembuatan,distribusi,penggunaan,perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk mengendalikan
dokumen
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Meuraxa
Nomor :800 / / Pkm-Mrx/ 2018 tentang pengendalian
dokumen dan rekaman
4. Referensi 1. Undang – Undang Nomor 36 tahun 2009 Tentang Kesehatan
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 Tentang
Pusat Kesehatan Masyarakat
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 Tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri
Dokter, dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun 2016 Tentang
Pedoman Manajemen Puskesmas
5. Prosedur 1. Alat
- Kertas HVS
- Pulpen
2. Bahan
- Komputer/Laptop
6. Langkah - 1. Menetapkan jenis dokumen dan rekaman
Langkah Kepala Puskesmas/Wakil manajemen mutu/Pemegang
program/Koordinator unit menetapkan jenis dokumen dan
rekaman terkendali, meliputi: manual mutu, SOP, Pedoman, dan
Formulir
2. Membuat Dokumen dan Rekaman
Wakil manajemen mutu menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut:
Prosedur kerja terdiri dari: pengertian, tujuan, kebijakan,
referensi,alat dan bahan, langkah – langkah,unit terkait, diagram
 alir, dan dokumen terkait
3. Mengesahkan Isi dokumen dan rekaman
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan
dan pengesahan dari kepala puskesmas
4. Memberikan identitasi dokumen
Bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi:
judul dokumen, no revisi,tanggal pembuatan,tanggal efektif, dan
kolom pengesahan
5. Memberikan penomoran dokumen
Penomoran dokumen sesuai dengan Surat Keputusan (SK)
pengendalian dokumen
6. Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen atau rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas
b. Dokumen di perbanyak dan di distribusikan oleh pengendali
dokumen kepada pihak yang berkepentingan dengan mengisi
formulir penerimaan dokumen
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar induk dokumen setiap bagian
d. Untuk menunjukan salinan dokumen tersebut terkendali di
berikan cap terkendali dengan persetujuan wakil manajemen
7. Merevisi Dokumen dan Rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada kepala
puskesmas/ wakil manajemen
b. Permintaan revisi disetujui oleh pejabat berwenang
c. Revisi di catat dalam rekaman historis perubahan pada setiap
dokumen
8. Menerbitkan Ulang Dokumen dan Rekaman
Suatu Dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Intruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
kegiatan/tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang
9. Melakukan penarikan dan Pemusnahan dokumen dan Rekaman

4/4
 a. Wakil manajemen menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir
berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang ditarik diberi
cap kedaluwarsa dan disimpan sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan di
wakil manajemen mutu
10. Melakukan peninjauan ulang Dokumen
Setiap dokumen ditinjau ulang secara periodik
11. Melakukan Pengendalian Dokumen Eksternal
Koordinator Unit/pemegang program megidentifikasikan dan
mengendalikan distribusi dokumen ekternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal tersebut dan di catat dalam formlir
daftar dokumen eksternal
7. Bagan alir
Menetapkan
jenis
dokumen/
rekaman

Membuat Dokumen Mengesahkan isi Memberikan

dan Rekaman dokumen/ rekaman Identitas Dokumen

Merevisi Penerbitan dan Memberikan

dokumen/rekaman distribusi dokumen penomoran
dokumen

Penerbitan ulang Melakukan Melakukan

dokumen/ rekaman penarikan dan peninjauaan ulang
pemusnahan dokumen

Pengendalia
n Dokumen
eksternal

8. Hal-hal yang
perlu
diperhatikan -
9. Unit terkait 1. Seluruh unit kerja Puskesmas

4/4
10. Dokumen
terkait
11.Rekam histori No. Yang Isi perubahan Tgl. Mulai
perubahan diubah Diberlakukan

4/4