PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Dokumen : 440/001/412.43.09/SOP.II//2019

SOP No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : 02 Januari 2019
Halaman : 1/4
PEMERINTAH KABUPATEN BOJONEGORO dr. Agus Gunawan,M.kes
DINAS KESEHATAN NIP. 19680727 200212 1 003
UPTD PUSKESMAS SUGIHWARAS
KECAMATAN SUGIHWARAS

1. Pengertian Pengambilan dokumen dan rekaman adalah semua dokumen yang

terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan
dalam kegiatan pengendalian mutu A
2. Tujuan Memastikan semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen
mutu dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi
persayaratan akuntabilitasi
3. Kebijakan Berdasarkan SK Kepala UPTD Puskesmas Sugihwaras
Nomor 440/022/SK/I/412.43.09/2016 tentang Pengendalian dokumen
dan rekaman
4. Referensi 1. Permenkes No.75 Tahun 2014 tentang Puskesmas;
2. Permenkes 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik
Pratama, Tempat Praktik Mandiri dokter dan Tempat Praktik
Mandiri Dokter Gigi;
3. Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Djoko Wiyono. 1999,
Airlangga University Press
5. Alat dan 1. ATK
bahan 2. Formulir
6. Prosedur/ 1. Menetapkan jenis Dokumen dan Rekaman
Langkah- Kepala puskesmas/ wakil manajemen mutu/ pemegang program/
langkah koordinator unit menetapkan jenis dokumen dan rekaman
terkendali, meliputi: pedoman mutu,panduan kegiatan/ SOP, KAK
Kerangka Acuan
2. Membuat Dokumen dan Rekaman
Wakil manajemen mutu menetapkan sistematika pembuatan
dokumen, sebagai terkait: Prosedur kerja/ SOP terdiri dari :
3. Menjelaskan isi Dokumen dan Rekaman
Setiap dokumen terkendali harus membuat bukti petunjuk dab
penyerahan dari kebijakan puskesmas
4. Memberikan identitas Dokumen
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian kecil yang
mempunyai identitas dokumen yang lain : judul dokumen, nomor

1
 kode dokumen, revisi, tanggal mulai berlaku, halaman
5. Memberikan Penomoran Dokumen
a. Pembuatan urutan nomor Keputusan
440/…. /SK,SOP,KAK/…. /412.43/09/….
Keterangan :
 Kolom I (440) :Kode Surat
 Kolom II :No Urut (contoh : 001)
 Kolom III (SK,SOP,KAK) : Menunjukkkan Jenis Dokumen
 Kolom IV : Menunjukkan Bab
 Kolom V : Menunjukan Kode Kabupaten
 Kolom VI : Menunjukkan no urut Puskesmas
 Kolom V : Menunjukkan Tahun pembuatan dokumen
b. Pembuatan penomoran pada dokumen SK dan SOP diurutkan
sesuai no urutan per Bab.
c. Blangko dan format untuk pencatatan dan pelaporan
pelaksanaan kegiatan sesuai dengan keperluan masing masing
kegiatan

6. Menerbitkan dan Mendistribusikan

Dokumen dan Rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari kepa puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat
akreditasi kepada semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi formulir bukti penerimaan dokumen
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali di
beri stempel terkendali
7. Merevisi Dokumen dan Rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir untuk revisi kepada kepala
puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekam Historis perubahan pada tiap
dokumen
8. Menerbitkan ulang Dokumen dan Rekaman
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :

2
 a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Prosedur kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lalu diterbitkan
9. Melakukan penarikan dan pemusnahan Dokumen dan Rekaman
a. Wakil manajemen mutu menarik salinan dokumen dan
rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan bukti formulir penarikan dokumen
b. Salinan Dokumen dan Rekaman yang sudah
ditarik,dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam
formulir berita acara pemusnahan Dokumen
c. Dokumen dan Rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik
diberi stempel tidak terkendali dan disimpan di sekretriat
sebagai arsip
d. Formulir berita acara pembuatan Dokumen di simpan di
sekretariat akreditasi
10. Melakukan peninjauan ulang dokumen
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu bulan sekali
11. Melakukan pengendalian Dokumen Eksternal
Koordinator Unit/ pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal

3
7. Diagram Alir
Menetapkan jenis Dokumen dan Rekaman

Membuat Dokumen dan Rekaman

Menjelaskan isi Dokumen dan Rekaman

Memberikan identitas Dokumen

Memberikan Penomoran Dokumen

Menerbitkan dan Mendistribusikan

Merevisi Dokumen dan Rekaman

Menerbitkan ulang Dokumen dan Rekaman

Melakukan penarikan dan pemusnahan

Dokumen dan Rekaman

Melakukan peninjauan ulang dokumen

Melakukan pengendalian Dokumen Eksternal

8. Hal – hal Catatan revisi perubahan, bukti penerimaan dokumen, bukti penarikan
yang perlu dokumen, berita acara, pemusnahan dokumen, usulan revisi
diperhatikan
9. Unit Terkait 1. Formulir bukti penerimaan dokumen
2. Formulir daftar induk dokumen
3. Formulir daftar induk formulir
4. Formulir usulan revisi
5. Formulir bukti penarikan dokumen

4
 6. Formulir berita acara penarikandokumen
7. Formulir daftar induk dokumen Eksternal
10. Dokuman
Terkait
11. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl.mulai
Historis diberlakukan