1.

Pengertian Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen-dokumen sistem manajeman mutu
yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah
semua dokumen yang terkait dengan system manajemen
mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan
dan pengendalian dokumen-dokumen system
manajemen mutu yang mencakup pembuatan,
distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen acuan kerja tersebut
di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
3. perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN
adalah bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak
4. di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah
5. bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan
selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen system manajemen
mutu yang memuat ketentuan-ketentuan /
6. persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan
semua kegiatan operasional organisasi.
Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen system manajemen
mutu yang mengatur/mengkoordinasikan
kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
 7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen system mutu
dalam bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana
aktivitas untuk mendukung pelaksanaan system
manakemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk
memastikan semua dokumen yang terkait dengan Sistem
Manajemen
3. Kebijakan SK Kepala UPTD Puskesmas Durenjaya Nomor
………………………..
4. Referensi Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
Hk.01.07/Menkes/165/2023 Tentang Standar Akredikasi
Pusat Kesehatan Masyarakat
5. Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas/ MR/ Pemegang
Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis dokumen
dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu,
Prosedur Kerja / SOP dan Formulir.
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR/ Wakil Manajemen menetapkan sistematika
pembuatan dokumen sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Intruksi Kerja terdiri dari :
Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir
(jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen
3. terkait, Catatan revisi/ Perubahan
MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
dengan sebelumnya diverivikasi oleh ketua bab, ketua
mutu dan Kasubag kepegawaian baru disahkan
4. Kepala Puskesmas
MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, secretariat ISO memberi nomor
dokumen yang terdiri dari :
Setelah disahkan, secretariat ISO memberi nomor
dokumen yang terdiri dari :
Penomoran dokumen menggunakan sistem
penomoran sebagai berikut :
Indeks/nomor urut dokumen – jenis dokumen/nama
pengelola/bulan terbit/tahun terbit. (Contoh : 440/001-
SK/PKM.PDH/I/2023)
Ket. 440= Kode, 001= nomor urut, SK= kode SK,
PKM= Pengelola, I= bulan, 2023= tahun
Untuk SOP sama halnya kode SK diganti oleh SOP.
5. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN
DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitan bila sudah
mendapatkan persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
MR kepada semua pihak yang berkepentingan
dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan
c. Dokumen.
Sekretariat bertanggung jawab menyimpan
dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur
d. Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian, Sub Bag, Bidang atau Seksi.
Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut
terkendali diberi cap “TERKENDALI” engan
persetujuan MR.
6. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat di revisi dengan tata cara :
a. Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi
kepada Kepala Puskesmas.
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang.
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan
pada tiap dokumen.
7. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan system mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
memperngaruhi isi dokumen
c. Intruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama
ditarik
8. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang
sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara pemusnahan
c. dokumen
Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang
sudah ditarik diberi cap ‘TAK TERKENDALI’, dan
d. disimpan MR sebagai arsip
Formulir berita acara pemusnahan dokumen
disimpan oleh MR
 9. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun
sekali.
10. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL
Coordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi
dan mengendalikan distribusi dokumen eksternal
dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu
dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir
daftar dokumen eksternal.
6. Bagan Alir

Menetapkan Membuat
Jenis Dokumen Dokumen

Memberikanisi Mengesahkan
identitas isi Dokumen

Memberikan Menerbitkan &

Penomoran Mendistribusi

Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen

Melakukan Melakukan
Penariakan & Peninjauan
Pemusnahan Ulang

Melakukan
Pengenmdalian
Dokumen
ekstenal
7. Hal yang perlu Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen,
diperhatikan Usulan revisi, Bukti penarikan dokumen, Berita acara
pemusnahan dokumen
8. Unit Terkait - BAB I (KMP)
- BAB II (UKM)
- BAB III (UKKP)
- BAB IV (PPN)
- BAB V (PMP)
9. Dokumen terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal
10. Rekaman Historis Perubahan
No Yang Dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai
Diberlakukan
Nama unit :
Nama Petugas :
Tanggal pelaksanaan :

Tidak
No Kegiatan Ya Tidak
Berlaku

1 Apakah ditetapkan jenis dokumen dan

rekaman?

2 Apakah membuat dokumen dan rekaman?

3 Apakah mengesahkan isi dokumen & rekaman

4 Apakah memberi penomoran dokumen?

5 Apakah menerbitkan dan mendistribusi

dokumen dan rekaman?

6 Apakah merevisi dokumen dan rekaman?

7 Apakah menerbitkan ulang dokumen dan

rekaman?

8 Apakah melakukan penarikan dan

pemusnahan?

9 Apakah melakukan peninjauan ulang

dokumen?

10 Apakah melakukan pengendalian dokumen

eksternal?