PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAM IMPLEMENTASI

Nomor :

Tanggal Terbit :

Tgl . Revisi :

Halaman : 1/6

Puskesmas Rawat Inap Asep Zaenal Arifin, S. Kep

Gunungkencana NIP. 198012302005021002

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur
ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai
arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
 mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
Kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan
sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Sebagai Acuan dalam pengendalian dokumen

3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas 440/SK/ /PKM-GK/ I /2017 tentang

Pengendalian Dokumen
4. Referensi  Permenkes Nomor 75 tahun 2014 tentang pusat kesehatan masyarakat
5. Alat dan Bahan  ATK
 Formulir

6. Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN

Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /
Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir

2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN

MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait,
Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen,
Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri
dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja

2/6
 Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan
dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis
dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir
Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada
pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan MR.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang

3/6
 c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku
dari peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘
TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.

10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN

Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal.
Bila suatu dokumen eksternal sudah
tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternall
7. Bagan Alir

4/6
 Membuat Menetapkan Jenis Dokumen
Dokumen

Memberika Mengesahkan
n Identitas isi dokumen

Menerbitkan &
Memberika Mendistribusi
n
Penomoran

Merevisi
Menerbitka
Dokumen
n Ulang

Melakukan Melakukan
Penarikan & Penarikan &
Pemusnaha Pemusnahan
n Ulang

Melakukan Pengendalian Dokumen eksternal

8. Hal – hal yang

perlu di
perhatikan
9. Unit Terkait  TU
 Semua karyawan puskesmas
10. Dokumen Terkait  SOP Kegiatan
 Formulir
11. Rekaman Histori

5/6
Perubahan No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai
di berlakukan

6/6
7/6