PENGENDALIAN DOKUMEN

No Dokumen :

SO No Revisi :
P Tanggal Terbit :

Halaman :

UPTD PUSKESMAS Ns.Teti Herniwati,S.Kep,MM

IPUH NIP.198601302010012008

1. Pengertian a. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang

disimpan dalam suatu media berupa prosedur,
laporan,standar,rekaman,spesifikasi dan lain-lain.Boleh dalam soft
copy maupun hard copy.
b. Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang
mengcakup pembuatan,distribusi,penggunaan,perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
c. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut
diupdate/diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
d. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen terebut sejak
diterbitkan tidak diupdate/diperbaharui dan karenannya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar
sesuai dengan persyaratan system manajemen mutu.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Ipuh Nomor:445/
/SKEP/ /2023 tentang pengendalian dokumen
4. Referensi a. Pedoman Tata Naskah UPTD Puskesmas Ipuh
b. Peraturan Bupati Mukomuko Nomor 31 tahun 2012 tentang
pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Mukomuko.
5. Prosedur/ A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai
Langkah- berikut :
langkah 1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
a. Administrasi Manajemen dengan kode : A
1) Bab I,(A/I)
2) Bab II,(A/II)
3) Bab III/A/III)
b. Upaya Pelayanan kode :C
1) Bab IV,(B/IV)
 2) Bab V,(B/V)
3) Bab VI,(B/VI)
c. Pelayanan Klinis kode : C
1) Bab VII,(C/VII)
2) Bab VIII,(C/VIII)
3) Bab IX,(C/IX)
d. Jenis Dokumen
1) Standar Prosedur Operasional,disingkat SPO
2) Daftar tilik disingkat : DT
3) Kerangka Acuan disingkat :KAK
4) Surat Keputusan disingkat : SK
5) Kebijakan disingkat : Kb
6) Dokumen Ekternal disingkat : Dek
7) Manual mutu disingkat : MM
8) Edoman Mutu disingkat : PM
9) Audit internal disingkat : AI
2. System penomoran
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Kabupaten Mukomuko(Tata Naskah)
b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing-masing disesuaikan dengan system
pengkodean yang telah ditentukan.
c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan
pengkodean
d. Urutan penomoran
3. Penyimpanan Dokumen Manajemen
a. Penyimpanan dokumen/arsip perkantoran sesuai dengan
system penyimpanan dokumen/arsip aturan Tata Naskah
Kabupaten Mukomuko.
b. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan di masing-
masing kelompok pelayanan,sedangkan di administrasi
dan manajemen menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program.
4. Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen dan rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapatkan
persetujuan dan pengesahan dari Kapus.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh secretariat
dan Ka.TU kepada semua pihak yang berkepentingan
dengan mengisi formulir bukti penerimaan dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen
sah,memelihara daftar induk prosedur kerja,instruksi
 kerja,dan formulir yang ada pada bagian,sub bagian bidang
atau seksi.
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali
diberi cap”terkendali”dengan persetujuan Ka.TU
B. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
1) Permohonan revisi mengisi formulir urusan revisi kepada
Kapus
2) Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3) Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
C. Menerbitkan ualng dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
1) Terjadi perubahan sistem Mutu
2) Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen.
3) Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
4) Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen dokumen lama ditarik.
D. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
1) Ka.TU menarik salinan dokumen dan rekaman, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen.
2) Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik,diberi cap”Tak
Terkendali”dan disimpan Ka.TU sebagai arsip
3) Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh
Ka.TU
E. Melakukan peninjuan ulang dokumen
6. Bagan Alir
Dokumen & rekaman Menetapkan jenis Membuat Mengesahkan
dokuen & rekaman dokumen & isi dokumen &
rekaman rekaman

Menerbitkan & Memberikan Memberikan

mendistribusi penomoran identitas
dokumen & rekaman dokumen & dokumen
rekaman &rekaman

Merevisi Menerbitkan ulang Penarikan &

dokumen & dokumen & pemusnahan
rekaman rekaman dokumen &
rekaman

7. Unit Terkait Semua Poli/Unit UPTD Puskesmas Ipuh