PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

No Dokumen :SOP/ /2018

No Revisi :
SPO Tanggal Terbit :
Halaman : 1/4

Nun Isnandiar Astati,S.Kep

PUSKESMAS
Nip.19780511200112 2 003
LADONGI JAYA

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan system manjemen mutu yang terkait dengan system
manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian mutu.
a. Pengendalian mutu adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian
system yang mencakup pembuatan, distribusi, pengunaan, peraturan
dengan mengikuti kegiatan/metode yang diatur dalam prosedur ini
b. Dokumen dikendalikan adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di
update / diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
c. Dokumen tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak update / diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja.
d. Dokumen tidak berlaku dengan status kadaluwarsa artinya adalah
bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
e. Pedoman mutu adalah dokumen system manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan atau persyaratan / kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
f. Prosedur kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang
mengatur / mengkoordinasikan kegiatan / proses lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
g. Program pendukung termasuk dokumen system mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat aktivitas untuk mendukung pelaksanaan
system manajemen mutu.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk memastikan semua

dokumen yang terkait dengan system manajemen mutu.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Ladongi Jaya Nomor 445/ /PKM-
LDJ/KEP/ADM/ 2018 tentang Pengendalian Dokumen

4. Referensi a. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Ladongi Jaya

b.Peraturan Bupati Kolaka Timur Nomor tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah Kabupaten
Kolaka Timur

5. Prosedur A.Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai Berikut:

1.Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
a.Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
1)Bab I, (A/I),
2)Bab II, (A/II),
3)Bab III, (A/ III),
b.Pelayanan Upaya kode : B,
1)Bab IV, (B/ IV),
2)Bab V, (B/ V),
3)Bab VI, (B/ VI),
c.Pelayanan Klinis kode : C,
1)Bab VII, (C/ VII),
2)Bab VIII, (C/ VIII),
3)Bab IX, (C/ IX),
d.Jenis Dokumen
1)Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
2)Daftar tilik disingkat: DT,
3)Kerangka Acuan disingkat: KAK,
4)Surat Keputusan disingkat: SK,
5)Kebijakan disingkat: Kb,
6Dokumen ekternal disingkat: Dek,
7)Manual Mutu disingkat MM.
8)Pedoman Mutu disingkat PM,
9)Audit Internal disingkat AI.
2.Sistem penomoran:
a.Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Kabupaten Kolaka Timur ( Tata Naskah )
b.Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing-masing disesuaikan dengan sistem pengkodean
yang telah ditentukan,
c.Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,

4/4
 d.Urutan penomoran
e.Contoh: (49: no urut
pembuatan
SPO, SPO.AK: dokumen SPO Akreditasi,435.102.105: kode
Pseksmas, 2018: tahun)
3.Penyimpanan Dokumen Manajemen
a.Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah Kabupaten
Kolaka Timur
b.Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen
(admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan
dan program,
4.Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman
a.Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kapus
b.Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat dan Ka
TU kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
c.Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan
Formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang atau seksi
d.Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“Terkendali” dengan persetujuan ka TU
B.Merevisi dokumen dan rekaman Suatu dokumen dapat direvisi
dengan tata cara :
a.Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kapus
b.Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
C.Menerbitkan ulang dokumen Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang
jika:
a.Terjadi perubahan sistem mutu
b.Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c.Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d.Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
D.Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen

4/4
 a.Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita
acara pemusnahan dokumen
b.Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen
c.Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap “Tak
Terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip
d.Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka TU
E.Melakukan peninjauan ulang dokumen

6. Unit Terkait Semua Poli/ Unit Puskesmas

Dokumen
7. Diagram Alir & rekaman Menetapkan Membuat engesahkan isi
jenis dokumen dokumen dokumen &
& rekaman & rekaman
rekman

Menerbitkan
Merevisi Memberikan Memberikan
&
dokumen & penumoran identitas
mendistribusi
rekaman dokumen dokumen &
dokumen
& rekaman rekaman
& rekaman

Menerbitkan ulang Penarikan & eninjauan

dokumen & pemusnahan ulang
rekaman dokumen dokumen
& rekaman

Pengendalian Dokumen
Eksterna

4/4
4/4

4/4