PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Dokumen : SOP/UKM/RI/

No. Revisi :00
SOP
Tanggal Terbit : 03/01/2023
Halaman : 1/3
UPTD.
PUSKESMAS dr.AMALUDDIN
SIMPANG ULIM NIP : 19840112 201412 1 001

1. Pengertian
a. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang disimpan
dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar, rekaman,
spesifikasi dan lain-lain. Boleh dalam bentuk soft copy maupun hard
copy
b. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian
dokumen-dokumen sistem manajemen mutu yang menckup
pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini
c. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di up
date/ diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakainya
d. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak di up date/ diperbaru dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai
dengan persyaratan sistem manajemen mutu
SK Kepala Puskesmas Simpang Ulim Nomor: 440/01/2023 tentang
3. Kebijakan Pedoman Tata Naskah

4. Referensi a. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Simpang Ulim

5. Prosedur 1. ALat
/Langkah - - Komputer
langkah - Lemari dokumen
- Mesin scanner, printer dan foto copy
- Alat tulis
- Stempel
2. Bahan
a. Dokumen
b. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai Berikut:
1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
a. Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
1) Bab I, (A/I),
2) Bab II, (A/II),
3) Bab III, (A/ III),
b. Pelayanan Upaya kode : B,
1) Bab IV, (B/ IV),
2) Bab V, (B/ V),
3) Bab VI, (B/ VI),
c. Pelayanan Klinis kode : C,
1) Bab VII, (C/ VII),
2) Bab VIII, (C/ VIII),
3) Bab IX, (C/ IX),
d. Jenis Dokumen
1) Standar Prosedur Operasional, disingkat: SPO,
2) Daftar tilik disingkat: DT,
3) Kerangka Acuan disingkat: KAK,
4) Surat Keputusan disingkat: SK,
5) Kebijakan disingkat: Kb,
6) Dokumen ekternal disingkat: Dek,
7) Manual Mutu disingkat MM.
 8) Pedoman Mutu disingkat PM,
9) Audit Internal disingkat AI.
2. Sistem penomoran:
a. Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Kabupaten Sumenep ( Tata Naskah )
b. Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh kelompok
pelayanan masing- masing disesuaikan dengan sistem pengkodean
yang telah ditentukan,
c. Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean,
d. Urutan penomoran
e. Contoh:
440/ 49/ SPO. AK/ 435.102.105/ 2016 (49: no urut pembuatan SPO,
SPO.AK: dokumen SPO Akreditasi, 435.102.105: kode Pseksmas, 2016:
tahun)
3. Penyimpanan Dokumen Manajemen
a. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem
penyimpanan dokumen/ arsip aturan Tata Naskah Kabupaten
Sumenep
b. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing
kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen
(admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan
dan program,
4. Menerbitkan dan mendistribusi dokumen dan rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kapus
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat dan Ka
TU kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen
c. Sekretariat bertanggungjawab menyimpan dokumen sah
memelihara Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, dan
Formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang atau seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi
cap “Terkendali” dengan persetujuan ka TU
c. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
a. Permohonan revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kapus
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
d. Menerbitkan ulang dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
e. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
a. Ka TU menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir
berita acara pemusnahan dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen
c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditarik, diberi cap “Tak
Terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka TU
f. Melakukan peninjauan ulang dokumen
6. Bagan Alir

Dokumen & rekaman Menetapkan Membuat Mengesahkan isi

jenis dokumen & dokumen & dokumen & rekaman
rekaman rekman

Menerbitkan & Memberikan Memberikan identitas

mendistribusi dokumen & penumoran dokumen dokumen & rekaman
rekaman & rekaman

Merevisi Menerbitkan ulang Penarikan &

dokumen & dokumen & pemusnahan dokumen &
rekaman rekaman rekaman

Pengendalian Dokumen Eksternal

Peninjauan ulang
dokumen

7. Hal – hal yang

Jika pengendalian dokumen eksternal tidak dilakukan dengan benar, maka
perlu
pengelolaan dan pelaksanaan UKM puskesmas tidak maksimal hasil
diperhatikan
8. Unit Terkait
Semua Poli/ Unit Puskesmas Simpang Ulim
9. Dokumen Terkait

10. Rekaman
Historis
Tanggal mulai
No Yang Diubah Isi Perubahan
diberlakukan