PENGENDALIAN DOKUMEN

No Dokumen : 005/PKM-CBBR/SOP.KMP/I/2023
No Revisi : 00
SOP 4 Januari 2023
Tgl. Terbit :
Halaman : 1/2

UPTD PUSKESMAS dr. WIWIN WIDIHARTINI

RAWAT INAP CIBEBER NIP : 197904292009072002

1. Pengertian Pengendalian Dokumen adalah suatu kegiatan untuk memastikan bahwa

seluruh dokumen yang telah diterbitkan telah disetujui dan disahkan oleh pihak
yang berwenang serta terdistribusi dengan benar.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan pengendalian
dokumen

3. Kebijakan Keputusan kepala UPTD Puskesmas Rawat Inap Cibeber Nomor: 001/PKM-
CBBR/SK/I/2023
4. Referensi Mutu Puskesmas.
5. Prosedur 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
WMM beserta coordinator / penanggungjawab manajemen, UKM, dan
UKP menetapkan jenis-jenis dokumen dan rekaman yang meliputi
pedoman atau panduan , kerangka acuan kegiatan, perencanaan program,
kebijakan, prosedur kerja/ SOP dan rekaman kegiatan.
2. MEMBUAT DOKUMEN TATA NASKAH
WMM beserta tim mutu Menyusun pedoman tata naskah penulisan
dokumen untuk dijadikan acuan dalam pembuatan dokumen oleh masing-
masing unit kerja.
3. MENGESAHKAN ISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas.
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : judul dokumen, terbitan (dua digit), Revisi
(dua digit), tanggal mulai berlaku, halaman.
5. MEMBERIKAN PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, tim mutu memberikan nomor dokumen yang terdiri dari 2
bagian:
a. Bagian I:
 Menunjuk jenis dokumen, SK untuk Surat Keputusan, SOP untuk
Standar Operasional Prosedur
b. Bagian II :
Menunjukan unit yang membuat dokumen menunjukan nomer urut
penerbitan dokumen dengan 3 digit, menunjukan tahun penerbitan
dengan 4 digit.
Cintoh penomoran dokumen : 001/PKM-CBBR/SK/Bulan/Tahun
Artinya :
001 : nomor terbit dokumen
PKM-CBBR : Nama UPTD Puskesmas
SK : Kode klasifikasi dokumen
Bulan : Bulan terbit dokumen
Tahun :Tahun terbit Dokumen
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. Satu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapatkan persetujuan
dan pengesahan dari kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh tim mutu kepada semua
pihak yang berkepentingan dengan mengisi formular bukti penerimaa
dokumen
c. Tim bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara daftar
induk prosedur kerja, instruksi kerja dan formular yang ada pada bagian
Sub Bag Persetujuan
d. Untuk menunjukan Salinan dpkumen tersebut terkendali diberi cap
‘TERKENDALI’
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada kepala
Puskesmas.
b. Permintaan revisi disetujui Pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan system mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang dokumen lama ditarik
9. MELAKUAKN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
 a. Menarik slaianna dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Saliann dokumen dan rekam yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen sudah ditarik diberi capa ‘
TAK TERKENDALI’ dan disimpan sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen akan ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
a. Coordinator unit / pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
6. Diagram Alir -
7. Unit Terkait a. Tim manajemen
b. Penanggung jawab program
c. Pelaksana pelayanan UKP
8. Dokumen Terkait Laporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan
9. Rekaman Histori No Yang dirubah Isi perubahan Tanggal Berlaku
Perubahan
 PENGENDALIAN DOKUMEN

No Dokumen : 0005/PKM-CBBR/DT.KMP/I/2023
DAFTAR No Revisi : -00
TILIK Tgl. Terbit : 04 Januari 2023
Halaman : 11/2

UPTD PUSKESMAS dr. WIWIN WIDIHARTINI

RAWAT INAP CIBEBER NIP : 197904292009072002

Nama petugas :
Jabatan :
Tanggal pelaksanaan :

No Kegiatan Ya Tidak Tidak Berlaku

1. Apakah petugas menetapkan jenis dokumen dan rekaman
WMM menetapkan jenis-jenis dokumen dan rekaman?

2. Apakah petugas membuat dokumen tata naskah?

3. Apakah petugas mengesahkan isi dokumen dan rekaman?

4. Apakah petugas memberikan identitas dokumen?

5. Apakah petugas memberikan penomoran dokumen?

6. Apakah petugas menerbitkan dan mendistribusikan

dokumen dan rekaman?

7. Apakah petugas merevisi rekaman dan dokumen?

8. Apakah petugas menerbitkan ulang dokumen dan

rekaman?

9. Apakah petugas melakukan penarikan dan pemusnahan

dokumen dan rekaman?

10. Apakah petugas melakukan peninjauan ulang dokumen?

11. Apakah petugas melakukan pengendalian dokumen

eksternal?
Compliance rate (CR) : ..............

Pelaksana / Auditor

…………………………
NIP.