PROSEDUR PENGENDALIAN

DOKUMEN DAN REKAMAN

Nomor :
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :
Halaman :

KLINIK PRATAMA BRIMOBDA

dr. CHRISTIAN H. NAINGGOLAN
POLDA BALI
PENDA I NIP 199205102019021007
A. Pengertian Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah
semua dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang
digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen Adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen - dokumen sistem manajemen mutu
yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan
dengan mengikuti ketentuan / metode yang diatur dalam
prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan dengan status DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui
secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi
selama pemakaiannya.
3. Dokumen Dikendalikan dengan status dokumen TIDAK
DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak di-update/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku atau Dokumen dengan status dokumen
KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah
tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen
mutu yang memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan
persyaratan / kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai
acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional
organisasi.
6. Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas
fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan
7. Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu

B. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan

semua dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-
 9001:2008 dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga
memenuhi persyaratan standard Internasional ISO 9001:2008 .
C. Kebijakan Surat Keputusan Layanan Klinis Kepala klinik Brimobda Bali
nomor….
D. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 tahun
2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek
Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Gigi
E. Alat dan bahan ATK dan Formulir
F. Prosedur dan langkah langkah Bagan alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
REKAMAN Kepala KLINIK / Pemegang Program / Menetapkan Membuat
Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan jenis dokumen
rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, dokumen
Prosedur Kerja / SOP dan Formulir.
Mengesahkan Memberikan
2. .MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN Kepala identitas
isi dokumen
KLINIK menetapkan sistematika pembuatan dokumen
dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja dan
Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika Memberikan Distribusi
diperlukan), Unit Terkait, Referensi, Dokumen penomoran dokumen
terkait, Catatan revisi/ Perubahan dokumen

3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN

Merevisi Penerbitan
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti ulang
dokumen
persetujuan dan pengesahan dari Kepala KLINIK dokumen

4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap

dokumen terkendali memiliki Melakukan Pemusnahan Peninjauan
dokumen ulang
pengendalian Dokumen eksternal Mener dokumen
bitkan Ulang Merevisi Dokumen Melakukan
Peninjauan Ulang melakukan penarikan
& Pemusnahan menerbitkan & mendistribusi Wasdal
Memberikan Penomoran Mengesahkan isi dokumen
dokumen Memberikan Identitas Membuat
dokumen. Menetapkan Jenis Dokumen bagian
header yang merupakan identitas dokumen yang
berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen,
Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ),
Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab (disiapkan, diperiksa, disahkan)

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah

disahkan, sekretariat ISO memberi nomor
dokumen yang terdiri dari 4 bagian: a.
Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan
 instruksi kerja Bagian I menunjukkan jenis
dokumen MM untuk manual mutu PK
untuk prosedur kerja FORM untuk
Formulir yang digunakan Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen
menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen,
dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan
dengan 2 digit Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15 Artinya : PK: Jenis dokumen
Prosedur Kerja BPG: BP Gigi 001 nomor urut
dokumen 15 tahun 2015 b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15 Form
menunjukkan jenis dokumen dan rekaman
Artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015;

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI

DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah
mendapat persetujuan dan pengesahan dari
Kepala KLINIK
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan
oleh Sekretariat KLINIK kepada semua
pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan
dokumen sah memelihara Daftar Induk
Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir
yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang
atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen
tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan
Kepala KLINIK.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan
revisi kepada Kepala KLINIK
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang c. Revisi dicatat dalam rekaman
historis perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN

DAN REKAMAN Suatu dokumen dapat diterbitkan
ulang jika:
 a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan
urutan pelaksanaan tugas d. Bila terjadi
penerbitan ulang,dokumen lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN

DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Kepala KLINIK menarik salinan dokumen
dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir
bukti penarikan dokumen.
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen.
c. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formulir berita acara
Pemusnahan dokumen

d. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah

ditarik dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen.
e. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen
yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK
TERKENDALI’ , dan disimpan Kepala
KLINIK sebagai arsip d. Formulir berita
acara pemusnahan dokumen disimpan
oleh Kepala KLINIK.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun
sekali.

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL Koordinator Unit/Pemegang program
mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal
sudah tidak digunakan, Kepala KLINIK menarik
dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen
G. Rekaman Historis:
Diberlakukan
No Halaman Yang dirubah Perubahan Tanggal