PENGENDALIAN DOKUMEN

DAN REKAMAN
No. Dokumen :
No. Revisi : 00
SOP
Tgl Terbit :
Halaman : 1/4

Kepala UPTD Puskesmas

Rawat Inap Bojongmanik
UPTD PUSKESMAS RAWAT
INAP BOJONGMANIK
H. Wahid Hamdan Am.Kep.Sos
NIP. 197305151992031002

1. PENGERTIAN Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait
dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan
pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status dikendalikan adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen tersebut
sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan
sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status kadaluarsa artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan sistem
manajemen mutu.
2. TUJUAN Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen
 yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard
Internasional ISO-9001:2008 .

3. KEBIJAKAN Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Rawat Inap Bojongmanik Nomor :

…………… Tentang Pengendalian dokumen dan rekaman
4. REFERENSI Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen
Puskesmas.
5. ALAT DAN BAHAN  ATK
 Formulir
6. LANGKAH- 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
LANGKAH Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /
Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu,
Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Referensi,
Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas
dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan
( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )
5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4
bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM : untuk manual mutu
PK : untuk prosedur kerja
FORM : untuk Formulir yang digunakan
Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan
2 digit

Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 19

 Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
19 tahun 2019
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 2019
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman Artinya : Jenis dokumen
Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
19 tahun 2019
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR
kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara
Daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan MR.
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari
peredaran dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan
cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi cap ‘
 TAK TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan mengendalikan

distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen eksternal. Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen
eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal

7. BAGAN ALIR
Menetapkan Jenis Membuat
Dokumen Dokumen

Memberikan Mengesahkan isi

Identitas dokumen

Memberikan Menerbitkan &

Penomoran Mendistribusi

Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen

Melakukan
Melakukan
Melakukan Pengendalian
Peninjauan
Penarikan & Dokumen
Ulang
Pemusnahan eksternal

8. HAL-HAL YANG Catatan Revisi perubahan, bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi, Bukti
PERLU penarikan dokumen, berita acara pemusnahan dokumen
DIPERHATIKAN
9. DOKUMEN Formulir Bukti Penerimaan dokumen
TERKAIT Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal
10. UNIT TERKAIT a. Tim Mutu Puskesmas
b. Penanggung Jawab Program dan pelayanan
c. Pelaksana kegiatan
11. REKAMAN No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan

HISTORIS
PERUBAHAN