REKAMAN
No. Dokumen :
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam
prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai
arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan
yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat
dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan
standard Internasional ISO-9001:2008 .
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No : Tentang Pengendalian Dokumen dan
Rekaman
4. Referensi
Bagan Alir
6. Prosedur / Langkah-langkah
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Menetapkan Membuat
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program /
Jenis Dokumen Dokumen
Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen
dan rekaman terkendali, meliputi : Manual
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
Memberikan Mengesahkan
Identitas isi dokumen
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan
sistematika pembuatan dokumen sebagai Memberikan Menerbitkan &
berikut : Penomoran Mendistribusi
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :
Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur,
Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Menerbitkan Merevisi
Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Ulang Dokumen
Perubahan
Melakukan Melakukan
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Penarikan & Peninjauan
Setiap dokumen terkendali harus mendapat Pemusnahan Ulang
bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas
Melakukan
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Pengendalian
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian Dokumen
header yang merupakan identitas dokumen eksternal
yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua
digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )
Bagian II
menunjukkan unit yang membuat
dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit
menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan
rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015