PENGENDALIAN DOKUMEN

DAN REKAMAN

No.Dokumen : 445/247/SOP/
SOP ADMEN/01/2023
No.Revisi :
TanggalTerbit: 10 Januari 2023
Halaman : 1/3

UPTD PUSKESMAS Mariani

SEKAR JAYA NIP.196806301988122001

1 Pengertian : 1. Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
2. Pengendalian Dokumen
3. Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen- dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang
diatur dalam prosedur ini.
4. Dokumen Dikendalikan
5. Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
6. Dokumen Tidak Dikendalikan
7. Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up- date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
8. Dokumen Tidak Berlaku
9. Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
10. Pedoman Mutu
11. Pedoman Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan/persyaratan-persyaratan/ kebijakan-
kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan
semua kegiatan operasional organisasi.
12. Prosedur Kerja
13. Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutuyang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
14. Program Pendukung
15. Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2 Tujuan : Sebagai bahan acuan petugas dalam melaksanakan pengendalian dokumen

dan pengendalian rekaman
3 Kebijakan : Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Sekar Jaya Nomor: 445/
/SK/I/2023 tentang Kepemimpinan dan Manajemen.
4 Prosedur : A. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /
menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi:
Pedoman Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
B. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
Penanggung jawab ADMEN menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut:
Prosedur terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Referensi,
Prosedur, Unit Terkait, Rekam histori Perubahan
C. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Kepala Puskesmas mengesahkan setiap dokumen terkendali.
D. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Penanggung jawab ADMEN memberikan identitas dokumen yang
berisi : Judul dokumen, nomor dokumen, terbitan (dua digit), Revisi
(dua digit), tanggal mulai berlaku, Halaman, Penanggungjawab
(disahkan)
E. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, Penanggung jawab ADMEN memberi nomor
dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
1. Penomoran prosedur
Bagian I : menunjukkan Bagian/Unit yang membuat
dokumen
A:ADME
N B:
UKM C:
UKP
Bagian II :menunjukkan BAB dari dokumen
ADMEN: BAB I, II, III
UKM: BAB IV, V, VI
UKP: BAB VII, VIII,
IX
Bagian III :Menunjukkan jenis dokumen
SK: Surat Keputusan
SPO: Standar Prosedur Operasiona
lKA : Kerangka Acuan
PM: Pedoman Mutu
F. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN
REKAMAN
1. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
2. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Penanggungjawab
ADMEN kepada semua pihak yang berkepentingan dengan
mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
a. Penanggungjawab ADMEN bertanggungjawab menyimpan
dokumen asli
b. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebutterkendali diberi
cap “TERKENDALI” .
G. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen
H. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN
REKAMAN Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
1. Terjadi perubahan sistem mutu
2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen
3. Prosedur sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
4. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
 I. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN DAN REKAMAN
1. Penanggungjawab ADMEN menarik salinan dokumen dan
rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
2. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
3. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik
diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan sebagai arsip
J. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
K. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternalsudah tidak
digunakan, Penanggungjawab ADMEN menarikdokumen
eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen
eksternal

5 Diagram Alur :
MENETAPKAN JENIS DOKUMEN
DAN REKAMAN

MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN

MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN

MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN

MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

MENERBITKAN DAN
MENDISTRIBUSI DOKUMEN
DAN REKAMAN

6 Referensi : Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 tahun

2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat.
7 Dokumen Terkait :
8 Unit Terkait : Semua Unit