PENGENDALIAN DOKUMEN

DAN REKAMAN
No. Dokumen 1142/V/2017
No. Revisi
SOP Tanggal Terbit 6 Maret 2017
Halaman 1/3
PUSKESMAS Fadlia Ammari,Amd.Keb
GORUA

Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen UKM yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian UKM
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen –
dokumen sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan ,
distribusi, penggunaan ,perubahan dengan mengikuti ketentuan
/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen dikendalikan
Dokumen dengan status dikendalikan adalag bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di up date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan –perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak dikendalikan
Dokumen dengan status tidak dikendalikan adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di up date/diperbarui
dan karena tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status kadaluarsa artinya adalah bahwa
dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.
5. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah Dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur /mengkoordinasikan kegiatan /proses secara lintas
fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan
6. Program Pendukung
Program pendukung ermasuk dokumen sisitem mutu dalm
bentuk jadwal kegitan yang memuat rencana aktifitas untuk
mendukung pelaksanaan sisitem manajemen mutu.
Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan sistem Manajemen UKM dapat dikelola
dan dikendalikan secara efektif.
Kebijakan
Referensi
Prosedur
Alat dan ATK ,Formulir
Bahan
Prosedur/Langkah-langkah Bagan Alir

BPG :BP gigi

001 nomor urut dokumen Menetapkan jenis Membuat
15 tahun 2015 dokumen dokumen
1. Menerbitkan dan Mendistribusi
Dokumen
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan
bila sudah mendapat persetujuan Memberikan Mengesahkan
dan pengesahan dari Kepala identitas isi
Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan Memberikan Menerbitkan
didistribusikan oleh sekretariat ISO
penomoran
dan MR kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi
formulir bukti penerimaan Menerbitkan Merevisi
dokumen ulang dokumen
c. Sekretariat bertanggung jawab
menyimpan dokumen sah
memelihara daftar induk prosedur
kerja, instruksi kerja dan formulir Melakukan Melakukan
yang ada pada bagian , sub bag, penarikan dan peninjauan
bidang atau seksi pemusnahan ulang
d. Untuk menunjukan salinan
dokumen tersebut terkendali diberi Melakukan
cap “ TERKENDALI “ dengan pengendalian
persetujuan MR dokumen
2. Merevisi Dokumen
eksternal
Suatu dokumen dapat direvisi dengan
tata cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir
usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat
yang berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman
historis perubahan pada tiap
dokumen
3. Menerbitkan Ulang Dokumen
 Suatu dokumen dapat diterbitkan
ualng jika :
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi
yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai
dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang ,
dokumen lama ditarik
4. Melakukan Penarikan dan
Pemusnahan Dokumen Eksternal
a. MR menarik salinan dokumen yang
sudah tidak berlaku dari peredaran
dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir
berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari
dokumen yang sudah ditarik diberi
cap “ TAK TERKENDALI “ , dan
disimpan MR sebagai bukti
d. Formulir berita acara pemusnahan
dokumen disimpan oleh MR
5. Melakukan Peninjauan Ulang Dokumen
xSetiap dokumen ditinjau ulang setiap
satu tahun sekali
6. Melakukan Pengendalian Dokumen
Eksternal
Koordinator unit/pemegang program
mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal .Bila
suatu dokumen eksternal sudah tidak
digunakan , MR menarik dokumen
eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir dokumen eksternal

Rekaman historis perubahan

Tanggal mulai
No Isi perubahan
Diberlakukan
 PENYIMPANAN DAN PENGENDALIAN
ARSIP PERENCANAAN DAN
PENYELENGGARAAN UKM PUSKESMAS

No. Dokumen 1156/V/2017

No. Revisi
SOP
Tanggal Terbit 6 Maret 2017
Halaman 1/2
PUSKESMAS Fadlia Ammari,Amd.Keb
GORUA

Pengertian 1. Penyimpanan arsip merupakan usaha memelihara arsip dengan cara meletakkan arsip
ditempat penyimpanan (alat, ruang )yang dilakukan secara teratur , menurut proses,
metode, menggunakan alat alat tertentu menurut fomat arsip.
2. Pengendalian merupakan pemantauan, pemeriksaan dan evaluasi yang dilakukan oleh
atasan atau pimpinan terhadap arsip.

Tujuan Memelihara dan memantau serta memeriksa arsip atau dokumen oleh petugas kesehatan .
Kebijakan SK Kepala Puskesmas Tobelo nomor Tahun 2017
Referensi
Alat dan 1. Lemari arsip
bahan 2. Map/bundel
3. Kertas
Langkah A. Penyusunan Daftar Arsip
langkah 1. Menyusun daftar arsip serta meminta persetujuan pimpinan unit
/prossedur 2. Pimpinan unit memberikan persetujuan daftar arsip yang diberikan oleh penyusun
3. Daftar arsip yang telah ditanda tangani dicopy dan dipasang ditempat strategis
4. Daftar arsip disimpan dan direvisi bila ada perubahan
B. Pemusnahan arsip
1. Petugas membuat berita acara pemusnahan arsip serta menyampaikan nya ke
pimpinan unit untuk meminta persetujuan
2. Pimpinan unit memberikan penilaian dan persetujuan atas berita acara
3. Pimpinan unit memberikan tugas kepada personil yang ditunnjuk untuk melakukan
pemusnahan arsip
4. Petugas dengan persetujuan pimpinan unit melakukan perubahan pada daftar arsip
Unit Program UKM
terkait
Dokumen 1. SOP
terkait 2. RKA
3. RPK
4. Surat masuk dan surat keluar