PENGENDALIAN DOKUMEN

SOP/
No. Dokumen : ……/
……./………
SOP
No. Revisi : 0
Tgl. Terbit :
Halaman : 1/6

UPT
Veronika L Onie, A.Md.Kep
PUSKESMAS
Nip. 19680201 198803 2 011
PUJIMULYO

1. Pengertian 1. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting yang

disimpan dalam suatu media berupa prosedur, laporan, standar,
rekaman, spesifikasi dan lain-lain. Boleh dalam bentuk soft copy
maupun hard copy.
2. Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen system manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
3. Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbaharui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
4. Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbaharui dan
kerenanya tidak diperuntukkan sebagai acuan kerja.
5. Dokumen dengan status KADALUARSA (TIDAK BERLAKU) artinya
adalah bahwa dokumen tersebut tidak berlaku lagi dan selanjutnya
diperlakukan sebagai arsip.

2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk :

1. Agar peraturan yang dipedomani, kebijakan, kerangka acuan dan
prosedur yang ditetapkan oleh kepala puskesmas di
dokumentasikan
2. Untuk memastikan semua dokumen dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif.
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Pujimulyo Nomor :
800/………./Pusk Tentang Pengendalian dokumen.

4. Referensi 1. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Pujimulyo

 2. Permenkes No. 43 Tahun 2019

5. Prosedur I. Alat
1. Komputer
2. Lemari dokumen
3. Mesin scanner, printer, dan foto copy
4. Alat tulis
5. Stempel
II. Bahan
1. Dokumen
III. Langkah – Langkah
1. Menetapkan Jenis dokumen dan rekaman
Kepala puskesmas/ MR/ Pemegang program/ Koordinator unit/
menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi :
manual mutu prosedur kerja/SOP dan formulir.
2. Membuat dokumen/rekaman
MR/ wakil manajemen menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut : Prosedur kerja dan instruksi kerja
terdiri dari : pergertian, tujuan, kebijakan, prosedur, diagram
alir (jika diperlukan), unit terkait, catatan revisi/perubahan.
3. Mengesahkan isi dokumen dan rekaman
Setiap dokumen terkendali harus mendapatkan bukti
persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas.
4. Memberikan identitas dokumen
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang
merupakan identitas dokumen yang berisi judul dokumen,
nomor, kode dokumen, terbitan (dua digit), revisi (dua digit),
tanggal mulai berlaku, halaman, penanggung jawab
(disiapkan, diperiksa, disahkan)
5. Memberi penomoran dokumen
Setelah disahkan, sekretariat memberi nomor dokumen yang
terdiri dari 4 bagian :
a. Penomoran manual mutu, prosedur kerja dan instruksi
kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk formulir yang digunakan
Bagian II
Menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan
 nomor urut penerbitan dokumen, dengan 3 digit
menunjukkan tahun penerbitan dengan 2 digit.
Contoh penomoran dokumen : PK/BPG/001/15
Artinya:
PK : jenis dokumen prosedur kerja
BPG/001/15
Artinya
PK : jenis dokumen prosedur kerja
BPG: BP gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM/BPG/001/15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman artinya :
jenis dokumen formulir.
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
6. Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen dan rekaman
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari kepala puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan disistribusikan oleh sekretariat
kepada semua puhak yang berkepentingan dengan
mengisi formulir bukti penerimaan dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah,
memelihara daftar Induk Prosedur Kerja, Instruksi Kerja
dan formulir yang ada pada bagian, sub bagian bidang
atau seksi
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali
diberi cap "TERKENDALI”.
7. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara :
a. Pemohon revisi mengatur formulir usulan revisi kepada
kepala puskesmas.
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwewenang.
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap
dokumen.
8. Menerbitkan ulang dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
 a. Terjadi perubahan system
b. Adanya perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik
9. Melakukan penarikan dan pemusnahaan dokumen dan
rekaman
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman yang sudah
tidak berlaku dari pedoman dengan menggunakan formulir
bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam
formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dan dokumen yang sudsah
ditarik diberi cap "TAK TERKENDALI" dan disimpan MR
sebagai arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan
oleh MR
10. Melakukan peninjauan ulang dokumen
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. Melakukan pengendalian dokumen ekternal
Koordinator unit/pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir
daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal
sudah tidak digunakan, MR menarik dokumen eksternal
tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.

6. Unit Terkait Semua unit Puskesmas Pujimulyo

7. Diagram Alir /
Bagan Alir Menetapkan Jenis dokumen dan rekaman

Membuat dokumen/rekaman

Mengesahkan isi dokumen dan rekaman

Memberikan identitas dokumen

Memberi penomoran dokumen

 Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen dan rekaman

Merevisi dokumen dan rekaman

Menerbitkan ulang dokumen dan rekaman

Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen dan rekaman

Melakukan peninjauan ulang dokumen

8. Hal-Hal yang Jika pengendalian dokumen eksternal tidak dilakukan dengan benar,
perlu di maka pengelolaan dan pelaksanaan UKM puskesmas tidak maksimal
perhatikan hasilnya.

9. Dokumen 1. Formulir bukti penerimaan dokumen

Terkait 2. Formulir daftar induk dokumen
3. Formulir usulan revisi
4. Formulir bukti penarikan dokumen
5. Formulir berita acara pemusnahan dokumen
6. Formulir daftar induk dokumen eksternal
10. Rekam Tgl. Mulai
No Yang dirubah Isi perubahan
Historis perubahan
Perubahan 1