PENGENDALIAN DOKUMENTASI DAN REKAMAN

No. Kode : 2. 2.3 2.3.11 EP 4 Ditetapkan Oleh

Kepala Puskesmas Warungkiara
Terbitan : 1 April 2016

No. Revisi : 00
SPO
Tgl. Mulai Berlaku : 1 April 2016
KABUPATEN Ina Herlina SKM,MM
SUKABUMI NIP.196311041985012001
Halaman : 1-6

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian mutu.

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen sistem
manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur
ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan yang
digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja

1
 Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai
sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk jadwal
kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan
sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua dokumen
yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan standard
Internasional ISO-9001:2008 .

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No ….. /……. Tentang Pengendalian Dokumen dan

Rekaman.

4. Referensi Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) –

Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standarisasi Nasional.

5. Alat dan Bahan ATK dan Formulir

2
1. Langkah- Langkah Bagan Alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN
REKAMAN Menetapkan Membuat
Jenis Dokumen Dokumen
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program /
Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan
rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur
Kerja / SOP dan Formulir. Memberikan Mengesahkan
Identitas Isi Dokumen
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika
pembuatan dokumen sebagai berikut : Prosedur Kerja
dan Instruksi Kerja terdiri dari Pengertian, Tujuan, Memberikan Menerbitkan
Penomeran &
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan),
Mendistribusi
Unit Terkait, Referensi, Dokumen terkait, Catatan
revisi/ Perubahan.
3. MENGESAHKAN ISI DOKUMEN DAN
Menerbitkan Merevisi
REKAMAN Ulang Dokumen
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas.
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Melakukan Melakukan
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header Penarikan dan Peninjauan
yang merupakan identitas dokumen yang berisi : pemusnahan Ulang

Judul dokumen, Nomor kode dokumen, Terbitan ( dua

digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai berlaku,
Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, Melakukan
disahkan ). Pengendalian
Dokumen
5. MEMBERIKAN PENOMORAN DOKUMEN
Esternal
Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi nomor
dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan
instruksi kerja.
Bagian I
menunjukkan jenis dokumen MM untuk manual
mutu PK untuk prosedur kerja FORM untuk
Formulir yang digunakan.

3
 Bagian II
menunjukkan unit yang membuat dokumen
menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen,
dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan
dengan 2 digit.
Contoh penomoran dokumen: PK/ BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur KerjA
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Pernomoran Formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman,
artinya : Jenis dokumen Formulir BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen 15 tahun 2015.
6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN
REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah
mendapat persetujuan dan pengesahan dari
Kepala Puskesmas.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan
dokumen sah memelihara Daftar Induk Prosedur
Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir yang ada pada
Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi.
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut
terkendali diberi cap “TERKENDALI” dengan
persetujuan MR.

4
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi
kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan
pada tiap dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN
REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan
pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama
ditarik
9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN
PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan
menggunakan formulir bukti penarikan dokumen.
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan
dokumen.
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen
yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ ,
dan disimpan MR sebagai arsip.
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen
disimpan oleh MR.

5
 10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG
DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program
mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen
eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak
digunakan, MR menarik dokumen eksternal tersebut
dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.
7. Hal hal yang perlu diperhatikan Catatan Revisi perubahan, Bukti
Penerimaan dokumen, Usulan revisi,
Bukti penarikan dokumen, Berita acara
pemusnahan dokumen.

8. Unit terkait

9. Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen

Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan
Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal