PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN

BAB I
DEFINISI

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang terkait dengan system
manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen system manajemen mutu
yang mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan mengikuti
ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di-
up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut sudah tidak
berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen system manajemen mutu yang memuat ketentuan-ketentuanI
persyaratan-persyaratanI kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam
menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang mengatur/mengkoordinasikan
kegiatan/proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen system mutu dalam bentuk jadwal kegiatan yang
memuat rencana aktivitas untuk mendukung pelaksanaan system manajemen mutu.
 BAB II
TATA LAKSANA

1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

Kepala Puskesmas/Pemegang Program/Koordinator Unit/ Menetapkan jenis dokumen terkendali,
meliputi:
a. Manual Mutu
b. Prosedur Kerja/SOP
c. Formulir
2. PEMBUATAN DOKUMEN
Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen sebagai berikut: Prosedur Kerja dan
lnstruksi Kerja terdiri dari :
a. Pengertian Tujuan Kebijakan Prosedur
b. Diagram Alir (jika diperlukan) Unit Terkait
c. Referensi
d. Dokumen terkait
e. Catatan revisi/ Perubahan
3. PENGESAHAN ISI DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
4. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen yang berisi :

 Judul dokumen
 Nomor kode dokumen
 Terbitan( dua digit )
 Revisi (dua digit)
 Tanggal mulai berlaku
 Halaman
 Penanggung jawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan )
5. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, secretariat ISO member nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM : untuk manual mutu
PK : untuk prosedur kerja
FORM : untuk Formulir yang digunakan
Bagian II menunjukkan unit yang membuat dokumen menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen,
dengan 3 digit menunjukkan tahun penerbitan dengan 4 digit
Contoh penomoran dokumen: SPO/PKM-DP/III/2016
Artinya
SOP : Jenis Dokumen
PKM-DP : Nama Puskesmas
III : Bulan Penerbitan
2016 : Tahun Penerbitan
6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar lnduk Prosedur Kerja,
lnstruksi Kerjadan Formulir yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap "TERKENDALI" dengan
persetujuan MR.
7. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:

1. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala Puskesmas

2. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
3. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

8. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
1. Terjadi perubahan system mutu
2. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
3. lnstruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
9. REVISI DOKUMEN

Suatudokumendapatdirevisidengantatacara:

1. PemohonrevisimengisiformulirusulanrevisikepadaKepalaPuskesmas
2. Permintaanrevisidisetujuipejabat yangberwenang
3. Revisidicatatdalamrekamanhistorisperubahanpadatiapdokumen

10. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Suatudokumendapatditerbitkanulangjika:

1. Terjadiperubahansistemmutu
2. Ada perubahanstrukturorganisasi yang mempengaruhiisidokumen
3. lnstruksikerjasudahtidaksesuaidenganurutanpelaksanaantugas