SOP

PENGENDALIAN DOKUMEN
Kepala
PuskesmasCikancung
KAB. BANDUNG
PUSKESMAS
CIKANCUNG

No. Dokumen
No. Revisi
Tanggal terbit
Halaman

23 Maret 2016
dr.Meldawaty S

UPTD

19800314201411200
1
Pengendalian dokumen adalah Tata
cara

Pengertian

pelaksanaan

pengendalian

dokumen Sistem Manajemen Mutu di

Puskesmas cikancung
Dokumen Sistem Manajemen Mutu di Puskesmas

Tujuan

Cikancung dapat terkendali sesuai dengan Standar

Sistem Manajemen Mutu

Kebijakan
Prosedur

1. Usulan Pembuatan / Perubahan Dokumen

a. Staf/ Koordinator Program/ kepala pkm membuat
usulan perubahan/ penambahan dokumen sesuai
kebutuhan dengan menggunakan formulir usulan
perubahan/ penambahan dokumen ke kepala pkm
dengan

melampirkan

draft

perubahan/

penambahan dokumen secara tertulis dalam hard

copy atau soft copy (bila diperlukan);
b. Document Controller/ kepala pkm

Menerima

usulan perubahan/ penambahan dokumen dan

melakukan persetujuan;
c. Menginformasikan ke Staf/ Koordinator terkait
apabila usulan perubahan/ penambahan dokumen
apabila tidak disetujui.
2. Pembahasan Draft Dokumen
a. Apabila diperlukan membuat rencana pembahasan
usulan perubahan/ penambahan dokumen dan
diinformasikan kepada program terkait;
b. Koordinator Program Terkait dan kepala
Membahas
dengan

draft

dokumen

perubahan/

yang

pkm

berhubungan

penambahan

dokumen

tersebut.
3. Document

Controller

Melakukan

pengetikan

draft

dokumen yang telah selesai proses pembahasan dan

menentukan

sistem

penomoran

dokumen

serta

memberikan status revisi berupa catatan kaki pada

dokumen yang di revisi (catatan kaki status revisi
hanya mencantumkan revisi terakhir).
4. Pengesahan Dokumen
a. Kepala UPTD, KA PKM, koordinator Program Terkait
memeriksa isi dokumen dan memberikan tanda
tangan apabila dokumen tersebut sudah sesuai;
b. Meminta perbaikan ke Document Controller apabila
isi dokumen tersebut blum sesuai.
5. Distribusi Dokumen
a. Pengendali

dokumen

memperbanyak

dokumen

dengan cara mem-fotocopy dari dokumen master

dengan jumlah sesuai dengan yang dibutuhkan
dilapangan;
b. Document Controller Memberi stempel DOKUMEN
TERKENDALI atau TIDAK TERKENDALI pada
dokumen yang akan didistribusikan;
c. Memberi
nomor
copy
pada
masing-masing
dokumen sesuai jumlah copy yang diperlukan;
d. Document Controller mendistribusikan salinan
dokumen dan meminta tanda tangan pada Buku
Bukti Penerimaan/ Penarikan Dokumen kepada
Pihak Terkait;
e. Document Controller

menarik

kembali

copy

dokumen yang sudah tidak berlaku dan mencatat

tanggal penarikannya apabila yang didistribusikan
merukan hasil revisi dari dokumen yang sudah ada.
6. Dokumen Kadaluarsa
a. Pengendali Dokumen Memusnahkan copy dokumen
yang sudah tidak berlaku;
b. Pengendali Dokumen memberi stempel DOKUMEN
KADALUARSA pada dokumen master yang sudah
tidak berlaku;
c. Pengendali Dokumen

penyimpanan

dokumen

master yang sudah tidak berlaku ke file Dokumen

kadaluarsa;
d. Pengendali Dokumen Menyimpan dokumen master
obsolete sebanyak 1 (satu) revisi terakhir.
7. Penerapan Dokumen
a. Personil Terkait menerapkan mekanisme sistem
sesuai

dengan

dokumen-dokumen

yang

telah

ditetapkan;
b. Mengajukan

Usulan

Perubahan/Penambahan

dokumen kembali kepada KA PKM jika terjadi

perubahan

dan

atau

ketidaksesuaian

dalam

penerapan.
8. Pencatatan dan Pendokumentasian
a. Pengendali

Dokumen

mencatat

dan

mendokumentasikan seluruh arsip pengendalian

dokumen
Pokja 1 Administrasi Manajemen
Unit terkait

Pokja 2 Upaya Kesehatan Masyarakat

Pokja 3 Upaya Kesehatan Perorangan