SOP PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Dokumen :
Ditetapkan Oleh
Terbitan : Direktur

SPO No. Revisi :

Tgl Mulai Berlaku : 20 Oktober

2023 Yohanna Karlina
PT. Berjuang Dua Sahabat
Halaman :

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan
dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur
dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai perubahan-
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan karenanya
tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai
arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang memuat
ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan
yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua kegiatan
operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
 pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001:2008 dapat
dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga memenuhi persyaratan
standard Internasional ISO-9001:2008 .

3. Kebijakan Tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman

4. Referensi
5. Alat dan Bahan ATK, Formulir
6. Prosedur / Langkah-langkah Bagan Alir
1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Menetapkan Membuat
Direktur / MR / Pemegang Program /
Jenis Dokumen Dokumen
Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen
dan rekaman terkendali, meliputi : Manual
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
Memberikan Mengesahkan
Identitas isi dokumen
2. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan
sistematika pembuatan dokumen sebagai Memberikan Menerbitkan &
berikut : Penomoran Mendistribusi
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari :
Pengertian, Tujuan, Kebijakan, Prosedur,
Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait, Menerbitkan Merevisi
Ulang Dokumen
Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/
Perubahan

Melakukan Melakukan
3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Penarikan & Peninjauan
Setiap dokumen terkendali harus mendapat Pemusnahan Ulang
bukti persetujuan dan pengesahan dari Direktur
PT. Berjuang Dua Sahabat

Melakukan
4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Pengendalian
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian Dokumen
header yang merupakan identitas dokumen eksternal
yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua
digit ), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa,
disahkan )

5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN

Setelah disahkan, sekretariat ISO memberi
 nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
a. Penomoran Manual mutu, prosedur kerja
dan instruksi kerja
Bagian I menunjukkan jenis dokumen
MM untuk manual mutu
PK untuk prosedur kerja
FORM untuk Formulir yang digunakan

Bagian II
menunjukkan unit yang membuat
dokumen menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit
menunjukkan tahun penerbitan dengan 2
digit
Contoh penomoran dokumen: PK/
BPG/001/ 15
Artinya :
PK: Jenis dokumen Prosedur Kerja
BPG: BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015
b. Penomoran formulir
Contoh : FORM /BPG/ 001/ 15
Form menunjukkan jenis dokumen dan
rekaman Artinya : Jenis dokumen Formulir
BPG : BP Gigi
001 nomor urut dokumen
15 tahun 2015

6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN

DAN REKAMAN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah
mendapat persetujuan dan pengesahan
dari Direktur
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan
oleh Sekretariat ISO dan MR kepada semua
pihak yang berkepentingan dengan mengisi
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan
dokumen sah memelihara Daftar Induk
Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir
yang ada pada Bagian,Sub Bag, Bidang atau
 Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen
tersebut terkendali diberi cap
“TERKENDALI” dengan persetujuan MR.

7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN

Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan
revisi kepada Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang
berwenang
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis
perubahan pada tiap dokumen

8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN

REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang
mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan
urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen
lama ditarik

9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN

DOKUMEN DAN REKAMAN
a. MR menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran
dengan menggunakan formulir bukti
penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah
ditarik, dimusnahkan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen
yang sudah ditarik diberi cap ‘ TAK
TERKENDALI’ , dan disimpan MR sebagai
arsip
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen
disimpan oleh MR.
 10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu
tahun sekali

11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSTERNAL

Koordinator Unit/Pemegang program

mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi
dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen
eksternal sudah tidak digunakan, MR menarik
dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam
formulir daftar dokumen eksternal

7. Hal-hal yang perlu Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Usulan revisi, Bukti
diperhatikan penarikan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen
8. Unit Terkait
9. Dokumen Terkait Formulir Bukti Penerimaan dokumen
Formulir Daftar Induk Dokumen
Formulir Daftar Induk Formulir
Formulir Usulan Revisi
Formulir Bukti Penarikan Dokumen
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen
Formulir Daftar induk dokumen eksternal