PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

No. Dokumen :
No. Revisi :
SPO
Tanggal :
Halaman : 1-4

UPTD PUSKESMAS dr. YUNI ASTUTI, M.Kes

KARANGANYAR NIP. 19730611 200212 2
004

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua

dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang
digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
A. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-
dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup
pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
B. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara
berkala sesuai perubahan-perubahan yang terjadi selama
pemakaiannya.
C. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah
bahwa dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak
di-up-date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan
sebagai acuan kerja.
D. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah
bahwa dokumen tersebut sudah tidak berlaku lagi dan
selanjutnya diperlakukan sebagai arsip.
E. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan /
kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum
dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi.
F. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu
yang mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara

1/4
 lintas fungsi agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah
ditetapkan
G. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam
bentuk jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk
mendukung pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam pengendalian
dokumen dan pengendalian rekaman
3. Kebijakan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
4. Referensi Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75
tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat;
5. Prosedur A. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator
Unit / menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali,
meliputi: Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir
B. MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
Penanggung jawab ADMEN menetapkan sistematika
pembuatan dokumen sebagai berikut:
Prosedur terdiri dari : Pengertian, Tujuan, Kebijakan,
Referensi, Prosedur, Unit Terkait, Rekam histori Perubahan
C. MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN
Kepala Puskesmas mengesahkan setiap dokumen
terkendali.
D. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Penanggung jawab ADMEN memberikan identitas dokumen
yang berisi : Judul dokumen, nomor dokumen, terbitan (dua
digit), Revisi (dua digit), tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggungjawab (disahkan)
E. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, Penanggung jawab ADMEN memberi
nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
1. Penomoran prosedur
Bagian I: menunjukkan Bagian/Unit yang membuat
dokumen
A : ADMEN
B: UKM
C: UKP

2/4
 Bagian II
menunjukkan BAB dari dokumen
ADMEN: BAB I, II, III
UKM: BAB IV, V, VI
UKP: BAB VII, VIII, IX
Bagian III
Menunjukkan jenis dokumen
SK: Surat Keputusan
SOP: Standar Operasional Prosedur
KA : Kerangka Acuan
MM: Manual Mutu
F. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN
REKAMAN
1. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat
persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
2. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh
Penanggungjawab ADMEN kepada semua pihak yang
berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.
a. Penanggungjawab ADMEN bertanggungjawab
menyimpan dokumen asli
b. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali
diberi cap “TERKENDALI” .
7. MEREVISI DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a.Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada
Kepala Puskesmas
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
c.Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada
tiap dokumen
8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN DAN REKAMAN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
a.Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi
isi dokumen
c.Prosedur sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan
tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

3/4
 9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN
DOKUMEN DAN REKAMAN
a. Penanggungjawab ADMEN menarik salinan dokumen
dan rekaman yang sudah tidak berlaku dari peredaran
dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam
formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah
ditarik diberi cap ‘ TAK TERKENDALI’ , dan disimpan
sebagai arsip
10. MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali
11. MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator Unit/Pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan
formulir daftar dokumen eksternal. Bila suatu dokumen
eksternal sudah tidak digunakan, Penanggungjawab
ADMEN menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat
dalam formulir daftar dokumen eksternal
6. Diagram -
7. Unit Terkait Semua Unit

Rekaman Historis Perubahan

Tanggal
No Halaman Yang Dirubah Isi Perubahan
diberlakukan

4/4