PENGENDALIAN DOKUMEN

EKSGTERNAL
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman : 1/2
PUSKESMAS ANITA OKTAVIA
KWANYAR NIP. 19830203 201001 202 6

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang
terkait dengan sistem manajemen ukm yang digunakan sebagai acuan dalam
kegiatan pengendalian ukm
1.1 Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen UKM yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/metode yang diatur
dalam prosedur ini.
1.2 Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
acuan kerja tersebut di-up-date/diperbarui secara berkala sesuai
perubahan-perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
1.3 Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa
dokumen tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/diperbarui dan
karenanya tidak diperuntukan sebagai acuan kerja.
1.4 Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai
arsip.
1.5 Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen UKM yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
1.6 Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu.
2. Tujuan Prosedur Pengendalian Dokumen ini dibuat untuk memastikan semua
dokumen yang terkait dengan Sistem Manajemen UKM dapat dikelola dan
dikendalikan secara efektif

3. Kebijakan 3.1
3.2
4. Referensi 4.1
4.2
5. Alat dan 5.1 ATK
bahan 5.2 Formulir
6. Prosedur / 6.1 MENETAPKAN JENIS DOKUMEN DAN REKAMAN
Langkah- Kepala Puskesmas / MR / Pemegang Program / Koordinator Unit /
langkah Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual
Mutu, Prosedur Kerja / SOP dan Formulir.
6.2 MEMBUAT DOKUMEN DAN REKAMAN
MR / Wakil Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut :
Prosedur Kerja dan Instruksi Kerja terdiri dari : Pengertian, Tujuan,
Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir (jika diperlukan), Unit Terkait,
 PENGENDALIAN DOKUMEN
EKSGTERNAL
No. Dokumen :
PUSKESMAS ANITA OKTAVIA
KWANYAR No. Revisi : NIP. 19830203 201001 202 6
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :

Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisi/ Perubahan.

6.3 MENGESAHAN ISI DOKUMEN & REKAMAN

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas.
6.4 MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode
dokumen, Terbitan ( dua digit ), Revisi ( dua digit ), Tanggal mulai
berlaku, Halaman, Penanggungjawab ( disiapkan, diperiksa, disahkan ).
6.5 MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan,sekretaris ISO memberi nomor dokumen yang terdiri
dari 4 bagian :
a. Penomoran manual mutu, prosedur kerja dan instruksi kerja
Bagian I Menunjukkan jenis dokumen
- MM untuk Manual Mutu
- PK untuk Prosedur Kerja
- FORM untuk Formulir yang digunakan
Bagian II
Menunjukkan unit yang membuat dokumen, menunjukkan nomor urut
penerbitan dokumen, dengan 3 digit, menunjukkan tahun penerbitan
dengan 2 digit
Contoh penomoran dokumen : PK/BPG/001/15, yang artinya :
PK itu Prosedur Kerja
BPG itu BP Gigi
b. Penomoran Formulir
Contoh : FORM/BPG/001/15
Form menunjukkan jenis dokumen dan rekaman artinya : jenis dokumen
formulir
BPG : BP Gigi
001 Nomor Urut Dokumen
15 Tahun 2015
6.6 MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN
a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskemas.
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh sekretariat ISO dan
MR kepada semua pihak yang yang berkepentingan dengan mengisi
formulir bukti penerimaan dokumen.
c. Sekretariat bertanggung jawab menyimpan dokumen sah, memelihra
daftar induk prosedur kerja, instruksi kerja dan formulir yang ada pada
bagian sub bagian bidang atau seksi.
d. Untuk menunjukkan salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
 TERKENDALI dengan persetujuan MR.
6.7 MEREVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan cara :
a. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesmas.
b. Permintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang.
c. Revisi dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen.
6.8 MENERBITKAN ULANG DOKUMEN
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi
dokumen.
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen.
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas.
d. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik.
6.9 MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN
EKSTERNAL
a. MR menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran
dengan menggunakan formulir bukti penarikan dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara
dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen.
c. Dokumen dan rekaman yang asli dari dokumen yang sudah ditarik
diberi cap TAK TERKENDALI dan disimpan MR sebagai arsip.
d. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh MR.
6.10 MELAKUKAN PENINJAUAN ULANG DOKUMEN
Setiap dokumen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali.
6.11 MELAKUKAN PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL
Koordinator unit / pemegang program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunaka,
MR menarik dokumen eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir
daftar dokumen eksternal.

7. Unit Terkait

8. Rekaman
Historis Tanggal mulai
No Yang diubah Isi perubahan
Perubahan diberlakukan