PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN

No. Dokumen : ........./ Pusk-Adu/

SOP / 1 /2017
SOP No. Revisi : 00

Tanggal Terbit : 2017

Halaman :1/2

PUSKESMAS
Gugut Budi Sumarno, SKM
ANDOOLO NIP. 19750827 200101 1 001
UTAMA

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan system manajemen mutu yang dihgunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian mutu .
1. Pengendalian dokumen
Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan
pengendalian dokumen-dokumen sistem manajemen mutuyang
mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini
2. Dokumen dikendalikan
Dokumen dengan status dikendalikan adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut diperbarui secara berkala sesuai perubahan-perubahan
yang terjadi selama pemakaiannya
3. Dokumen tidak dikendalikan
Dokumen dengan status tidak dikendalikan adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukkan sebagai acuan kerja
4. Dokumen tidak berlaku
Dokumen dengan status kadaluarsa artinya adalah bahwa dokumen
tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan
sebagai arsip
5. Pedoman mutu
Manual mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
memuat ketentuan-ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-
 kebijakan yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan
semua kegiatan operasional organisasi
6. Prosedur kerja
Prosedur kerja adalah dokumen sistema manjemen mutu yang
mengatur/mengkoordinasikan kegiatan/proses secara lintas fungsi
agar dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktifitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dalam memastikan semua
dokumen yang terkait dengan sistem manajemen mutu puskesmas
sehingga dapat dikelola dan dikendalikan secara efektif sehingga
memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Andoolo Utama Nomor : /Pusk-Adu/ 1
/2017 tentang Pengendalian Dokumen dan Rekaman Kegiatan
4. Referensi  Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 Tahun 2015 tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri
Dokter dan Tempat Praktek Mandiri Dokter Gigi
 Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama, Direktorat Jendral Bina Upaya Kesehatan, Direktorat
Bina Upaya Kesehatan Dasar, 2015

5. Prosedur 1. Kepala Puskesmas, Ka.TU, Penanggung jawab upaya dan

pelaksana kegiatan program dan pelayanan menetapkan jenis
dokumen dan rekaman
2. Ka.TU menetapkan sistematika pembuatan dokumen dan rekaman
3. Kepala Puskesmas mengesahkan isi dokumen dan rekaman
4. Ka.TU memberikan identitas dokumen sebagai dokumen terkendali
5. Ka.TU memberi penomoran dokumen sesuai dengan sistematika
penomoran yang telah ditetapkan
6. Ka.TU menerbitkan dan mendistribusi dokumen kepada pihak yang
terkait dan dokumen asli disimpan sebagai arsip
7. Ka.TU, Penanggung jawab upaya dan pelaksana mengajukan revisi
dokumen dan rekaman kepada kepala puskesmas apabila tidak
 sesuai dengan penerapan pelaksanaan kegiatan
8. Ka.TU melakukan peninjauan ulang dokumen dan rekaman apabila
mengalami revisi
9. Ka.TU melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen yang
sudah tidak berlaku
10. Ka.TU melakukan peninauan ulang dokumen setiap setahun sekali
11. Ka.TU mencatat setiap perubahan dokumen terkendali di arsip
dokumen
12. Penanggung jawab upaya mengidentifikasi dan mengendalikan
distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar dokumen
ekternal

6. Bagan Alir
7. Unit Terkait

DINAS KESEHATAN KABUPATEN KONAWE SELATAN

PUSKESMAS ANDOOLO UTAMA KECAMATAN BUKE
Alamat : Desa Andoolo Utama, Kec Buke Kode Pos 93385
 PANDUAN PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN

Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah dokumen yang terkait dengan
system manajemen, mutu yang digunakan sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu :

1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen=dokumen system
manajemen mutu yang mencakup pembuatan,distribusi,penggunaan perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini

2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen acuan kerja
tersebut di up-data/diperbaruhi secara berkala sesuai perubahan-perubahanyang terkait
selama pemakaiannya.

3. Dokumen tidak dikendalikan

Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen sejak
diterbitkan tidak diup-date/ diperbaruhi dan karenanya tidak diperlukan sebagai acuan
kerja

4. Dokumen Tidak Berlaku

Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen tersebut
sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai arsip

5. Pedoman Mutu
Manual mutu adalah dokumen system manajemen mutu yang memuat ketentuan –
ketentuan/persyaratan-persyaratan/kebijakan-kebijakan yang digunakan sebagai acuan
umum dalam menjalankan semua kegiatan operasional organisasi

6. Prosedur kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen system manajemen mutu yang mengatur
/mengkoordinasikan kegiatan proses secara lintas fungsi agar dicapai sasaran dan
persyaratan yang telah ditetapkan

7. Program Pendukung
Program Pendukung termasuk dokumen system mutu dalam bentuk jadwal kegiatan
yang memuat rencana untuk mendukung pelaksanaan system manajemen mutu.