P NGENDALIAN DOKUM N DAN R KAMAN

No. Dokum n : 440/0S'·'~ I I I OP/2023

No. R vi I :0
SOP
Tanggal Terblt :ot.tJanuarl 2023
Halaman : 1I 5
UPT Puskesmas /?fl/ dr. Nina Adista Ambarwati
Simpang Umun ~ ~ ~- NIP. 198403192009042006
- --
1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen yang \

terkait dengan sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai acuan I

dalam kegiatan pengendalian mutu.
1. Pengendalian Dokumen
Adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian dokumen-dokumen
sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan, distribusi,
penggunaan, perubahan dengan mengikuti ketentuan/ metode yang
diatur dalam prosedur ini.
2. Dokumen Dikendalikan
Dokumen dengan status DI KENDALi KAN adalah bahwa dokumen acuan
kerja tersebut di-up-date/ diperbarui secara berkala sesuai perubahan•
perubahan yang terjadi selama pemakaiannya.
3. Dokumen Tidak Dikendalikan
Dokumen dengan status TIDAK DIKENDALIKAN adalah bahwa dokumen
tersebut sejak diterbitkan tidak di-up-date/ diperbarui dan karenanya tidak
diperuntukan sebagai acuan kerja.
4. Dokumen Tidak Berlaku
Dokumen dengan status KADALUARSA artinya adalah bahwa dokumen

tersebut sudah tidak berlaku lagi dan selanjutnya diperlakukan sebagai

arsip.
5. Pedoman Mutu
Manual Mutu adalah dokumen sistem manajemen mutu yang mem rat
ketentuan- ketentuan/ persyaratan- persyaratan/ kebijakan- kebijakan
yang digunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan semua
kegiatan operasional organisasi.
6. Prosedur Kerja
Prosedur Kerja adalah dokumen sistem manajemen mutu yang
mengatur/ mengkoordinasikan kegiatan/ proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan
7. Program Pendukung
Program pendukung termasuk dokumen sistem mutu dalam bentuk
jadwal kegiatan yang memuat rencana aktivitas untuk mendukung
pelaksanaan sistem manajemen mutu
Sebagai acuan dalam penerapan langkah- langkah Pengendalian Dokumen
2. Tujuan
dan Rekaman.
 3. t ebiiakan
J a urat f putusan K p lo UPT Pusk m Slmp n imun Nomor /
440/05.1 /1/Sl<I 023 t ntang I< blJakan, Pedoman/randuan . ..,or. Kerangka
Acuen K glotan K pemlmplnan den Manajemen Pu k ma (KMP)
b. Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Slmpang Llmun Nomor .
440/05.13/1/SK/2023 tentang Kebljakan, Pedoman/Panduan, SOP, Kerangka
Acuan Keglatan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM)
c. Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Simpang Limun Nomor :
440/05.14/1/SK/2023 tentang Kebijakan, Pedoman/Panduan. SOP. Kerangka
Acuan Kegiatan Upaya Kesehatan (UKP), Kefarmasian dan Laboratorium
4. ReferensiJeraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019
1-: T entang Pu sat Kesehatan Masyarakat. _

5 dan Bahan Alat Tulis Kantor

Alat gkah- 1. Menetapkan Jenis Dokumen Dan Rekaman
kah Kepala Puskesmas. Penanggung jawab program menetapkan jenis
g dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu,
Prosedur
Kerja/ SOP dan Formulir.

2. Membuat Dokumen Dan Rekaman

Ketua Manajemen menetapkan sistematika pembuatan dokumen
sebagai berikut Prosedur Kerja dan lnstruksi Kerja terdiri dari : Pengeroan,
Tujuan, Kebijakan, Prosedur, Diagram Alir ljika diperlukan), Unit Terkait,
Referensi, Dokumen terkait, Catatan revisil Perubahan.

3. Mengesahan lsi Dokumen Dan Rekaman

Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari Kepala Puskesmas

4. Memberikan ldentitas Dokumen

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan
identitas dokumen yang berisi : Judul dokumen, Nomor kode dokumen,
Terbitan (duadigit), Revisi (duadigit), Tanggal mulai berlaku, Halaman,
Penanggung jawab (disiapkan, diperiksa, disahkan).

5. Memberi Penomoran Dokumen

6. Menerbitkan Dan Mendistribusi Ookumen Dan Rekaman

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan
dan pengesahan dari Kepala Puskesmas
b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan kepada semua pihak
yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti
Penerimaan Dokumen.

2/5
 c. Sekretariat bertanggung jawab menylmpan dokumen sah memellhara
Dafter lnduk Prosedur l<erja, lnstruksl Kerja dan rormulir yang
ada pada Bagian, Sub Bag, Bidang atau Seksi
d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap
"TERKENDALI" dengan persetujuan kepala puskesmas.

7. Merevisi Dokumen Dan Rekaman

a. Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata
cara:
b. Pemohon revisi mengisi formulir usulan revisi kepada Kepala
Puskesrnas
c. Perrnintaan revisi disetujui pejabat yang berwenang
d. Revisi di catat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen

8. Menerbitkan Ulang Dokumen Dan Rekaman

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika:
b. Terjadi perubahan sistem mutu
c. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
d. lnstruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
e. Bila terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik

9. Melakukan penarikan dan pernusnahan dokumen dan Rekaman

a. Kepala Puskesmas menarik salinan dokumen dan rekaman
yang sudah tidak berlaku dari peredaran dengan rnenggunakan
formulir bukti penarikan dokurnen
b. Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik, dimusnahkan
dengan cara dibakar dan dicatat dalam formulir berita acara
pemusnahan dokumen
c. Dokumen dan rekaman asli dari dokumen yang sudah ditarik diberi
cap 'TAK TERKENDALI' . dan disimpan sebagai arsip
d. Forrnulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan .

1 O. Melakukan Peninjauan Ulang Dokurnen

Setiap dokurnen ditinjau ulang setiap satu tahun sekali

11. Melakukan Pengendalian Dokumen Eksternal

Penanggung jawab dan pelaksana program mengidentifikasi dan
mengendalikan distribusi dokumen eksternal dengan formulir daftar
dokumen eksternal. Bila suatu dokumen eksternal sudah tidak digunakan,
Kepala Puskesmas atau Ka. Subbag Tata Usaha menarik dokumen
eksternal tersebut dan dicatat dalam formulir daftar dokumen eksternal.

3/5
 ----
7. Bagan Alir --

Menetapka
n
jenls
dokumen
( dan r kam
n

Membuat dokumen dan

rekaman

Mengesahan isi dokumen

dan rekaman

Memberikan identitas
dokumen

Memberi penomoran
dokumen

Menerbitkan dan
mendistribusi dokumen dan
rekaman

Merevisi dokumen dan

rekaman

Menerbitkan ulang dokumen

dan rekaman

Melakukan penarikan
dan pemusnahan
dokumen dan rekaman

Melakukan peninjauan
ulang dokumen

8. Hal yang perlu

diperhatikan
9. Unit terkait

10. Dokumen 1. Formulir Bukti Penerimaan dokumen

terkait 2. Formulir Daftar lnduk Dokumen
3. Formulir Daftar lnduk Formulir
4. Formulir Usulan Revisi

4/5
 ~ulir Bukti Penarikan Dokumen
6·
Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen

7 . Formulir Daftarinduk dokumen eksternal

historis

l::_ -L-===============~~~~~~~~~-
No Yang diubah lsi Perubahan Tanggal Mulai
diberlakukan

5/5