PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

No. Dokumen : SOP/KTU/PMGG/003

No. Revisi : 0
SOP Tanggal Terbit
Halaman
:
:
03 Januari 2017
1/3

PUSKESMAS
dr. Hessi Arfina
MANGGENG
19820320 200804 2 001

1. Pengertian Dokumen yang dimaksud dalam prosedur ini adalah semua dokumen
yang terkait dengan sistem manajemen mutu yang dipergunakan
sebagai acuan dalam kegiatan pengendalian mutu.
 Dokumen Level 1 :
Menjelaskan kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen
mutu Puskesmas Manggeng yang memuat ketentuan-
ketentuan / persyaratan-persyaratan / kebijakan-kebijakan
yang dipergunakan sebagai acuan umum dalam menjalankan
semua kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa Surat
Keputusan Pimpinan.
 Dokumen Level 2 :
Menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan proses
/ sistem manajemen mutu Puskesmas Manggeng yang
digunakan sebagai acuan spesifik dalam menjalankan suatu
kegiatan operasional Puskesmas; dapat berupa pedoman /
manual dan uraian tugas pokok dan fungsi.
 Dokumen Level 3 :
Sebagai penunjang pelaksanaan prosedur pelayanan kesehatan
Puskesmas Manggeng dapat berupa formulir-formulir,
kerangka acuan, dan standar prosedur operasional (SPO);
dokumen sistem manajemen mutu ini yang mengatur /
mengkoordinasikan kegiatan / proses secara lintas fungsi agar
dicapai sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan.
 Dokumen Level 4 :
Dokumen dalam proses sistem manajemen mutu yang berupa
rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan
kebijakan, pedoman dan prosedur, distribusi, penyimpanan,
pencarian kembali, dan proses penarikan dokumen yang
kadaluarsa, maupun formulir-formulir, catatan-catatan hasil
kegiatan serta dokumen lainnya.

2. Tujuan Memastikan seluruh dokumen sistem manajemen mutu terkendali dan

digunakan sesuai dengan kebutuhan yang ada di Puskesmas
Manggeng Kabupaten Aceh Barat Daya.

3. Kebijakan a. Keputusan Kepala Puskesmas Manggeng No. 094/SK.K-

PKM.MGG/I/2017, tgl. 03-01-2017 tentang pengendalian
dokumen dan pengendalian rekaman.
4. Referensi 1. Pedoman penyusunan dokumen mutu FKTP, Ditjen Bina Upaya
Kesehatan Dasar Kemenkes, 2014
2. Manual mutu Puskesmas Manggeng Kabupaten Aceh Barat Daya
5. Prosedur 1. Penerbitan dan Persetujuan Dokumen
a. Setiap dokumen yang akan diterbitkan harus diserahkan
kepada Wakil Manajemen Mutu atau Koordinator Pokja SPO
untuk dilakukan peninjauan sebelum diterbitkan.
b. Dokumen baru yang disetujui akan diberikan nomor
dokumen dan status revisi baru sedangkan dokumen lama
yang disetujui hanya diberikan status revisi baru.
c. Kepala Puskesmas akan menandatangani dokumen pada
tempat yang disediakan sebagai tanda persetujuan penerbitan
kemudian dokumen diberi status “Master”.
d. Master dokumen tersebut akan disimpan oleh Wakil
Manajemen Mutu, dan kemudian membuat salinannya sesuai
dengan kebutuhan, untuk di distribusikan.
e. Wakil Manajemen Mutu kemudian mencatat nama, dank ode
dokumen yang ada serta nama unit pemegang Salinan
dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen Internal.

2. Perubahan Dokumen
a. Pengajuan perubahan dokumen yang akan dirubah sebagian
atau seluruhnya harus menyertakan Lembar Perubahan
Dokumen yang mencatumkan nomor, nama dokumen, alasan
perubahan dan nama sreta tanda tangan pihak yang
mengajukan permohonan.
b. Draft dokumen baru serta formulir Lembar Perubahan
Dokumen tersebut diserahkan kepada Wakil Manajemen
Mutu untuk ditinjau.
c. Juka permohonan untuk perubahan tersebut disetujui, maka
dilakukan penerbitan dokumen baru dengan mengikuti
prosedur penerbitan dokumen di atas, jika permohonan tidak
disetujui maka akan dikembalikan kepada pemohon untuk
diperbaik kembali.
d. Wakil Manajemen Mutu akan mencatat peribahan / revisi
yang dilakukan pada Lembar Revisi yang tersedia sebagai
bukti terjadinya perubahan dokumen.

3. Distribusi Dokumen
a. Pendistribusian dokumen dilakukan dengan menggunakan
Lembar Serah Terima Dokumen yang disiapkan oleh Wakil
Manajemen Mutu. Lembar Serah Terima Dokumen dibuat dua
Salinan, satu untuk Wakil Manajemen Mutu satu Salinan
untuk penerima dokumen.
b. Setiap Salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan
status “Tidak Terkendali” atau “Terkendali” ditentukan
tergantung dari kepentingan penggunaannya.
c. Dokumen “Tidak Terkendali” yang telah didistribusikan tidak
akan diperbaharui atau direvisi, jika terjadi perubahan pada
dokumen tersebut.
 d. Dokumen “Terkendali” yang didistribusikan akan
diperbaharui atau direvisi jika terjadi perubahan pada
dokumen tersebut.
e. Wakil Manajmen Mutu bertanggung jawab untuk memastikan
Salinan dokumen yang resmi diterima oleh pihak yang dituju
dan mencatat pemegang Salinan dokumen tersebut dalam
Daftar Dokumen Internal.
f. Semua Salinan dokumen lama yang telah dirubah dan atau
tidak berlaku lagi, pada saat yang bersamaan dengan
penyerahan dokumen baru dipastikan tidak digunakan dan
disingkirkan dari tempat penyimpanan dan penggunaannya,
dengan memberikan status “Kadaluarsa”

4. Penomoran / Pengkodean Dokumen

a. Setiap dokuemn internal dari sistem manajemen mutu yang
dijalankan memiliki identitas kode / nomor dokumen sebagai
berikut: SPO/F – XXX – XXX, dengan penjelasan :
 Kelompok 1 (P/F) : Menunjukkan pilihan dokumen : SPO
= Standar Prosedur Operasional, F Formulir Khusus
Manual Mutu menggunakan kode MM dan Tugas Pokok
dan fungsi menggunakan = TPF.
 Kelompok 2 (XXX) : Menunjukkan singkatan dari Unit /
Koordinator yang memiliki dokumen tersebut, yaitu :
1) Wakil Manajemen Mutu, Kode : WMM
2) Kepala Puskesmas, Kode : KPS
3) Koordinator Tata Usaha, Kode : KTU
4) Koordinator Pencegahan dan Pemberantasan
Penyakit, Kode : PPP
5) Koordinator Kesehatan Keluarga, Kode : KKK
6) Koordinator Pelayanan Kesehatan & Farmasi, Kode :
PKF
7) Koordinator Promosi & Kesehatan Lingkungan, Kode
: PKL
8) Koordinator Puskesmas Pembantu, Kode : KPT
9) Koordinator Perawatan Rawat Inap, Kode : PRI
10) Koordinator IGD, Kode : IGD
11) Koordinator PONED, Kode : PND
 Kelompok 3 (XXX) : Menunjukkan nomor unit dokumen
pada bagian tersebut
b. Dokumen Eksternal yang sudah mempunyai kode dokumen,
tidak akan diberikan kode baru, jika dokumen belum memiliki
nomor, maka akan diberikan kode/ nomor mengikuti aturan
tersebut di atas.
c. Dokumen berupa SPO dicatat di dalam Datar SPO.

6. Unit Terkait Wakil Manajemen Mutu

Panja Kehumasan dan Protokol
 Tim Mutu
7. Dokumen 1. Lembar Perubahan Dokumen (F-WMM O06)
Terkait 2. Daftar Revisi Dokumen (F-WMM-Q07)
3. Lembar Serah Terima Dokumen (F-WMM-008)
4. Daftar Dokumen Internal (F-WMM-009)
5. Daftar Dokumen Eksternal (F-WMM-010)
6. Daftar Dokumen (F-WMM-001)
8. Rekaman NO YANG DI ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI
Historis UBAH DIBERLAKUKAN
Perubahan