5.5.1.

3
PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

No. Dokumen : 0262/MM/UKM/II/2019

SOP No. Revisi :

Tanggal Terbit : 22-02-2019
Halaman : 1/3
UPTD PUSKESMAS Nurzahri, SKM
MEURAH MULIA NIP.197712262007012002

Pengertian 1. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian

dokumen- dokumen sistem manajemen mutu yang mencakup pembuatan,
pengesahan, pendistribusian, peninjauan ulang ,penggunaan, identifikasi dan
ketelusuran, penyimpanan dan pemusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.
2. Dokumen eksternal adalah dokumen yang bukan diterbitkan oleh Puskesmas
misalnya SK Menteri Kesehatan, SK Peraturan Daerah, Buku dan referensi
lainnya.

Tujuan Sebagai Referensi melakukan Pengendalian Dokumen Ekternal.

Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor : 0042/MM/Kep/II/2019 Tentang Pengendalian

Dokumen

Referensi -
Prosedur 1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN
a. Pengendali Mutu menetapkan Jenis – jenis Dokumen yang dikendalikan
(Dokumen Terkendali) yaitu :
 Permenkes
 Kepres
 SPM Kabupaten
b. Pengendali Mutu menetapkan masa berlaku dokumen adalah selama 3 Tahun.

2. PENGESAHAN DOKUMEN
a. Setiap dokumen yang dibuat harus mendapat bukti persetujuan dan
pengesahan dari personil yang berwenang, sebagai berikut :
No Jenis Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan

3. PEMBERIAN IDENTITAS DAN PENOMORAN DOKUMEN

a. Setiap dokumen terkendali langsung memiliki bagian Header yang merupakan
identitas dokumen, berisi :
 Logo Pemerintah Kabupaten Aceh Utara dan tulisan UPTD Puskesmas
Meurah Mulia
 Nama/ Judul Dokumen
 Nomor Kode
 Nomor Revisi
 Tanggal ( Mulai ) Berlaku
 Halaman
  Penanggung Jawab ( Disiapkan, Diperiksa, Disahkan )

Contoh Header Sebagai berikut :

Judul PENGENDALIAN Penaggung Jawab

DOKUMEN
EKSTERNAL
No.Kode /SOP/UKM/MM/2019 Disiapkan Diperiksa Disahkan
No.Revisi 0
Tanggal
Berlaku
Halaman

b. Judul terdiri dari Permenkes, Kepres, SPM Kabupaten

c. Tata cara penomoran Permenkes : MM/ Permenkes/ 2019 MM adalah
singkatan dari Meurah Mulia, Permenkes adalah singkatan dari Peraturan
Menteri Kesehatan, dan 2019 adalah tahun penerbitan.
d. Tata cara penomoran Kepres : MM/ Kepres/ 2019 MM adalah singkatan dari
Meurah Mulia, Kepres adalah singkatan dari Keputusan Presiden, 2019 adalah
tahun penerbitan
e. Tata cara penomoran SPM : MM/SPM/2019 MM adalah singkatan dari MM,
SPM adalah singkatan dari Standar Pelayanan Minimal, 2019 adalah tahun
penerbitan
f. Nomor Revisi adalah urutan revisi dari pertama kali diterbitkan
g. Tanggal berlaku adalah tanggal dokumen itu diterbitkan /diberlakukan.
h. Halaman diisi dengan nomor halaman dan jumlah halaman dalam dokumen
tersebut.

4. PENERBITAN DOKUMEN
a. Dokumen yang telah mendapat pengesahan/ Persetujuan, dokumen
diperbanyak dan didistribusikan oleh manajemen mutu kepada pihak yang
berkepentingan
b. Sub Unit yang menerima salinan dokumen harus menandatangani form
penerimaan dokumen dan dokumen aslinya disimpan / diarsipkan dengan baik
oleh Pengendali mutu.
c. Pengendali mutu mengisi daftar induk dokumen
d. Bila dilakukan peminjaman dokumen maka peminjam harus mengisi formulir
peminjaman dokumen dengan persetujuan pengendali mutu.
e. Salinan Dokumen harus diberi Cap ”DIKENDALIKAN” dengan cap warna
hijau agar mudah dikenal dan menandakan dokemen tersebut berlaku.

5. PENERBITAN ULANG DOKUMEN

Jika terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik dengan formulir penarikan
Dokumen

6. DITRIBUSI DOKUMEN
Setiap dokumen eksternal yang digunakan harus diberi status dengan jelas :
 Cap warna hijau untuk DOKUMEN DIKENDALIKAN
 Cap warna Biru untuk DOKUMEN TIDAK DIKENDALIKAN
 Cap warna merah untuk DOKUMEN KADALUARSA

7. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

a. Jika dokumen sudah direvisi atau dokumen baru sudah dibuat, maka penendali
 mutu harus menarik semua dokumen yang sudah direvisi
b. Setiap unit yang dokumennya ditarik harus mengisi formulir penarikan
dokumen
c. Salinan yang ditarik dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat pada
formulir pemusnahan dokumen
d. Dokumen asli harus diberi Cap kadaluarsa dengan warna merah untuk
menandakan bahwa dokumen tersebut sudah tidak digunakan lagi dan
dokumen tersebut disimpan dan di arsipkan secara khusus oleh pengendali
mutu
e. Formulir penarikan dan dokumen pemusnahan disimpan oleh pengendali
mutu.

Unit Terkait 1. Pokja ADMEN

2. Pokja UKM
3. Pokja UKP

Rekaman Historis perubahan

NO Isi Perubahan Tanggal mulai

diberlakukan