PENGENDALIAN DOKUMEN KEBIJAKAN

No. Dokumen : /PKMKM/TU/SOP/I/2019

No Revisi :-
SOP Tanggal Terbit : 2 Januari 2019
Halaman : 1/2

UPT PUSKESMAS
KARDIMAN, SKM., M.M
RAWAT INAP
NIP. 197509131995021002
KEMBANG MUMPO
1. Pengertian 1. Suatu panduan pengendalian dokumen kebijakan system
manajemen mutu yang mencakup pembuatan , distribusi,
penggunaan,perubahan dengan mengikuti ketentuan yang di
atur dalam prosedur ini.
2. Tujuan 1. Prosedur pengendalian dokumen ini dibuat untuk
memastikan semua dokumen yang terkait dengan sistem
manajemen mutu dapat dikelola dan dikendalikan secara
efektif sehingga memenuhi persyaratan standard.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPT Puskesmas Rawat Inap Kembang
Mumpo Nomor: /PKMKM/TU/SK/I/2019 tentang
Pengendalian Dokumen Kebijakan.
4. Referensi Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama, Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan,
Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar, Tahun 2015
5. Prosedur/ 1. Menetapkan jenis dokumen dan rekaman
Langkah-langkah
Kepala puskesmas / MR / pemegang program / koordinator
unit / menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali,
meliputi : manual mutu,prosedur kerja/ SOP dan formulir.
2. Membuat dokumen dan rekaman
Koordinator manajemen menetapkan sistematika pembuatan
dokumen sebagai berikut:
Prosedur kerja dan instruksi kerja terdiri dari: pengertian,
tujuan, kebijakan, prosedur,diagram alir (jika diperlukan),
unit terkait, referensi, dokumen terkait, catatan
revisi/perubahan.
Pengesahan isi dokumen dan rekaman
3
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan
dan pengesahan dari kepala puskesmas.
4 Memberikan identitas dokumen
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang
merupakan identitas dokumen yang berisi:
Judul dokumen, nomor kode dokumen, terbitan ( dua digit ),
revisi, tanggal mulai berlaku halaman, penanggung jawab
(disiapkan,diperiksa,disahkan).
5 Memberi penomoran dokumen
 Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Pemerintah
Daerah Kabupaten Lebong.
  Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan
sistem pengkodean yang telah ditentukan,
 Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean,
 Urutan penomoran meliputi: Kode urusan pemerintahan,
nomor surat keluar, kode puskesmas, kode program.
 Contoh: 800/53/0206/1.1
6 Menerbitkan dan mendistribusikan
Dokumen yang ditelah dibuat diterbitkan dan didistribusikan
kepada pihak-pihak terkait yang berkepentingan.
7 Penyimpanan Dokumen/ arsip.
 Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
 Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda:
 Umum: resep umum,
 Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan,
 Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal
untuk resep yang diberikan kepada pasien yang
dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
 Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan
sistempenyimpanan dokumen/ arsip aturan Pemerintah
Daerah KabupatenLebong,
Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan
manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua
kelompok pelayanan dan program,
6. Diagram Alir
Menetapkan jenis dokumen dan
rekaman

Membuat dokumentasi dan

rekaman

Pengesahan isi dokumen dan

rekaman

Memberikan identitas
dokumen

Memberi penomoran
dokumen

Menerbitkan dan
mendistribusikan

7. Hal-hal yang perlu

diperhatikan
8. Unit terkait
9. Dokumen terkait
10. Rekaman Historis