PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen :-

No. Revisi :-
SOP
Tanggal Terbit :

Halaman : 1/2

UPTD Puskemas
dr Eka Rury
Badak Baru

1. Pengertian 1. Dokumen adalah Informasi dengan media pendukungnya.

2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan mengatur dokumen dari mulai
pembuatan pemeliharaan dokumen sampai meninjau ulang dan pemusnahannya.
3. Standar Operasional Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan sebuah
kegiatan atau proses.
4. Distribusi adalah kegiatan menyerahkan salinan dokumen kepada unit – unit
terkait.
5. Revisi Dokumen adalah perubahan terhadap suatu dokumen.
6. Penarikan Dokumen adalah kegiatan menarik dokumen yang sudah tidak berlaku
dari unit terkait.
7. Pemusnahan Dokumen adalah kegiatan memusnahkan / menghancurkan salinan
dokumen yang sudah tidak berlaku agar tidak terjadi kesalahan penggunaan.
8. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang memenuhi persyaratan sebelum
diterbitkan, peredarannya diawasi, bila dilakukan revisi maka dokumen lama harus
disingkirkan dan diganti dengan dokumen baru, dokumen dicatat.
9. Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal UPTD
Puskesmas Badak Baru.
10. Dokumen Eksternal adalah dokumen dari luar UPTD Puskesmas Badak
Baru yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.

2. Tujuan 1. Mengendalikan seluruh dokumen yang berlaku.

2. Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah digunakan.
3. Menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Nomor : ............... tentang Pengendalian
Dokumen Puskesmas Badak Baru.
4. Referensi Permenkes no. 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen Puskesmas.

5. Alat dan Bahan ATK

6. Langkah-langkah 1. PEMBUATAN DOKUMEN

WMM menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:
1. Manual Mutu
2. Surat Keputusan
3. Pedoman
4. Panduan
5. Standar Operasional Prosedur
6. Kerangka Acuan
7. Dokumen Eksternal yang menjadi referensi
8. Formulir.

2. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

WMM menetapkan format pembuatan dokumen sebagai Standar Operasional
Prosedur, yang terdiri dari :
- Pengertian
- Tujuan
 - Kebijakan
- Referensi
- Alat dan bahan
- Prosedur
- Alur proses
- Unit Terkait
- Dokumen terkait
- Catatan Perubahan

3. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian pengesahan yang berisi:
- Lambang Kota
- Nama puskesmas
- Nama jenis dokumen
- Judul dokumen
- Nomor kode dokumen
- Nomor Revisi dokumen
- Tanggal mulai berlaku
- Halaman
- Nama Kepala Puskesmas
- Pengesahan dokumen

4. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, WMM memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4
bagian:
Bagian I Menunjukkan unit yang membuat dokumen
ADMEN : Administrasi dan Manajemen
LOKET : Unit Pendaftaran & rekam medis PU
: Poli Umum
PG : Poli Gigi
PL : Poli Lansia
KIA : Ruang Pelayanan & Program Ibu Hamil, Anak, KB
IMUN : Unit Imunisasi
FARM : Ruang Farmasi
GIZI : Unit Gizi
LAB : Unit Laboratorium
SNTS : Unit Sanitasi & Program Kesehatan Lingkungan
PROMKES : Program Promosi Kesehatan
TU : Unit Tata Usaha
P2P : Program Pencegahan dan Pengendalian Penyakit

Bagian II menunjukkan Jenis dokumen

MM menunjukkan Manual Mutu PM
menunjukkan Pedoman
PA menunjukkan Panduan
KA menunjukkan Kerangka Acuan
SOP menunjukkan Standar Operasional Prosedur
FORM menunjukkan Formulir

Bagian III menunjukkan nomor urut dokumen (01, 02, 03,...........dst)

Bagian IV menunjukkan tahun penerbitan dokumen dengan 4 digit

Contoh: ADMEN / SOP-01/ 2018
ADMEN menunjukkan unit yang membuat dokumen
SOP menunjukkan jenis dokumen
01 menunjukkan nomor urut dokumen
2018 menunjukkan tahun penerbitan dokumen

5. PENGESAHAN DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan
 pengesahan dari Kepala Puskesmas.
6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN
- Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas
- WMM bertanggung jawab menyimpan dokumen asli dan memelihara Formulir
Daftar Induk, Manual Mutu, SOP, Dokumen Pendukung, dan Formulir.
- Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh WMM kepada semua unit terkait
dengan memberikan tanda contreng pada kotak ”Salinan No” dan dibuktikan
dengan Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.

7. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
7.1 Pemohon revisi mengusulkan adanya revisi.
7.2 Wakil Manajemen menyetujui permintaan revisi.
7.3 Revisi dicatat dalam rekaman catatan perubahan pada tiap dokumen.
7.4 Revisi terhadap dokumen pendukung (formulir, spesifikasi,dll) dilakukan tanpa
melakukan revisi terhadap Prosedur.
7.5 Sekretariat MUTU dan / atau WMM mendiskusikan usulan perubahan
dengan bagian terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak
mengubah isi tidak perlu dilakukan revisi.
7.6 Dokumen yang direvisi disahkan kembali oleh pejabat yang berwenang sesuai
dengan Kewenangan Pengesahan Dokumen, diberi nomor revisi dan tanggal
terbit baru oleh Sekretariat MUTU.
7.7 Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke bagian terkait, setelah itu
dokumen yang lama / kadaluarsa ditarik

8. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

- WMM menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku
- Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dihancurkan dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
- Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh WMM

9. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

- Dokumen eksternal yang didapat dari seminar, pertemuan, atau pelatihan dan
digunakan sebagai referensi puskesmas harus dilaporkan ke Sekretariat mutu.
- Semua Dokumen Eksternal disimpan di Sekretariat MUTU.

10. PENYIMPANAN DOKUMEN

- Dokumen induk sistem mutu disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat Mutu.
- Dokumen sistem mutu yang digunakan sebagai acuan / pedoman kerja disimpan
di setiap unit.
7. Diagram Alir
FLOW CHART

Pembuatan Dokumen/ Catatan

Mutu

Pengesahan Dokumen / Catatan Mutu

Pengarsipan Dokumen dan

Catatan

Pengendalian Dokumen dan

Catatan Mutu

Pengarsipan Dokumen dan

Catatan

Pengecekan Tim Manajemen Mutu dan Pengesahan

Kapus

Pengendalian Dokumen dan

Catatan Mutu

8. Hal-hal yang
perlu diperhatikan -

9. Unit Terkait
Semua Unit

10. Dokumen Terkait -

11. Rekam historis
perubahan
No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
dilakukan
`

PEMERINTAH KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS BADAK BARU
Jln. Insan raya RT. 31 Desa Badak Baru Nomor 27 Telp (0541) 7775686
Email puskesmasbadakbaru2022@gmail.com Kode Pos 75382

KEPUTUSAN
KEPALA UPTD PUSKESMAS BADAK BARU
Nomor : ............/Dinkes/PusBB/........./2022

Tentang

PENGENDALIAN DOKUMEN DI UPTD PUSKESMAS BADAK BARU

KEPALA PUSKESMAS BADAK BARU

Menimbang : a. bahwa pentingnya sistem pengendalian dokumen agar memudahkan didalam
pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya

b. bahwa sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik

dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun
dokumen akreditasi Puskesmas

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana huruf a dan b, perlu menetapkan

Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Badak Baru tentang Pengendalian
Dokumen Puskesmas pada UPTD Puskesmas Badak Baru, Kabupaten Kutai
Kartanegara
Mengingat : 1. Undang-Undang  No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
2. Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman organisasi
perangkat daerah ( Lembaran Negara Tahun 2003 nomor 14, Tambahan
Lembaran Negara Nomor 4262
3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang
Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Propinsi an
Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas
5. Kepmenkes Nomor: 269/ Menkes/ Per / III/  2008, Tentang Rekam Medik

MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Kesatu : Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Badak Baru tentang pengendalian dokumen
Kedua : Pengendalian dokumen akreditasi pada UPTD Puskesmas Badak Baru wajib
mentaati system pengendalian dokumen yang telah ditetapkan didalam Standart
Operasional Prosedur Pengendalian Dokumen
Ketiga : Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut:
A. Singkatan
1. Surat Keputusan : SK
2. Pedoman : PED
3. Panduan : PAN
4. Kerangka Acuan : KAK
5. Standar Operasional Prosedur : SOP
6. Rekam Medik : RM
7. Dokumen Eksternal : DE
B. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1.   Admen Kode : A
2.   UKM Kode : B
3.   UKP  Kode : C
4.   Standar Operasional Prosedur/ Daftar Tilik Kode : D
5.   BAB dalam akreditasi Kode 1 – 9
C. Sistem Penomoran
1. Penomoran surat masuk dan keluar atau dokumen perkantoran sesuai dengan
peraturan daerah Kabupaten Kutai Kartanegara yang berlaku ( Peraturan
Bupati No 41 Tahun 2011 Tentang Tata Naskah Dinas dilingkungan
Pemerintah Kabupaten Kutai Kartanegara )
 2. Penomoran dokumen akreditasi diurutkan sesuai dengan pengkodean dan
singkatan :
1)   Surat Keputusan :
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Bulan / Tahun
2)   Pedoman/ Panduan
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Bulan / Tahun
3)   Kerangka Acuan
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen. Kode BAB/ Bulan /
Tahun
4)   Standar Operasional Prosedur/ Daftar Tilik
Kode.No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen. Kode BAB/ Bulan /
Tahun.
5)   Dokumen Eksternal
No urut Dokumen/ Singkatan Dokumen/ Bulan dicatat/ Tahun dicatat
3.   Contoh : SK : Kode Pokja/BAB/ Singkatan Dokumen/ Bulan / Tahun (No:
A/01/ SK/ I / 2016)
D. Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1. Dokumen internal dan eksternal disimpan oleh unit administrasi dan
manajemen (admen) yang merupakan dokumen asli yang distempel
TERKENDALI. Sedangkan masing-masing kelompok pelayanan dan
program menyimpan duplikat dokumen yang distempel TIDAK
TERKENDALI.
2. Dokumen rekaman disimpan masing-masing pelaksana kegiatan, yang
merupakan dokumen TIDAK TERKENDALI
3. Dokumen rekam medik  inaktif wajib disimpan sekurang- kurangnya dua
tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat,
setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam  klinis
dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus
disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
4. Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal dua tahun.
5. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok
pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan
master dokumen semua kelompok pelayanan dan program.