PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dok : SOP/ADMEN/I/2019
No. Revisi : 01
SOP
Tanggal Terbit : 5 Januari 2019
Halaman : 1 dari 3

UPT Puskesmas
Dadirejo A. Triyono

1. Pengertian 1. Pengendalian dokumen adalah serangkaian kegiatan

penyusunan, koreksi, pengesahan, pencatatan,
distribusi, penarikan, pengarsipan dan pemusnahan
dokumen, baik dokumen perkantoran maupun
dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen/ arsip aktif dokumen yang frekuensi
pemakaian masih tinggi/ masih dipakai didalam
kegiatan, dan masih disimpan diunit- unit pelayanan,
3. Dokumen/ arsip inaktif dokumen yang frekuensi
pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai,
untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang
sudah mati atau sudah pindah.
4. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah
dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum
dibubuhi cap Puskesmas.
5. Kelompok dokumen, kelompok jenis- jenis dokumen/
rekaman seperti kelompok dokumen perkantoran,
dokumen kebijakan (SK), dokumen internal
(SOP,KA,MM,PM) dan dokumen eksternal (buku – buku
literatur)
6. Dokumen Terkendali : dokumen yang dalam
peredarannya dikendalikan oleh Dokumen Kontrol dan
apabila ada perubahan/diganti dengan yang baru maka
dokumen lama akan ditarik dari peredaran. Dokumen
baru distempel TERKENDALI dan dokumen lama
distempel “KEDALUWARSA”
7. Dokumen Tak Terkendali : dokumen yang peredarannya
tidak dikendalikan oleh Dokumen Kontrol dan apabila
dokumen lama ada perubahan ditarik kembali dan
distempel “KEDALUWARSA” untuk selanjutnya
disimpan selama 2 tahun kemudian dimusnahkan.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk
pengendalian dokumen agar dokumen Puskesmas
terkendali kerahasiaan dokumen, proses perubahan,

0
 penerbitan, distribusi dan sikulasi dokumen

3. Kebijakan SK Kepala UPT Puskesmas Dadirejo Nomor : SK/ /

KAPUS/ 2019. tentang Pedoman Penyusunan Dokumen,
Pengendalian Dokumen dan Pengendalian Rekaman
Tata cara penomoran dokumen dengan ketentuan :
1. Semua dokumen harus diberi nomor,
2. Penomoran dokumen dengan ketentuan sebagai :
a) Dokumen dibagi menjadi 4 (empat) kelompok
yaitu kelompok : dokumen perkantoran:
kebijakan (SK); dokumen pedoman/Panduan,
Kerangka acuan, SOP (SOP,KA,MM,PM,); dan
dokumen eksternal (buku-buku pedoman,
literatur)
b) Penomoran dokumen perkantoran mengacu pada
ketentuan Pemerintah kabupaten Purworejo
c) Penomoran kebijakan (SK) dengan ketentuan :
SK/KAPUS/Nomor/Tahun
Contoh : SK/KAPUS/I/2019
d) Penomoran Dokumen prosedur/pedoman dengan
ketentuan : Kode prosedur atau pedoman/kode
Upaya/ No.dokumen/Tahun
Contoh : SOP/ADMEN/II/2019
e) Penomoran dokumen eksternal dengan ketentuan
: Dokumen Eksternal(DE)/Kode upaya/Program/
No. dokumen
Contoh : DE/UKM/Gizi/007/2019
3. Nomor dokumen tiap-tiap kelompok menurut nomor
urut datang dokumen

Tiap kelompok dokumen dibuatkan buku kendali masing-

masing
4. Referensi 1. Permenpan No. 35 tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Standar Operasional Prosedur
Administrasi Pemerintahan
2. Permenkes No.269 tahun 2008 tentang Rekam Medis
3. Pedoman Penyusunan Dokumentasi Akreditasi Fasilitas
Kesehatan Tingkat Pertama, Depkes RI, 2015.
5. Prosedur 1. Pelaksana Upaya bersama-sama menyusun
rancangan dokumen pelaksanaan
program/pelayanan,
2. Pelaksana Upaya/pelayanan dan penanggungjawab
program /pelayanan membahas dokumen yang

1
 telah disusun oleh pelaksana program/pelayanan,
3. Penanggungjawab program/pelayanan dan ketua
tim akreditasi membahas rancangan dokumen,
4. Penanggungjawab program/pelayanan dan atau
ketua tim akreditasi menyampaikan rancangan
dokumen kepada Kepala Puskesmas,
5. Kepala Puskesmas memeriksa rancangan dokumen
( bila masih ada yang kurang dikembalikan untuk
diperbaiki),
6. Kepala Puskesmas membubuhkan tanda tangan
pada dokumen,
7. Ketua tim akreditasi menyerahkan dokumen
kepada sekretaris tim akreditasi untuk
didokumentasikan dan didistribusikan,
8. Sekretaris tim akreditasi mencatat dokumen
(memberikan nomor, terbitan, revisi, tanggal terbit)
pada buku kendali dokumen menurut kelompok
dokumen sesuai ketentuan yang berlaku,
9. Sekretaris tim akreditasi menggandakan dokumen,
10. Sekretaris tim akreditasi mendistribusikan
dokumen yang sudah diberi stempel
“TERKENDALI” kepada unit terkait memakai
ekspedisi dan/atau formulir tanda terima,
11. Sekretaris tim akreditasi menyimpan master,
12. Sekretaris tim akreditasi menarik dokumen lama
jika ada penggantian dokumen,
13. Sekretaris tim akreditasi mencatat perubahan
dokumen pada rekaman histori perubahan,
14. Sekretaris tim akreditasi menyimpan dokumen
lama dan membubuhkan stempel
“KEDALUWARSA”,
15. Sekretaris tim akreditasi memusnahkan dokumen
kedaluwarsa sesuai waktu yang telah ditetapkan.
6. Diagram Alir
Mulai

2
 (bila perlu)
Penyusunan Rancangan
Pelaksana
dokumen Dok

Pelaksana
Penyusunan Pembahasan
, PJ,
dokumen dokumen
Ket.
AKred

Pelaksana,
Penetapan Dokumen
PJ,
Dokumen Legal
Ket. Akred
Ka Pus

Penandatang Dokumen
Ket. Akred
an Dokumen SAH
Ka Pus

Ket. Akred Distribusi Pemberlakuan

Sekr Akred Dokumen dokumen
Ka Pus

Arsip Penyimpanan
Ket. Akred
Dokumen dokumen
Sekr Akred

7. Unit terkait 1. Kepala Tata Usaha

2. Penanggung jawab UKM
3. Penanggung jawab UKP
4. Penanggung jawab Jaringan Pelayanan Puskesmas
5. Ketua Tim Mutu
6. Semua penanggung jawab program

8.Rekaman No Yang diubah Isi Perubahan Tanggal mulai

Historis diberlakukan

3
Perubahan