PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

DATA

No. Dokumen : 440/039.SOP/Kmrg

No. Revisi : ...................
SOP
Tanggal terbit : 03 Februari 2018
Halaman : 1/2
UPT
drg. Wiwin Widianingsih
Puskesmas
NIP. 19791026 201101 2 001
DTP Kamarang

1. Pengertian Pengendalian dokumen dan data adalah semua dokumen yang

terkait dengan sistem Manajemen Mutu yang digunakan sebagai
acuan dalam kegiatan pengendalian Mutu;
a. Dokumen level 1 :
Menjelaskan Kebijakan dan uraian singkat sistem manajemen
mutu UPT Puskesmas DTP Kamarang;
b. Dokumen level 2 :
Menjelaskan rincian metode dan cara kerja pelaksanaan
proses/sistem manajemen mutu UPT Puskesmas DTP
Kamarang berupa Pedoman/Manual;
c. Dokumen level 3 :
Sebagai penunjang pelaksanaan prosedur pelayanan
kesehatan UPT Puskesmas DTP Kamarang dapat berupa
formulir-formulir dan Standar operasional prosedur (SOP).
d. Dokumen level 4 :
Rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat
pelaksanaan kebijakan, pedoman dan prosedur, distribusi,
penyimpanan, pencarian kembali, dan proses penarikan
dokumen yang kadaluwarsa, maupun formulir-formulir,
catatan-catatan hasil kagiatan serta dokumen lainnya.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pengendalian
dokumen dan data.
3. Kebijakan Keputusan Kepala Puskesmas Kamarang Nomor
440/069.SK/Kmrg tentang Pengendalian Dokumen dan
Pengendalian Rekaman.
4. Referensi 1. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi, Ditjen Bina Upaya
Kesehatan Dasar Kemenkes, 2015
2. Manual Mutu UPT Puskesmas DTP Kamarang
5. Prosedur 1. Penerbitan dan Persetujuan Dokumen
 a. Setiap dokumen yang akan diterbitkan harus diserahkan
kepada Ketua Manajemen Mutu untuk dilakukan peninjauan
sebelum diterbitkan.
b. Dokumen baru yang disetujui akan diberikan nomor
dokumen dan status revisi baru sedangkan dokumen lama
yang disetujui hanya diberikan status revisi baru.
c. Kepala Puskesmas akan menandatangani dokumen pada
tempat yang disediakan sebagai tanda persetujuan
penerbitan kemudian dokumen diberi status "Master".
d. Master dokumen tersebut akan disimpan oleh Ketua
Manajemen Mutu, dan kemudian membuat salinannya
sesuai dengan kebutuhan, untuk didistribusikan.
e. Ketua Manajemen Mutu kemudian mencatat nama, dan
kode dokumen yang ada serta nama unit pemegang salinan
dokumen tersebut dalam Daftar Dokumen Internal.
2. Perubahan Dokumen
a. Pengajuan perubahan dokumen yang akan dirubah
sebagian atau seluruhnya harus menyertakan Lembar
Perubahan Dokumen yang mencantumkan nomor, nama
dokumen, alasan perubahan dan nama serta tanda tangan
pihak yang mengajukan permohonan.
b. Draft dokumen baru serta formulir Lembar Perubahan
Dokumen tersebut diserahkan kepada Ketua Manajemen
Mutu untuk ditinjau.
c. Jika permohonan untuk perubahan tersebut disetujui, maka
dilakukan penerbitan dokumen baru dengan mengikuti
prosedur penerbitan dokumen diatas, jika permohonan tidak
disetujui maka akan dikembalikan kepada pemohon untuk
diperbaiki kembali.
d. Ketua Manajemen Mutu akan mencatatkan
perubahan/revisi yang dilakukan pada Lembar Revisi yang
tersedia sebagai bukti terjadinya perubahan dokumen.
3. Distribusi Dokumen
a. Pendisribusian dokumen dilakukan dengan menggunakan
Lembar Serah Terima Dokumen yang disiapkan oleh Ketua
Manajemen Mutu. Lembar Serah Terima Dokumen dibuat
dua salinan, satu untuk Ketua Manajemen Mutu satu salinan
untuk penerima dokumen.
b. Setiap salinan dokumen yang didistribusikan akan diberikan
 status "Tidak Terkendali" atau "Terkendali" ditentukan
tergantung dari kepentingan penggunaannya.
c. Dokumen "Tidak TerKendali" yang telah didistribusikan tidak
akan diperbaharui atau direvisi, jika terjadi perubahan pada
dokumen tersebut.
Dokumen “Terkendali" yang didistribusikan akan
diperbaharui atau direvisi jika terjadi perubahan pada
dokumen tersebut.
d. Ketua Manajemen Mutu bertanggung jawab untuk
memastikan salinan dokumen yang resmi diterima oleh
pihak yang dituju dan mencatat pemegang salinan dokumen
tersebut dalam Daftar Dokumen Internal.
e. Semua salinan dokumen lama yang telah dirubah dan atau
tidak berlaku lagi, pada saat yang bersamaan dengan
penyerahan dokumen baru dipastikan tidak digunakan dan
disingkirkan dari tempat penyimpanan dan penggunaannya,
dengan memberikan status "Kadaluarsa".
4. Penomoran/Pengkodean dokumen
a. Dokumen Surat Keputusan (SK)
440/AAA.SK./Kmrg
440 : Menyatakan nomor indeks kesehatan
AAA : Menyatakan nomor urut dokumen
SK : Menyatakan jenis dokumen
Kmrg : Menyatakan puskesmas kamarang
b. Dokumen SOP (Standar Operasional Prosedur)
440/AAA.SOP/Kmrg
440 : Menyatakan nomor indeks kesehatan
AAA : Menyatakan nomor urut dokumen
SOP : Menyatakan jenis dokumen
Kmrg : Menyatakan puskesmas kamarang
c. Dokumen DT (Daftar Tilik)
440/AAA.DT/Kmrg
440 : Menyatakan nomor indeks kesehatan
AAA : Menyatakan nomor urut dokumen
DT : Menyatakan jenis dokumen
Kmrg : Menyatakan puskesmas kamarang
6. Unit Terkait Ketua Manajemen Mutu
Pokja Admen, UKM, UKP
 Tim Mutu

8. Rekaman Historis Perubahan

Yang Tanggal mulai

No Isi Perubahan
dirubah diberlakukan