PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

No.Dokumen : 407/60/2017

SOP No. Revisi :

Tanggal Terbit : 22 Maret 2017
Halaman :4

PUSKESMAS
PENANGGALAN SARIFIN USMAN KOMBIH
Nip. 197309232002121001

1. Pengertian 1. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen – dokumen sistem manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, pengesahan, pendistribusian, peninjauan
ulang, penggunaan, identifikasi dan ketelusuran, penyimpanan, dan
permusnahan dokumen yang sudah tidak berlaku.
2. Dokumen eksternal adalah dokumen yang diterbitkan oleh
puskesmas misalnya SK Menteri Kesehatan, SK Peraturan Daerah,
Buku dan referensi lainnya.
2. Tujuan Sebagai referensi melakukan Pengendalian Dokumentasi Eksternal
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor /UKM/PNG/2017 Tentang pengendalian
Dokumen
4. Referensi -
5. Prosedur 1. PENETAPAN JENIS DOKUMEN
a. Pengendali mutu menetapkan jrnis – jenis Dokumen yang
dikendalikan ( Dokumen Terkendali ) Yaitu :
 Permenkes
 Kepres
 SPM Kabupaten
b. Pengendali mutu menetapkan masa berlaku dokumen adalah
selama 3 Tahun.
2. PENGESAHAN DOKUMEN
a. Setiap dokumen yang dibuat harus mendapat bukti persetujuan
dan pengesahan dari personil yang berwenang, sebagai berikut :
NO Jenis Dokumen Disiapkan Diperiksa Disahkan
3. PEMBERIAN IDENTITAS DAN PENOMORAN DOKUMEN
a. Setiap dokumen yang terkendali langsung memiliki bagian Header
yang merupakan identitas dokumen, berisi:
 Logo pemerintah kota subulussalam dan tulisan Puskesmas
Penanggalan
 Nama / Judul Dokumen
 Nomor Kode
 Nomor Revisi
 Tanggal ( Mulai ) Berlaku
 Halaman
 Penanggung Jawab (Disiapkan, Diperiksa, Disahkan
Contoh Header Sebagai berikut:
Judul PENGENDALIAN Penanggung Jawab
DOKUMEN
EKSTERNAL
No Kode SOP/UKM/PNG/2 Disiapkan Diperiksan Disahkan
106
Tanggal
Berlaku
Halaman

b. Judul Terdiri dari Permenkes, Kepres, SPM Kabupaten

c. Tata cara Penomoran Permenkes : PNG / Permenkes adalah
singkatan dari Peraturan Menteri Kesehatan, dan 2017
adalah tahun penerbitan
d. Tata cara Penomoran Kepres : PNG / SPM / 2017 PNG adalah
singkatan dari , SPM adalah singkatan dari KepStandar
Pelayanan, 2017 adalah tahun Penerbitan
e. Tata cara Penomoran SPM : PNG/SPM/2017 PNG adalah
singkatan dari Standar Pelayanan Minimal, 2017 adalah
tahun Penerbitan
f. Nomor Revisi adalah urutan revisi dari pertama kali di
terbitkan
g. Tanggal berlaku adalah tanggal dokumen itu di terbitkan /
diberlakukan.
h. Halaman diisi dengan nomor halaman dan jumlah halaman
dalam dokumen teresebut.
 4. PENERBITAN DOKUMEN
a. Dokumen yang telah mendapat pengesahan / persetujuan,
dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh manajemen
mutu kepada pihak yang berkepentingan
b. Sub Unit yang menerima salinan dokumen harus mendatangi
form penerimaan dokumen dan dokumen aslinya di simpan /
diarsipkan dengan baik oleh Pengendali mutu.
c. Pengendali Mutu mengisi daftar induk Dokumen
d. Bila dilakukan peminjaman dokumen maka peminjam harus
mengisi formulir peminjam dokumen dengan persetujuan
pengendali mutu.
e. Salinan Dokumen harus diberi Cap “DIKENDALIKAN” dengan
cap warna hijau agar mudah dikenal dan menandakan
dokumen tersebut berlaku.
5. PENERBITAN ULANG DOKUMEN
Jika terjadi penerbitan ulang, dokumen lama ditarik dengan
formulir penarikan Dokumen
6. DISTRIBUSIDOKUMEN
Setiap Dokumen eksternal yang digunakan harus diberi status
dengan jelas :
a. Cap warna hijau untuk DOKUMEN DIKENDALIKAN
b. Cap warna biru untuk DOKUMEN TIDAK DIKENDALIKAN
c. Cap warna merah untuk DOKUMEN KADALUARSA

7. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

a. Jika dokumen sudah di revisi atau dokumen baru sudah
dibuat, maka pengendali mutu harus menarik semua
dokumen yang sudah di revisi.
b. Setiap unityang dokumennya ditarik harus mengisi formulir
penarikan dokumen
c. Salinan yang ditarik dimusnahkan dengan cara dibakar dan
dicatat pada formulir permusnahan dokumen
d. Dokumen asli harus diberi Cap kadaluarsa dengan warna
merah untuk menandakan bahwa dokumen tersebut sudah
tidak digunakan lagi dan dokumen tersebut tersimpan dan
diarsipkan secara khusus oleh pengendali mutu
e. Formulir penarikan dan dokumen pemusnahan disimpan
oleh pengendali mutu.

6. Bagan Alir -
7. Unit Terkait Semua Program

8. Dokumen Dokumen pelaporan semua program

terkait

9. Hal-hal yang -
perlu
diperhatikan
10. Historis No Yang diubah Isi perubahan Tanggal mulai
perubahan diberlakukan