PENGENDALIAN DOKUMEN

No.Dokum :
en

No. Revisi :-
SOP
Tanggal :
terbit

Halaman :

PUSKESMAS Dina A Mooy, Amd.Keb

SASI NIP.19730917 199212 2 004
1. Pengertian Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan pengendalian
dokumen-dokumen yang mencakup pembuatab, distribusi, penggunaan,
perubahan dengan mengikuti ketentuan / metode yang diatur dalam prosedur
ini.
Dokumen dibagi atas 2 yaitu
A. Dokumen terkendali adalah bahwa dokumen acuan kerja tersebut di up
date/ diperbaharui secara berkala sesuai perubahan-perubahan yang
terjadi selama pemakainya.
B. Dokumen tidak terkendali adalah bahwa dokumen tersebut sejak
diterbitkan tidak di up date/diperbarui dan karenanya tidak diperuntukan
sebagai acuan kerja.
2. Tujuan Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen agar sesuai dengan
persyaratan system manajemen mutu.

3. Kebijakan Permenkes Nomor 43 tahun 2019

4. Referensi 1. Pedoman Tata Naskah Bupati Timor Tengah Utara Tahun 2023

2. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Sasi tahun 2023

5. Alat dan 1. Komputer

bahan 2. Lemari dokumen
3. Printer
4. Alat tulis
5. Dokumen
6. Stempel

6.Prosedur A. Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal-hal sebagai berikut:

1. Pengkodean dokumen Akreditasi :
a) BAB l : A
b) BAB II : B
c) BAB III : E
d) BAB IV : C
e) BAB V : D
2. Jenis-jenis dokumen
a) Standar Operasiona Prosedur disingkat SOP
b) Daftar Tilik disingkat DT
c) Kerangka Acuan Kerja disingkat KAK
 d) Surat Keputusan disingkat SK
3. System Penomoran
a) Surat masuk dan keluar sesuai dengan peraturan Pemerintah Kabupaten
Timor Tengah Utara (Tata Naskah)
b) Penomoran kelompok dokumen Akreditasi disesuaikan dengan tata naskah
puskesmas
c) Contoh Sistem penomoran:
 SK :
 SOP :
4. Penyimpanan Dokumen Manajemen
a. Penyimpanan dokumen atau arsip perkantoran sesuai dengan system
penyimpanan dokumen aturan Tata Naskah Bupati timor Tengah Utara
b. Penyimpanan Dokumen Akreditasi disimpan dimasing-masing dikelompok
pelayanan, sedangka di admistrasi dan manajemen (admen) menyimpan
semua kelompok dan program.
B. Merevisi dokumen dan rekaman
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a) Permohonan revisi disampaikan kepada kapus
b) Permintaan revisi disetuju oleh kapus
c) Revisis dicatat dalam rekaman historis perubahan pada tiap dokumen.
C. Menerbitkan ulang dokumen
Suatu dokumen dapat diterbitkan ulang jika :
a. Terjadi perubahan sistem mutu
b. Ada perubahan struktur organisasi yang mempengaruhi isi dokumen
c. Instruksi kerja sudah tidak sesuai dengan urutan pelaksanaan tugas
d. Bila terjadi penerbitan ulang,dokumen lama ditarik
D. Melakukan penarikan dan pemusnahan dokumen
a. Ka TU menarik Salinan dokumen dan rekaman yang sudah ditarik,
dimusnahkan dengan cara dibakar dan dicatat dalam formular berita
acara pemusnahan dokumen
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahlan dengan cara dibakar
dan dicatat dalam formular berita acara pemusnahan dokumen
c. Dokumen asli dari dokumen yang sudah ditari, diberi cap “Tak
terkendali” dan disimpan Ka TU sebagai arsip
d. Formular berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh Ka TU
E. Melakukan peninjauan ulang dokumen

Bagan Alir
8.Unit terkait Semua poli/inut pelayanan Puskesmas Sasi

9. Dokumen
terkait

10. Rekaman Tabel Apa yang diubah Isi perubahan Tanggal diberlakukan
No. perubahan
historis