SOP PENGENDALIAN DOKUMEN

DAN REKAMAN
No. Dokumen :
No. Revisi :
SOP
Tanggal Terbit :
Halaman :

UPT
Puskesmas Wonotirto ZAENAL FANANI
NIP. 196512101986031013

1. PENGERTIAN 1. Dokumen adalah data yang memuat informasi penting terkait

pelaksanaan kegiatan di FKTP, berupa :
a. Surat Keputusan
b. SOP
c. Pedoman / Panduan
d. KAK
2. Rekaman adalah suatu catatan yang menyatakan bahwa
sesuatu kegiatan telah dikerjakan atau suatu bukti bahwa
kegiatan telah dilaksanakan ( pelaksanaan kegiatan di FKTP),
berua :
a. Notulen
b. Hasil Monitoring
c. Hasil Evaluasi Kinerja
d. Buku Kegitana
e. Register
f. Rekam Medis

2. TUJUAN Sebagai acuan mengatur tata cara pengendalian dokumen dan

rekaman agar sesuai dengan persyaratan sistem manajemen
mutu

2. KEBIJAKAN SK Kepala Puskesmas Wonotirto

T/188.3/…./409.11.31/KPTS/2023 tentang Tim Pengendali
Dokumen UPT Puskesmas Wonotirto

1. Pedoman Tata Naskah Puskesmas Wonotirto

3. REFERENSI
2. Peraturan Bupati Blitar Nomor 04 Tahun 2022 tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Pemerintah
Kabupaten Blitar
1. Alat
4. ALAT DAN BAHAN
a. Komputer
b. Lemari dokumen
c. Mesin scanner, printer dan foto copy
d. Alat tulis
 e. Stempel

2. Bahan :
Dokumen

6. TAHAPAN 1. Mengkonsep Dokumen :

a. Dokumen dikonsep sesuai Tata Naskah yang telah
ditetapkan
b. Format dokumen harus seragam dalam satu unit FKTP
c. Sebelum dicetak dikoreksi ulang agar tidak ada kesalahan,
baik kesalahan tulis, tanggal, redaksi atau tidak sesuai
format tata naskah
d. Jika sudah tidak ada kesalahan dokumen siap dicetak dan
diterbitkan
2. Macam- macam dokumen :
a. Dokumen Asli :
1) Tandatangan basah
2) Stempel basah
3) Pada kiri atas di stempel ASLI
4) Jumlah hanya satu
5) Disimpan di bagian admin (koordinator pengendali
dokumen)
b. Dokumen Master :
1) Tandatangan basah
2) Tidak distempel
3) Jumlah hanya satu
4) Digandakan untuk menggandakan dokumen
5) Disimpan di bagian admin (koordinator pengendali
dokumen)
c. Dokumen Terkendali :
1) Tandatangan kering
2) Stempel basah
3) Pada kiri atas di stempel TERKENDALI
4) Jumlah sesuai kebutuhan
5) Dicatat ke mana didistribusikan
d. Dokumen Tidak Terkendali :
1) Tandatangan kering
2) Stempel kering
3) Berupa fto copy-an dokumen terkendali
4) Distempel TIDAK TERKENDALI
5) Jumlah sesuai kebutuhan
6) Tidak perlu dicatat ke mana didistribusikan
7) Digunakan untuk kepentingan eksternal
e. Dokumen Kadaluwarsa
 1) Dokumen Asli
2) Dokumen Terkendali
3). Distempel KADALUWARSA
4). Dicatat dan disimpan di admin
3. Mencatat Dokumen
a) Semua dokumen (SK, Pedoman/ Panduan, KAK< SOP
perlu di catat
b) Pencatatan dokumen menggunakan sofware Microsoft
Access atau menggunakan buku bantu
4. Distribusi Dokumen :
a) Semua dokumen yang didistribusikan dicatat dalam
Microsoft Access dan buku ekspedisi sebagai bukti tanda
terima
b) Dokumen Terkendali didistribusikan dalam lingkup internal
c) Dokumen Tidak Terkendali didistribusikan untuk
kepentingan eksternal
5. Revisi Dokumen :
a) Semua dokumen di review atau dikaji ulang minimal satu
tahun sekali
b) Cara mereview, diadakan rapat yang membahas tentang
dokumen tersebut
c) Hasil review dokumen ditulis dalam notulen rapat
6. Pemusnahan Dokumen
a) Semua Dokumen Kedaluwarsa yang sudah berumur lebih
dari lima (5) tahun dapat dimusnahkan
b) Sebelum dimusnahkan dibuatkan Berita
AcaraPemusnahan Dokumen
c) Pemusnahan Dokumen dapat dilkukan dengan dibakar
atau dicacah kemudian ditimbun dalam tanah

7. UNIT TERKAIT Semua Unit Pelayanan UPT Puskesmas Wonotirto

8. DOKUMEN TERKAIT

9. BAGAN ALIR

Rekaman Historis Perubahan

Tanggal Mulai
NO. Yang Dirubah Isi Perubahan
diberlakukan