PENDOKUMENTASIAN PROSEDUR DAN

PENCATATAN KEGIATAN
No. Dokumen : SOP/ / ADMEN/2017
No. Revisi :
SPO Tanggal Terbit :
Halaman :

UPT. Puskesmas R.HENDRI APRIYANTO, SKM.MPH

Singkawang Tengah I NIP. 19770417 200003 1 002

1. Pengertian Pendokumentasian prosedur adalah proses pengidentifikasian,

penyusunan, pengesahan, pencatatan, penyimpanan, penataan,
perubahan, dan pendistribusian prosedur kerja

2. Tujuan Terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan ,

distribusi dan sirkulasi dokumen

3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas Nomor 800/ /admen/2017 tentang

Pengembangan Pelayanan

4. Referensi Tata naskah

5. Prosedur 1. Pengidentifikasian
a) Ketua bab/Tim audit internal melakukan self assessment
b) Ketua bab/Tim audit internal menganalisa hasil self
assessment
c) Ketua bab/Tim audit internal memberikan hasil analisa
dokumen prosedur yang diperlukan kepada penanggung
jawab program atau layanan untuk ditindak lanjuti
2. Penyusunan
a) Pelaksana program atau layanan (unit kerja) menyusun
dokumen yang diperlukan
b) Penanggung jawab program atau layanan memeriksa
dokumen
c) Dokumen yang telah disusun disampaikan kepada tim mutu
memberikan tanggapan, koreksi, dan perbaikan terhadap
dokumen
3. Pengesahan
a) Dokumen diserahkan oleh tim mutu kepada Kepala
Puskesmas
b) Dokumen diperiksa kembali oleh Kepala Puskesmas
c) Kepala Puskesmas Mensahkan Dokumen
d) Sop diserahkan ke tim mutu
4. Pencatatan
a) Tim mutu menyerahkan Dokumen kepada Sub.bag TU
untuk meminta no naskah sesuai dengan sistem penomoran
Puskesmas
b) Sub.bag TU memberikan dan mencatat no naskah
Dokemen pada daftar dokumen internal atau external
c) Dokumen diserahkan ke tim mutu
5. Penyimpanan
a) Tim mutu menggandakan Dokumen yang telah disahkan
dan diberi no naskah
b) Tim mutu menyerahkan dokumen asli kepada Sub.bag TU
6. Pendistribusian
a) Sub.bag TU menulis di buku ekspedisi tentang Dokumen
yang akan didistribusikan
b) Sub.bag TU membubuhkan stempel TERKENDALI pada
foto kopi sop yang akan dibagikan
c) Sub.bag TU menarik dokumen lama jika ada
d) Sub.bag TU memberikan stempel Kadaluarsa pada
dokumen induk asli
7. Penataan
a) Sub. bag TU mengidentifikasi dokumen berdasar bab
b) Sub bag TU menyimpan dalam folder masing-masing bab
8. Perubahan
a) Tim mutu mengadakan Pengkajian terhadap dokumen
b) Tim mutu meminta pengesahan dokumen yang telah dikaji
Kepala Puskesmas.
c) Tim mutu merevisi dokumen (merubah seluruh halaman,
memberikan tanggal baru, menulis dikolom revisi)
d) Tim mutu memberikan dokumen revisi yang telah disahkan
kepala puskesmas kepada Sub bag TU
e) Sub bag TU menyimpan dan mendistribusikan dokumen
6. Bagan Alir 1. Pengidentifikasian

Mulai Ketua bab/tim audit internal

Kepala satuan UKP, UKM Satuan pelaksana menyusun rencana

dan Admen kegiatan berdasarkan hasil analisis
mendokumentasikan semua
kegiatan

7. Unit Terkait Semua Unit Terkait

8. Dokumen Terkait 1. NotulenPetugas melakukan

2. Absensikunjungan posyandu
9. Rekaman Histories

No Halaman Yang dirubah Perubahan Diberlakukan Tgl