PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
NO Dokumen : 0 /Pkm.Cbn/I/2018
No. Revisi : 0/0
SOP
Tanggal Terbit : Januari 2018

Halaman : 1/2
UPTD
Misradi, SKM, M.Kes
Puskesmas
NIP. 196207071983121001
Cibinong
1. Pengertian Pengendalian dokumen dan rekaman adalah suatu panduan
pengenadaliandokumen dan rekaman sistem manajemn yang mencakup
pembuatan distribusi, penggunaan, perubahan dan pemusnahan dengan
mengikuti ketentuan yang diatur prosedur ini.
2. Tujuan Sebagai Acuan Penerapan Langkah-Langkah Untuk melaksanakan
pengendalian dokumen dan rekaman.
3. Kebijakan 1. SK Kepala UPTD Puskesmas Cibinong Nomor : /Pkm.Cbn/I/2018
tentang pedoman penyusunan Tata Naskah di UPTD Puskesmas
Cibinong
2. SK Kepala UPTD Puskesmas Cibinong Nomor : /Pkm.Cbn/I/2018
tentang Pengendalian Dokumen di UPTD Puskesmas Cibinong
4. Referensi Pedoman penyusunan dokumentasi akreditasi Fasilitas kesehatan tingkat
pertama (FKTP), direktorat jenderal Pelayanan Kesehtan Mutu dan
Akreditasi Pelayanan Kesehatan Tahun 2017
5. Prosedur / 1. Persiapan Alat dan Bahan :
langkah- a. ATK
langkah b. Komputer
c. Stempel
2. Petugas yang melaksanakan :
- Kasubag TU
3. Langkah-Langkah
a. Petugas mengkoordinir dokumen yang ada di Puskesmas
b. Petugas mengidentifikasi dokumen yang ada di Puskesmas
disesuaikan dengan kebutuhan
c. Petugas menyusun dokumen yang sudah diidentifikasi untuk
ditanggapi atau diperbaiki, baik dari penulisan maupun bahasa.
d. Petugas mengecek dokumen agar tidak terjadi duplikasi/tumpang
tindih dokumen antar unit
e. Petugas mencatat dan menomori dokumen dibuku register.
f. Petugas mnyampaikan dokumen yang sudah dicek, dicatat,dan
dinomori kepada kepala Puskesmas untuk di tanda
tangani/disyahkan, dan menyimpannya sebagai dokumen asli
 dengan memberi stempel “MASTER”
g. Petugas mensosialisasikan dokumen ke seluruh pelaksana untuk
diketahui dilaksanakan.
h. Petugas mendistribusikan dokumen ke unit yang memerlukan agar
dapat digunakan sebagai panduan.
i. Petugas Mencatat dokumen yang didistribusikan dalam buku
ekspedisi dengan memberi stempel “TERKENDALI” untuk
kebutuhan intern “ tidak terkendali” untuk kebutuhan ekstern.
j. Petugas menarik dokumen lama, apabila adanya perubahan
dengan mengisi format usulan penambahan/penaikan dokumen.
k. Petugas mengarsipkan dokumen induk yang sudahtidak berlaku
dengan memberi stempel “KADALUARSA” dan menyimpannya
selama 2 tahun.
l. Petugas menyimpan dan menata arsip dokumen tiap unit agar
mudah dalam pencariandokumen.
6. Diagram -
Alir
7. Hal – Hal Catatan revisi perubahan, bukti penerimaan dokumen, usulan revisi,
yang perlu buktipenarikan dokumen, berita acara pemusnahan dokumen.
diperhatikan

8. Unit terkait
9. Dokumen Buku Register / Ekspedisi
Terkait
10. Rekaman No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal mulai
Histori diberlakukan
Perubahan