SOP

PENGENDALIAN DOKUMEN

No Dokumen :
No. Revisi : 2
Tanggal Terbit : 5 Januari 2023
Halaman : 2 Halaman

PEMERINTAH KABUPATEN WONOSOBO

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS SAPURAN
2023
 PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen :
No. Revisi : 2
SOP Tgl. Terbit : 5 januari 2023
Halaman : 1/ 2
UPTD
PUSKESMAS dr. Priyo Hadi Sambodo
SAPURAN NIP.196310071989101001

1. Pengertian Pengendalaian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dokumen di

Puskesmas Sapuran agar dokumen tersebut terkendali kerahasiaan,
proses perubahan, penerbitan, distribusi, dan sirkulasi dokumen.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk melakukan
pengendalian dokumen.
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas tentang Tata Naskah.
4. Referensi 1. Permenkes No. 4 Tahun 2019 tentang Standar Teknis Pemenuhan
Mutu Pelayanan Dasar pada Standar Pelayanan Minimal Bidang
Kesehatan.
2. Permenkes No. 43 Tahun 2019 tentang Puskesmas.
3. Permenkes No. 44 Tahun 2016 tentang Manajemen Puskesmas.
4. Perbup Wonosobo No. 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas
di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Wonosobo.
5. Prosedur 1. Dokumen baru
a. Penanggung jawab dan anggota KMP, UKPP,dan UKM malakukan
identifikasi penyusunan atau perubahan dokumen melalui tahap
self assesment.
b. Anggota KMP, UKPP, dan UKM melakukan penyusunan dokumen
yang dibutuhkan.
c. Anggota KMP, UKPP, dan UKM menyerahkan daft dokumen
kepada penanggungjawab untuk diteliti.
d. Penanggungjawab KMP, UKPP, dan UKM menyerahkan draft
dokumen yang sudah diteliti kepada TU.
e. Petugas TU meneliti dokumen yang diberikan.
f. Petugas TU membawa dokumen tersebut untuk disahkan oleh
Kepala Puskesmas.
g. Kepala Puskesmas menandatangani dokumen.
h. Petugas TU mencatat dan memberi nomor dokumen tersebut di
buku pengendalian dokumen.
i. Petugas TU menggandakan dokumen dan di cap “TERKENDALI”.
j. Petugas TU menyimpan dokumen asli di lemari khusus dokumen
terkendali.

2. Dokumen Lama
a. Penanggung jawab dan anggota KMP, UKPP,dan UKM malakukan
identifikasi dokumen melalui tahap self assesment.
b. Anggota KMP, UKPP, dan UKM melakukan revisi dokumen.
c. Jika yang direvisi adalah SOP, maka harus mencantumkan apa
yang direvisi pada rekaman histori perubahan di SOP lama.
d. Anggota KMP, UKPP, dan UKM menyerahkan draft dokumen
kepada penanggungjawab masing-masing untuk diteliti.
e. Penanggungjawab KMP, UKPP, dan UKM menyerahkan draft
dokumen yang sudah diteliti kepada TU untuk diteliti.
 f. Petugas TU membawa draft dokumen untuk disahkan oleh Kepala
Puskesmas.
g. Kepala Puskesmas menandatangani dokumen.
h. Petugas TU memberi nomor dokumen.
i. Petugas TU mencatat di buku penomoran dokumen.
j. Petugas TU menggandakan dokumen yang sudah disahkan.
k. Petugas TU memberikan cap “TERKENDALI” pada dokumen baru
yang akan didistribusikan ke unit.
l. Petugas TU mencatat dokumen TERKENDALI tersebut di buku
distribusi dokumen.
m. Petugas TU menyimpan dokumen asli di lemari khusus dokumen
terkendali.
n. Petugas TU memberikan cap “KADALAUARSA” pada dokumen
lama disimpan
o. Petugas TU menyimpan dokumen lama di lemari khusus dokumen
kadaluarsa.
p. Petugas TU memusnahkan dokumen kadaluarsa setelah ada
dokumen kadaluarsa yang menggantikannya

3. Dokumen Eksternal
a. Penanggung jawab upaya / koordinator program / pelaksana
kegiatan menyerahkan dokumen eksternal kepada petugas tata
usaha.
b. Petugas tata usaha memberi nomor dokumen eksternal pada
bagian sampul.
c. Petugas tata usaha mencatat di buku register dokumen eksternal.
d. Petugas tata usaha menyimpan di almari dokumen eksternal.
e. Petugas tata usaha mencatat di buku peminjaman dokumen
eksternal jika ada yang meminjam.

4. Rekam Kegiatan
a. Penanggungjawab upaya mengkoordinir pelaporan rekam kegiatan
dari koordiator program.
b. Penanggungjawab upaya menyerahkan pelaporan rekam kegiatan
kepada petugas TU setiap bulan.
6. Unit Terkait KMP, UKPP, UKM

7. Rekaman Historis Perubahan

No Yang dirubah Isi Perubahan Tanggal mulai diberlakukan

2/2