PENGENDALIAN DOKUMEN

No. : 101/KAPUS/ADMEN/SOP/
Dokumen 2017
No. Revisi : 00
SOP
Tanggal Terbit : 03 Mei 2017
Halaman : 1/2

UPTD Puskesmas dr. Ari Widodo

Kecamatan NIP. 197609112010011006
Cikeusal
1. Pengertian Pengendalian dokumen adalah prosedur yang meliputi identifikasi
penyusunan/perubahan dokumen,penyusunan dokumen,pengesahan
dokumen, sosialisasi dokumen, pencatatan, distribusi & penarikan
dokumen, tata cara penyimpanan dokumen, penataan dokumen, revisi
atau perubahan dokumen.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk pengedalian dokumen.
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Kecamatan Cikeusal Nomor
010/KAPUS/ADMEN/SK/2017 tentang Pengendalian dokumen dan
rekaman di UPTD Puskesmas Kecamatan Cikeusal.
4. Referensi Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat
Pertama. Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan: Direktorat Bina
Upaya Kesehatan Dasar. Tahun 2015
5. Prosedur Alat dan Bahan :
1. ATK
6. Langkah- 1. Kasubag Tata Usaha, PJ Admen, UKM, UKP melaksanakan
langkah identifikasi/ perubahan serta penyusunan dokumen;
2. Petugas menyusun dokumen;
3. Petugas menyerahkan dokumen yang telah disusun ke sekertariat;
4. Sekertariat menanggapi, mengoreksi, memperbaiki dokumen yang
telah disusun dan di cek ulang sebelum di ttd Ka Puskesmas;
5. Sekertariat menyerahkan dokumen yang sudah diperiksa ke Kepala
Puskesmas untuk di sahkan;
6. Kepala puskesmas mensahkan dokumen;
7. Petugas mensosialisasikan dokumen;
8. Sekertaris tim mutu memberikan penomoran dokumen;
9. Sekertaris tim mutu mencatat dalam daftar dokumen ekternal atau
internal;
10. Sekertaris tim mutu menyimpan dokumen asli;
11. Sekertaris tim mutu menggandakan dokumen dan diberi stemoel
terkendali;
12. Sekertaris tim mutu mendistribusikan dokumen terkendali ke
seluruh unit kerja;
13. Sekertaris tim mutu menarik dokumen lama apabila dokumen ini
adalah dokumen pengganti serta mengisi format usulan
penambahan atau penarikan dokumen;
14. Sekretaris tim mutu mengarsipkan dokumen induk yang sudah
tidak berlaku dengan membubuhkan stempel kedaluwarsa dan
menyimpan dokumen tersebut selama 2 tahun kemudian
Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah
ditetapkan;
 15. Sekertaris tim mutu melakukan Penataan dokumen yang
dikelompokkan menurut kelompok pelayanan;
16. Revisi atau perubahan dokumen
a. Dilaksanakan setelah proses pengkajian serta mendapat
pengesahan sesuai pejabat yang berwenang;
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan;
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada riwayat perubahan
dokumen;
d. Tanggal terbit dokumen ditulis di atas yang menandatangani.
7. Diagram Alir

8. Unit Terkait Semua Unit

9. Dokumen
Terkait
10. Rekaman
Historis No Yang dirubah Isi Perubahan Tgl. Mulai
Perubahan diberlakukan

2/2