PENGENDALIAN

DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Dokumen 009/SOP/CPL/2019
No. Revisi 00
SOP
Tgl. terbit 03 Januari 2019
Halaman 1/3
UPT
dr. Tri Betawihanta
PUSKESMAS NIP 198111152010011004
CIPELANG

1. Pengertian Pengendalian dokumen dan rekaman adalah suatu proses yang

berlaku untuk pengendalian semua catatan bukti penerapan sistem
manajemen.

2. Tujuan Sebagai acuan dalam proses pengendalian dokumen dan rekam

implementasi.
3. Kebijakan Keputusan Kepala UPT Puskesmas Cipelang Nomor 016 Tentang
Pengendalian Dokumen dan Rekaman di Puskesmas Cipelang.
4. Referensi Manual Mutu Puskesmas Cipelang, 2019.

5. Prosedur A. Dokumen
1. Penanggung Jawab Puskesmas/Ketua Tim Mutu/Penanggung
Jawab Upaya/Koordinator Program menyusun dokumen
2. Penanggung Jawab Puskesmas mensahkan dokumen yang
sudah dilakukan pengecekan
3. Penanggung Jawab Puskesmas memberi nomor dokumen
4. Penanggung Jawab Puskesmas memberlakukan dokumen
5. Petugas mendistribusikan dokumen
6. Petugas menyimpan dokumen
7. Petugas menarik dokumen, jika ada dokumen yang
kadaluarsa
8. Penanggung Jawab Puskesmas/Ketua Tim Mutu/Penanggung
Jawab Upaya/Koordinator Program mengusulkan
perubahan/penambahan dokumen
B. Rekaman
1. Petugas menggunakan formulir pengendalian rekaman mutu
2. Petugas menerbitkan salinan terkendali dan salinan tidak
terkendali
3. Petugas memberi nomor dan mencatat nomor salinan
 terkendali
4. Petugas mengganti bagian yang direvisi dengan hasil revisi
yang terbaru
6. Diagram A. Dokumen
Alir

Penanggung Jawab PJ Puskesmas

Puskesmas/Ketua Tim mensahkan dokumen
Mutu/Penanggung Jawab
yang sudah dilakukan
Upaya/Koordinator Program
menyusun dokumen pengecekan

Petugas PJ Puskesmas PJ Puskesmas

mendistribusikan memberlakukan memberi nomor
dokumen dokumen dokumen

Petugas menarik
Petugas menyimpan dokumen, jika ada
dokumen dokumen yang
kadaluarsa

Penanggung Jawab
Puskesmas/Ketua Tim
Mutu/Penanggung Jawab
Upaya/Koordinator Program
mengusulkan
perubahan/penambahan
dokumen

B. Rekaman

Petugas
menggunakan Petugas menerbitkan
formulir salinan terkendali dan
pengendalian salinan tidak terkendali
rekaman mutu

Petugas mengganti Petugas memberi nomor

bagian yang dan mencatat nomor
direvisi dengan salinan terkendali
hasil revisi yang
terbaru

7. Unit Terkait 1. Manual Mutu

2. UKM
3. UKP

2
 PENGENDALIAN

DOKUMEN DAN REKAMAN

No. Dokumen : 009/DT/CPL/2019
DAFTAR
No. Revisi : 00
TILIK
Tgl Terbit : 03 Januari 2019
Halaman : 1/2

Nama petugas : ………………………

Jabatan : …………………….
Tanggal pelaksanaan : ………………………

N Tidak
Langkah Kegiatan Ya Tidak
O Berlaku

Dokumen

Apakah Penanggung Jawab Puskesmas/Ketua

Tim Mutu/Penanggung Jawab
1
Upaya/Koordinator Program menyusun
dokumen?
Apakah Penanggung Jawab Puskesmas
2 mensahkan dokumen yang sudah
dilakukan pengecekan?
Apakah Penanggung Jawab Puskesmas
3
memberi nomor dokumen?
Apakah Penanggung Jawab Puskesmas
4
memberlakukan dokumen?

5 Apakah Petugas mendistribusikan dokumen?

6 Apakah Petugas menyimpan dokumen?

Apakah Petugas menarik dokumen, jika ada

7
dokumen yang kadaluarsa?
Apakah Penanggung Jawab Puskesmas/Ketua
Tim Mutu/Penanggung Jawab
Upaya/Koordinator Program
8
mengusulkan perubahan/penambahan
dokumen?

1
 Rekaman

Apakah Petugas menggunakan formulir

1
pengendalian rekaman mutu?
Apakah Petugas menerbitkan salinan terkendali
2
dan salinan tidak terkendali?
Apakah Petugas memberi nomor dan mencatat
3
nomor salinan terkendali?
Apakah Petugas mengganti bagian yang direvisi
4
dengan hasil revisi yang terbaru?

Rencana Tindak Lanjut:

.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
Petugas pelaksana program/kegiatan Penilai/observer

NAMA JELAS NAMA JELAS

NIP ……………… NIP …………..