PENGENDALIAN DOKUMEN DAN

REKAMAN
NO. DOKUMEN : A/SOP/II/011/2018

SOP NO. REVISI : 00

TANGGAL TERBIT : 16-01-2018
HALAMAN : 1/3

UPT PUSKESMAS dr. Jaiman

SLEMPIT NIP 19651014 199703 1 002

1. Pengertian Pengendalian Rekaman Implementasi adalah Sebuah cara yang

dilakukan untuk menyediakan data/dokumen-dokumen
dengan menggunakan bukti yang akurat dari pencatatan
pelayanan.
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk Pengendalian
Dokumen.
3. Kebijakan Keputusan Kepala Unit Pelaksana Teknis Puskesmas Slempit
Nomor 445/010/437.52.24/2019 tentang Pedoman Dan
Pengendalian Dokumen, Pendokumentasian Perbaikan Kinerja,
Penetapan Dokumen Eksternal Dalam Penyusunan Dokumen
Akreditasi Pada Unit Pelaksana Teknis Puskesmas Slempit.
4. Referensi Pedoman Mutu Puskesmas Slempit
5. Langkah- A. Pengendalian Dokumen Internal
Langkah 1. Kepala Sub Bagian TU Puskesmas, PJ Admen, PJ UKM,
PJ UKP melaksanakan identifikasi perubahan serta
penyusunan dokumen
2. Kepala UPT Puskesmas mengesahkan dokumen
3. Pihak terkait mensosialisasikan dokumen
4. Tim Manajemen Mutu mencatat dokumen dan
mendistribusikan dokumen
5. Tim Manajemen Mutu menyimpan dokumen asli, unit
terkait meninyimpan cdokumen foto kopi.

B. Pengandalian Dokumen Eksternal

1. Sekretaris tim mutu atau Koordinator Unit
mengidentifikasi kebutuhan dokumen eksternal
2. Tim Manajemen Mutu memperoleh dokumen
a. Pengunduhan atau pengaksesan dokumen gratis
b. Pengajukan pengadaan kepada Kepala Puskesmas
Slempit untuk dokumen berbayar
3. Dokumen eksternal yang diterima dicatat dalam Form
Daftar Induk Dokumen Eksternal
4. Dokumen difoto kopi untuk didistribusikan kepada Unit
terkait dengan bukti penyerahan.

C. Pengendalian Rekaman
1. Kepala Unit menerima semua contoh Formulir yang akan
digunakan untuk mencatat aktivitas bersama daftar
induk dan masa simpannya
2. Kemudian mensosialisasikan kepada Staf tentang
kegunaan dan cara pengisian formulir tersebut
3. Staf merekam atau mencatat aktifitas yang dilakukan
pada Formulir yang sudah ditetapkan sebagai bukti
aktifitas yang dilakukan dan sebagai sumber data atau
informasi untuk keperluan monitoring, analisa, dan
evaluasi
4. Formulir yang sudah diisi sebagai rekaman mutu
disimpan dan dijaga oleh Staf agar terhindar dari
kerusakan atau kehilangan
6. jDiagram Alir A. Pengendalian Dokumen Internal
Pelaksanakan identifikasi perubahan serta
penyusunan dokumen

Kepala UPT Puskesmas mengesahkan

dokumen

Pihak terkait mensosialisasikan dokumen

Tim Manajemen Mutu mencatat dokumen

dan mendistribusikan dokumen

Tim Manajemen Mutu menyimpan dokumen

asli, unit terkait meninyimpan dokumen foto
kopi

B. Pengandalian Dokumen Eksternal

Kepala UPT Puskesmas Kepala UPT Puskesmas

mengesahkan mengesahkan
dokumen dokumen

Dokumen eksternal yang diterima dicatat

dalam Form Daftar Induk Dokumen
Eksternal

C. Pengendalian Rekaman

Kemudian mensosialisasikan kepada Staf

tentang kegunaan dan cara pengisian
formulir tersebut
7. Unit Terkait 1. Kepala UPT Puskesmas
2. Kepala Sub Bagian Tata Usaha
3. Penanggung Jawab Upaya
4. Penanggung Jawab Unit dan Program
8. Dokumen 1. Surat Keputusan
Terkait 2. Kerangka Acuan Kerja / Program
3. Panduan
4. Pedoman
9. Rekaman
Historis No Yang Diubah Isi Tanggal Mulai
Perubahan Perubahan Diberlakukan