BAB II

SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENYELENGGARAAN PELAYANAN

A. Persyaratan Umum
Puskesmas Gayam menetapkan, mendokumentasikan, memelihara system
manajemen mutu sesuai dengan Standar Akreditasi Puskesmas. Sistem ini disusun untuk
memastikan telah diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses
penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya puskesmas
maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses
dalam penyelenggaraan pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya,
penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasar kebutuhan
masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan pelayanan,
dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai, monitoring dan
evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan. Manajemen memantau /
mengukur / menganalisa setiap proses / kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan.
Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen PDCA (Plan – Do –
Check – Action) dan pengendalian proses dilakukan sejak awal. PDCA adalah proses yang
berkesinambungan yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan
memungkinkan perbaikan yang berkelanjutan.
B. Pengendalian Dokumen
Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun meliputi :
 Dokumen level 1 : Kebijakan
 Dokumen level 2: pedoman
 Dokumen level 3: standar operasional prosedur (SOP)
 Dokumenlevel 4: rekaman-rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan
kebijakan, pedoman, dan prosedur
Dokumen sistem manajemen mutu dipastikan terkendali :
a) Dokumen sistem manajemen mutu adalah dokumen-dokumen yang memuat
informasi yang digunakan sebagai acuan untuk melaksanakan sistem manajemen mutu.
b) Pengendalian dokumen dimaksudkan agar dokumen sistem manajemen mutu
yang dipergunakan adalah dokumen yang tepat dan benar.
c) Cara pengendalian dokumen diatur dalam prosedur dan dipahami oleh semua
pihak terkait.
d) Prosedur pengendalian dokumen mengatur hal – hal sebagai berikut :
1. Penetapan jenis dokumen
Jenis dokumen yang ada di puskesmas Gayam adalah:
a. Dokumen Master
b. Dokumen terkendali
c. Dokumen tidak terkendali

10
 11

2. Pembuatan dokumen
Dokumen dibuat oleh masing-masing pokja dan regulasi antar pokja
3. Pemeriksaan dokumen
Dokumen diperiksa oleh sekretaris akreditasi setelah selesai dibuat
4. Pengesahan dokumen
Dokumen disahkan oleh kepala puskesmas dan diparaf oleh Kasubag TU
5. Penerbitan dokumen
Penerbitan dokumen setelah disahkan oleh kepala puskesmas sesuai dengan
mencatat nomor penerbitan dokumen di buku register.
6. Pendistribusian dan Penerimaan dokumen
Dokumen didistribusikan berdasarkan kebutuhan masing-masing pokja dan
masing-masing unit pelayanan baik di puskesmas induk maupun di desa.
Dokumen diterima oleh petugas dengan menandatangani buku/lembar bukti
penerimaan dokumen
7. Revisi dan Penerbitan ulang dokumen
Revisi dan penerbitan ulang dokumen dilakukan jika ada perubahan kebijakan dari
kepala puskesmas
8. Penarikan dan Pemusnahan Dokumen yang sudah tidak berlaku
9. Peninjauan Ulang Dokumen
e) Kebijakan, Pedoman mutu dan dokumen asli (master) dikendalikan di
sekretariat akreditasi (ruang TU) sedangkan fotocopy dari kebijakan, pedoman mutu,
pedoman, SOP dan dokumen pendukung lainnya dikendalikan oleh masing – masing
unit/ poli.
C. Pengendalian Rekaman
Semua rekaman / arsip dikelola dengan baik .
a. Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari kegiatan yang
telah dilaksanakan.
b. Tujuan pengendalian arsip adalah untuk memastikan semua data kegiatan dapat
dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.
c. Arsip dipastikan aman, teridentifikasi dengan jelas, dan ditata dengan rapi
sehingga mudah dan cepat ditemukan bila diperlukan.
d. Arsip yang ada di unit/ poli dikendalikan oleh sekretariat akreditasi (TU).