BAB I

PENDAHULUAN

UPT. Puskesmas Gadingrejo menetapkan, mendokumentasikan,

memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan Standar Akreditasi UPT.
Puskesmas Gadingrejo. Sistem ini disusun untuk memastikan telah
diterapkannya persyaratan pengendalian terhadap proses-proses
penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik penyelenggaraan upaya
UPT. Puskesmas Gadingrejo maupun pelayananan klinis, yang meliputi
kejelasan proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan
pelayananan, kejelasan penanggung jawab, penyediaan sumber daya,
penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai dari perencanaan yang berdasar
kebutuhan masyarakat/pelanggan, verifikasi terhadap rencana yang disusun,
pelaksanaan pelayanan, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-
hasil yang dicapai, monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang
berkesinambungan. Manajemen memantau / mengukur / menganalisa setiap
proses / kegiatan dan melakukan tindakan perbaikan. Kegiatan sistem
manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen: PDCA Plan – Do –
Check – Action dan pengendalian proses dilakukan sejak awal. Manajemen
mutu PDCA merupakan sistem manajemen mutu yang berupa siklus dinamis
dalam standar akreditasi. PDCA adalah proses yang berkesinambungan yang
bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan memungkinkan
perbaikan yang berkelanjutan.

1
 BAB II

KENDALI DOKUMEN DAN REKAMAN

A. Pengendalian Dokumen dan Rekam implementasi

1. Dokumen berdasarkan sumbernya meliputi :
a. Dokumen Internal
Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya
kesehatan perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan
masyarakat perlu dibakukan berdasarkan regulasi internal yang
ditetapkan oleh Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo. Regulasi internal
tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen yang harus
disediakan oleh UPT. Puskesmas Gadingrejo untuk memenuhi standar
akreditasi.
b. Dokumen Eksternal
Merupakan Regulasi eksternal yang berupa peraturan perundangan
dan pedoman-pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian
Kesehatan, Dinas Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi
profesi, yang merupakan acuan bagi UPT. Puskesmas Gadingrejo
dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya
kesehatan perorangan serta khusus bagi UPT. Puskesmas Gadingrejo
untuk penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat.
Dokumen-dokumen eksternal sebaiknya ada di UPT. Puskesmas
Gadingrejo, sebagai dokumen yang dikendalikan, meskipun dokumen
eksternal tersebut tidak merupakan persyaratan dalam penilaian
akreditasi.
2. Pengertian Dokumen
Semua dokumen yg harus disiapkan UPT. Puskesmas Gadingrejo yang
merupakan regulasi internal yang berlaku di UPT. Puskesmas Gadingrejo.
Dokumen tersebut disusun disesuaikan dengan persyaratan yang diminta
oleh standar Akreditasi.
3. Jenis Dokumen Akreditasi UPT. Puskesmas Gadingrejo :
a. Dokumen Induk
Dokumen asli yang di Tanda Tangani Kepala UPT. Puskesmas dan di
Stempel Basah
b. Dokumen Terkendali
Dokumen yang sudah di foto copy dan di stempel basah. Dokumen ini
untuk didistribusikan ke masing-masing bab dan pemegang program.

2
 c. Dokumen Tak Terkendali
Dokumen foto copi dan distempel basah. Dan didistribusikan untuk
kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar UPT.
Puskesmas Gadingrejo digunakan untuk keperluan insidentil.
d. Dokumen Kadaluarsa
Dokumen yang mengalami perubahan, tidak boleh dibuang, tetapi
distempel.
4. Jenis Dokumen yang perlu disediakan
Dokumen yang perlu disediakan di UPT. Puskesmas Gadingrejo adalah
sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan manajemen UPT. Puskesmas Gadingrejo:
1) Kebijakan Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo,
2) Rencana Lima Tahunan UPT. Puskesmas Gadingrejo,
3) Pedoman/manual mutu,
4) Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan
manajemen,
5)
Standar operasional prosedur (SOP),
6)
Perencanaan Tingkat U P T . Puskesmas Gadingrejo (PTP):
a) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan
b) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
7) Kerangka Acuan Kegiatan.
b. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM):
1) Kebijakan Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo,
2) Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun
pengembangan),
3) Standar operasional prosedur (SOP),
4) Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM,
5) Kerangka Acuan Program pada tiap-tiap UKM
6) Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
c. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP):
1) Kebijakan tentang Pelayanan Klinis,
2) Pedoman Pelayanan Klinis,
3) Standar operasional prosedur (SOP) klinis,
4) Kerangka Acuan Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan
Mutu dan Keselamatan Pasien.

Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas perlu

menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang
dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy
ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
5. Rekam Implementasi

3
 Dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau
hasil yang dicapai didalam kegiatan UPT. Puskesmas Gadingrejo dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.
6. Pengendalian Dokumen dan Rekam Implementasi
Sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan rekam
implementasi. Pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan oleh
standar akreditasi meliputi:
a. Menyetujui dokumen untuk kecukupan sebelum terbit,
b. Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan
pemberlakukan ulang dokumen,
c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari
dokumen teridentifikasi,
d. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat
diterapkan tersedia ditempat pengguna,
e. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera
dapat teridentifikasi,
f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi
yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan
dan operasional sistem manajemen mutu diidentifikasi dan
distribusinya dikendalikan,
g. Mencegah penggunaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan
untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila
disimpan untuk maksud apapun.
Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga
harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi
untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan
permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat terbaca, segera
dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.

B. PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

Prosedur pengendalian dokumen di UPT. Puskesmas Gadingrejo ditetapkan
oleh Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo yang dijadikan acuan oleh seluruh
unit di UPT. Puskesmas Gadingrejo. Tujuan dari pengendalian dokumen
adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan,

4
distribusi dan sirkulasi dokumen. Adapun tata cara penulisan dokumen beserta
penetapan identitas dokumen adalah sebagai berikut :
1. PENETAPAN KETENTUAN PENULISAN DOKUMEN
Petugas menuliskan dokumen menggunakan ketentuan umum sebagai
berikut :
a. Naskah dokumen akreditasi diketik pada satu halaman tidak boleh
bolak-balik dengan tipe huruf Arial 12 pt.
b. Judul bab/dokumen menggunakan Arial 12 pt ditebalkan, huruf
kapital.
c. Judul sub bab menggunakan Arial 12 pt ditebalkan.
d. Jenis dokumen menggunakan Arial 12 pt ditebalkan.
e. Jarak antar baris dibuat 1,5 spasi kecuali untuk judul atau keterangan
yang lebih dari 1 baris.
f. Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia baku.
g. Ukuran kertas : Folio (215 x 330 mm).
h. Tipe Margin : Normal (batas kanan,kiri,atas bawah 2,5 cm) , teks rata
tepi kanan kiri (justify).
i. Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah.
Cara yang digunakan adalah gabungan antara angka Romawi dan
Arab, sepertii contoh berikut :
A.
1.
a.
1)
a)
(1)
(a)

2. STEMPEL DOKUMEN AKREDITASI

Berikut adalah macam-macam stempel akreditasi di UPT. Puskesmas
Gadingrejo :

a. Stempel Dokumen Induk

5
 Stempel dokumen ssli adalah stempel yang digunakan untuk
menandai dokumen yang dijadikan dokumen asli atau dokumen
master, dan dokumen asli tersebut tersimpan di arsip milik
sekretariatan atau unit tata usaha di UPT. Puskesmas
Gadingrejo.Letak stempel adalah pada kiri atas dengan warna
biru.Ukuran stempel adalah P x L=4x3 cm

contoh stempel dokumen induk

DOKUMEN INDUK

No………………………….
BERLAKU SEJAK TANGGAL:…..

b. Stempel Dokumen Terkendali

Stempel dokumen terkendali adalah stempel yang digunakan untuk

menandai dokumen hasil dari copy dokumen asli, dokumen
terkendali tersimpan di arsip masing-masing unit kerja di UPT.
Puskesmas Gadingrejo. Letak stempel adalah pada kanan atas
dengan warna biru.Ukuran stempel adalah P x L=4x3 cm.

Dokumen terkendali tetap berlaku apabila belum ada revisi atau

perbaikan isi dari dokumen asli atau master, dokumen terkendali
dijadikan pegangan sekaligus acuan bagi pelaksana didalam
menjalankan kegiatan pelayanan ke masyarakat.
contoh stempel dokumen terkendali

DOKUMEN TERKENDALI

No:………
BERLAKU SEJAK TANGGAL:…..

c. Stempel Dokumen Kadaluwarsa

Stempel dokumen kadaluwarsa adalah stempel yang digunakan

untuk menandai bahwa dokumen lama sudah tidak berlaku kembali,
hal ini disebabkan karena adanya revisi atau perbaikan isi dari

6
 dokumen asli, dokumen kadaluwarsa akan ditarik peredarannya
dari unit kerja kemudian disimpan dan diarsipkan di sekretariat
akreditasi UPT. Puskesmas Gadingrejo. Letak stempel adalah
pada tengah atas dengan warna merah.Ukuran stempel adalah P x
L=4x3 cm
contoh stempel dokumen kadaluwarsa

DOKUMEN KADALUWARSA

No:………
TIDAK BERLAKU SEJAK TANGGA:…..

C. Penataan dan Penyimpanan Dokumen

Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi UPT. Puskesmas
Gadingrejo dikelompokan masing- masing bab/kelompok pelayanan/UKM
dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan
daftar secara berurutan.
1. Disusun meliputi :
1) Kebijakan / SK
2) Pedoman / Manual Mutu
3) Standard Operasional Prosedur / SOP
4) Rekaman-rekaman
2. Cara pengendalian Dokumen
Dokumen akreditasi dibuat rangkap 2, yang asli disimpan di sekretaris
tim mutu dibawah tim kendali dokumen, yang foto copy di stempel
terkendali didistribusikan di unit-unit yang memerlukan :
a) Pengesahan
Pengesahan dokumen dilakukan oleh Kepala UPT.
Puskesmas Gadingrejo. Adapun langkah-langkahnya
sebagai berikut :
1) Dokumen di buat bab / unit kerja dan dicetak
2) Diperiksa Ketua Bab untuk di setujui
3) Dipastikan kebenaran implementasinya oleh Ketua
Pokja
4) Dibuatkan daftar dokumen dan dilakukan
penomoroan dalam buku agenda oleh Tim Kendali
Dokumen

7
 5) Dokumen diperiksa oleh Kepala Sub Bagian Tata
Usaha, untuk dipastikan kebenaran sesuai Pedoman
Tata Naskah
6) Dilakukan paraf oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha
7) Dibuatkan permintaan pengesahan ke Kepala
Puskesmas
8) Dokumen ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas
tanpa dilakukan Stempel
9) Dokumen diserahkan kembali kepada pembuat
dokumen untuk difoto copy
10) Dilakukan stempel ( sebagai DOKUMEN INDUK
untuk dokumen asli & DOKUMEN TERKENDALI
untuk dokumen foto copy ) oleh Tim Kendali
Dokumen
11) Dibuatkan Daftar Dokumen Terkendali oleh Tim
Kendali Dokumen
12) Diserahkan kepada UNIT / Instansi

Dokumen
Dokumen Diperiksa
Diperiksa Ketua
Ketua Pokja
Pokja
dibuat
dibuat bab
bab // Ketua
Ketua bab
bab memastikan
memastikan
unit
unit kerja
kerja untuk
untuk kebenaran
kebenaran
dan
dan di
di cetak
cetak disetujui
disetujui Implementasinya
Implementasinya

Kasubag Meminta
Meminta
Dokumen Kasubag TU
TU
Dokumen didi memastikan nomer
nomer dokumen
dokumen
Tanda memastikan pada
Tanda kebenaran
kebenaran sesuai
sesuai pada Tim
Tim
Tangani
Tangani Kendali
Tata
Tata Naskah
Naskah dan
dan Kendali
Kapus
Kapus
memaraf Dokumen
Dokumen
memaraf dokumen
dokumen

Diserahkan
Diserahkan
b) Penomoran Dilakukan
kembali
kembali Dilakukan stempel
Kendali
stempel ole
Dokumen
ole Tim
Tim Dibuatkan
Dibuatkan daftar
daftar
pada Kendali Dokumen dokumen
pada 1. Kode
1. klasifikasi
1. DOKUMEN
DOKUMEN INDUK
INDUKSurat : dokumen Terkendali
Terkendali
pembuat
pembuat oleh
a. (Dokumen
(Dokumen Asli)
Kesehatan Asli) : 440 oleh Tim
Tim Kendali
Kendali
dokumen
dokumen DOKUMEN
DOKUMEN TERKENDALI
TERKENDALI == Dokumen
Dokumen
untuk di foto
untuk di foto b. Kepegawaian
(Dokumen
(Dokumen foto
foto copy
copy : 800
copy
copy c. Keuangan : 900
2. Pengkodean Dokumen
Diserahkan
Diserahkan
1) Pokja 1 : 01 kepada
kepada Unit
Unit //
a) Bab I : 01.1 Instansi
Instansi
b) Bab II : 01.2
c) Bab III : 01.3
Contoh
SOP : 440/01/SOP.01.1/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan

8
 01 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
01 : Pokja Admen
1 : Bab 1
2016 : Tahun berlaku
2) Pokja 2 : 02
a) Bab IV : 02.4
b) Bab V : 02.5
c) Bab VI : 02.6
Contoh :
SOP : 440/04/SOP.02.4/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
04 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
02 : Pokja 2
4 : Bab 4
2016 : Tahun berlaku
3) Pokja 3 : 03
a) Bab VII : 03.7
b) Bab VIII : 03.8
c) Bab IX : 03.9

Contoh :
SOP : 440/07/SOP.03.7/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
07 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
03 : Pokja 3
7 : Bab 7
2016 : Tahun berlaku
4. Standar Operasional Prosedur disingkat SOP
5. Daftar Tilik disingkat DT
Penomeran seperti SOP hanya mengganti SOP menjadi DT
6. Surat Keputusan disingkat SK
Contoh : 440//241/423.104.01/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
241 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
423 : Kode Pemerintah Kota
104 : Kode Dinas Kesehatan Kota Pasuruan
1 : Kode UPT. Puskesmas Gadingrejo
2016 : Tahun berlaku
7. Dokumen eksternal
Contoh : 440/01.A/DE/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
01 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
A : Huruf awal pada judul Dokumen Eksternal
DE : Dokumen Eksternal
2016 : Tahun terbit
8. Dokumen Internal
9
 Contoh : 440/01.A/DI.01/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
01 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
A : Huruf awal pada judul Dokumen Internal
DI : Dokumen Internal
01 : Pokja 1
2016 : Tahun terbit
Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
 Administrasi Manajemen (Tata Usaha) dengan kode A
 UKM Essensial dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat
dengan kode : B
 UKM Pengembangan dengan kode : C
 UKP, Kefarmasian dan Laboratorium dengan kode D
 UKM Jaringan Pelayanan UPT. Puskesmas Gadingrejo dan
Fasilitas Pelayanan dengan kode : E
 Pemberian kode pada dokumen dengan cap/stempel
5. Penyimpanan Dokumen/arsip
a. Dokumen induk ( dokumen asli yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani ) agar disimpan di Tim Kendali Dokumen UPT.
Puskesmas Gadingrejo, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur
dalam pedoman/tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli harus
rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila
diperlukan.
b. Dokumen terkendali ( dokumen fotocopy ) disimpan di masing-masing
unit UPT. Puskesmas Gadingrejo, dimana dokumen tersebut
dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit
kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut
ke Tim Kendali Dokumen sehingga di unit kerja hanya ada dokumen
yang masih berlaku saja.
Tim Kendali Dokumen dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang
tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli agar tetap
disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam
ketentuan retensi dokumen yang berlaku di UPT. Puskesmas
Gadingrejo ( 2 Tahun).
c. Dokumen di unit UPT. Puskesmas Gadingrejo harus diletakkan di
tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh
pelaksana.
7. Revisi atau perubahan dokumen
10
a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan
sesuai pejabat yang berwenang.

Adapun langakah-langkah revisi sebagi berikut :

1) Dokumen di tarik dari kendali dokumen
2) Dokumen dikaji pembuat dokumen bab / unit
3) Dokumen di buat bab / unit kerja dan dicetak
4) Diperiksa Ketua Bab untuk di setujui
5) Dipastikan kebenaran implementasinya oleh Ketua Pokja
6) Dibuatkan daftar dokumen dan dilakukan penomoroan
dalam buku agenda oleh Tim Kendali Dokumen
7) Dokumen diperiksa oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
untuk dipastikan kebenaran sesuai Pedoman Tata Naskah
8) Dilakukan paraf oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha
9) Dibuatkan permintaan pengesahan ke Kepala Puskesmas
10) Dokumen ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas tanpa
dilakukan Stempel
11) Dokumen diserahkan kembali kepada pembuat dokumen
untuk difoto copy
12) Dilakukan stempel ( sebagai DOKUMEN INDUK untuk
dokumen asl, DOKUMEN TERKENDALI untuk dokumen foto
copy ) oleh Tim Kendali Dokumen dan DOKUMEN
KADALUARSA untuk dokumen yang tidak terpakai.
13) Dibuatkan Daftar Dokumen Terkendali oleh Tim Kendali
Dokumen.
14) Diserahkan kepada UNIT / Instansi

Dokumen
Dokumen dikaji
dikaji Dokumen ditarik
pembuat
pembuat dokumen
dokumen dari Kendali
(( bab
bab // unit
unit )) Dokumen

Ketua
Ketua Pokja
Pokja
Dokumen
Dokumen dibuat
dibuat Diperiksa
Diperiksa Ketua
Ketua memastikan
memastikan
bab
bab // unit
unit kerja
kerja dan
dan bab
bab untuk
untuk kebenaran
kebenaran
di
di cetak
cetak disetujui
disetujui Implementasinya
Implementasinya

Dilakukan
Dilakukan stempel
stempel ole
ole
Tim Kendali
TimKasubag
Kendali TU Meminta
Dokumen
Dokumen di
di Kasubag
Dokumen :: TU Meminta
Dokumen
memastikan nomer
Tanda
Tanda Tangani
Tangani memastikan
DOKUMEN
DOKUMEN INDUKINDUK ==
nomer dokumen
dokumen
kebenaran
kebenaran sesuai pada
pada Tim
Tim Kendali
Kapus
Kapus Dokumensesuai
Dokumen Asli
Asli Kendali
Tata
Tata Naskah
Naskah
DOKUMEN
DOKUMEN dan
dan Dokumen
Dokumen
memaraf
memaraf dokumen
dokumen
TERKENDALI
TERKENDALI ==
D
D
oo
kk
uu
Diserahkan
Diserahkan kembali
kembali m
Dibuatkan
Dibuatkan daftar
m
daftar
pada
pada pembuat
pembuat ee
dokumen Terkendali
dokumen Terkendali
dokumen
dokumen untuk
untuk di
di nn
oleh Tim Kendali
oleh Tim Kendali
foto
foto copy
copy
11 Dokumen
Dokumen ff
oo
tt
Diserahkan
Diserahkan
oo
kepada
kepada Unit
Unit //
Instansi
Instansicc
oo
 yy

DOKUMEN
DOKUMEN
KADALUARSA
KADALUARSA ==
Dokumen
Dokumen yang
yang
tidak
tidak berlaku
berlaku

b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan

c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan
Dokumen/ Lembar Historis
d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit
dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)
8. Rekam implementasi.
a. Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan UPT.
Puskesmas Gadingrejo dalam melaksanakan regulasi internal atau
kegiatan yang direncanakan.
b. Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga
harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP
terdokumentasi untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan
untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama
simpan dan permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat
terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali
D. Pengendalian rekaman
Semua rekaman / arsip dikelola dengan baik .
1. Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari
kegiatan yang telah dilaksanakan.
2. Tujuan pengendalian rekaman/arsip adalah untuk memastikan semua
data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.
3. Semua rekam implementasi (dokumen hasil kegiatan dll) yang
merupakan rekaman disimpan di masing-masing upaya.
E. Peminjaman Dokumen
Peminjaman dokumen dari antar unit/lintas unit dengan mempergunakan
ekpedisi peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas
sektor atau dinas atasan harus memakai surat resmi dan melewati
ketatausahaan.

12
 BAB VII
PENUTUP

Demikian Panduan Kendali Dokumen dibuat dan telah disahkan oleh

Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan
mengambil keputusan dalam rangka menjalankan sistem serta tugas dan
tanggung jawab masing-masing sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang
telah diberikan.
Bagi kami, apabila UPT. Puskesmas Gadingrejo lolos dalam Penilaian
Akreditasi dan mendapat Sertifikasi Akreditasi, bukan merupakan hasil akhir dari
proses implementasi mutu, tetapi merupakan awal dari penerapan kualitas
secara sistematis dan terorganisir karena Total Sistem Mutu terdiri dari aspek
pelaksanaan implementasi sistem kualitas dan peningkatan kualitas secara
terus menerus
Harapan kami komitmen yang sudah terbentuk tetap terjaga dan tetap
kokoh sehingga improvement learning selalu berjalan untuk memenuhi tuntutan
konsumen global.
Pedoman ini berlaku selama tidak ada perubahan sebagaimana
mestinya.

13
1