PENDAHULUAN
1
BAB II
2
c. Dokumen Tak Terkendali
Dokumen foto copi dan distempel basah. Dan didistribusikan untuk
kebutuhan eksternal atau atas permintaan pihak di luar UPT.
Puskesmas Gadingrejo digunakan untuk keperluan insidentil.
d. Dokumen Kadaluarsa
Dokumen yang mengalami perubahan, tidak boleh dibuang, tetapi
distempel.
4. Jenis Dokumen yang perlu disediakan
Dokumen yang perlu disediakan di UPT. Puskesmas Gadingrejo adalah
sebagai berikut :
a. Penyelenggaraan manajemen UPT. Puskesmas Gadingrejo:
1) Kebijakan Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo,
2) Rencana Lima Tahunan UPT. Puskesmas Gadingrejo,
3) Pedoman/manual mutu,
4) Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan
manajemen,
5) Standar operasional prosedur (SOP),
6) Perencanaan Tingkat U P T . Puskesmas Gadingrejo (PTP):
a) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan
b) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
7) Kerangka Acuan Kegiatan.
b. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM):
1) Kebijakan Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo,
2) Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun
pengembangan),
3) Standar operasional prosedur (SOP),
4) Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM,
5) Kerangka Acuan Program pada tiap-tiap UKM
6) Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.
c. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP):
1) Kebijakan tentang Pelayanan Klinis,
2) Pedoman Pelayanan Klinis,
3) Standar operasional prosedur (SOP) klinis,
4) Kerangka Acuan Kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan
Mutu dan Keselamatan Pasien.
3
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas perlu
menyiapkan rekam implementasi (bukti tertulis kegiatan yang
dilaksanakan) dan dokumen-dokumen pendukung lain, seperti foto copy
ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat kalibrasi, dan sebagainya.
5. Rekam Implementasi
Dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan yang dilakukan atau
hasil yang dicapai didalam kegiatan UPT. Puskesmas Gadingrejo dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.
6. Pengendalian Dokumen dan Rekam Implementasi
Sistem penomoran dan sistem penyimpanan dokumen dan rekam
implementasi. Pengendalian dokumen sebagaimana dipersyaratkan oleh
standar akreditasi meliputi:
a. Menyetujui dokumen untuk kecukupan sebelum terbit,
b. Menelaah dan memperbaharui jika diperlukan, dan persetujuan
pemberlakukan ulang dokumen,
c. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari
dokumen teridentifikasi,
d. Memastikan bahwa versi yang relevan dari dokumen yang dapat
diterapkan tersedia ditempat pengguna,
e. Memastikan bahwa dokumen tetap dapat terbaca dan segera
dapat teridentifikasi,
f. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar organisasi
yang ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan
dan operasional sistem manajemen mutu diidentifikasi dan
distribusinya dikendalikan,
g. Mencegah penggunaan tidak sengaja dokumen kadaluwarsa dan
untuk menerapkan identifikasi yang sesuai pada dokumen bila
disimpan untuk maksud apapun.
Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga
harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi
untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi,
penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama simpan dan
permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat terbaca, segera
dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.
4
B. PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Prosedur pengendalian dokumen di UPT. Puskesmas Gadingrejo ditetapkan
oleh Kepala UPT. Puskesmas Gadingrejo yang dijadikan acuan oleh seluruh
unit di UPT. Puskesmas Gadingrejo. Tujuan dari pengendalian dokumen
adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan,
distribusi dan sirkulasi dokumen. Adapun tata cara penulisan dokumen
beserta penetapan identitas dokumen adalah sebagai berikut :
1. PENETAPAN KETENTUAN PENULISAN DOKUMEN
Petugas menuliskan dokumen menggunakan ketentuan umum sebagai
berikut :
a. Naskah dokumen akreditasi diketik pada satu halaman tidak boleh
bolak-balik dengan tipe huruf Arial 12 pt.
b. Judul bab/dokumen menggunakan Arial 12 pt ditebalkan, huruf
kapital.
c. Judul sub bab menggunakan Arial 12 pt ditebalkan.
d. Jenis dokumen menggunakan Arial 12 pt ditebalkan.
e. Jarak antar baris dibuat 1,5 spasi kecuali untuk judul atau keterangan
yang lebih dari 1 baris.
f. Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia baku.
g. Ukuran kertas : Folio (215 x 330 mm).
h. Tipe Margin : Normal (batas kanan,kiri,atas bawah 2,5 cm) , teks rata
tepi kanan kiri (justify).
i. Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah.
Cara yang digunakan adalah gabungan antara angka Romawi dan
Arab, sepertii contoh berikut :
A.
1.
a.
1)
a)
(1)
(a)
5
2. STEMPEL DOKUMEN AKREDITASI
Berikut adalah macam-macam stempel akreditasi di UPT. Puskesmas
Gadingrejo :
DOKUMEN INDUK
No………………………….
BERLAKU SEJAK TANGGAL:…..
DOKUMEN TERKENDALI
No:………
BERLAKU SEJAK TANGGAL:…..
6
c. Stempel Dokumen Kadaluwarsa
DOKUMEN KADALUWARSA
No:………
TIDAK BERLAKU SEJAK TANGGA:…..
Diserahkan
kepada Unit /
Instansi
8
b) Penomoran
1. Kode klasifikasi Surat :
a. Kesehatan : 440
b. Kepegawaian : 800
c. Keuangan : 900
2. Pengkodean Dokumen
1) Pokja 1 : 01
a) Bab I : 01.1
b) Bab II : 01.2
c) Bab III : 01.3
Contoh
SOP : 440/01/SOP.01.1/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
01 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
01 : Pokja Admen
1 : Bab 1
2016 : Tahun berlaku
2) Pokja 2 : 02
a) Bab IV : 02.4
b) Bab V : 02.5
c) Bab VI : 02.6
Contoh :
SOP : 440/04/SOP.02.4/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
04 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
02 : Pokja 2
4 : Bab 4
2016 : Tahun berlaku
3) Pokja 3 : 03
a) Bab VII : 03.7
b) Bab VIII : 03.8
c) Bab IX : 03.9
9
Contoh :
SOP : 440/07/SOP.03.7/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
07 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
03 : Pokja 3
7 : Bab 7
2016 : Tahun berlaku
4. Standar Operasional Prosedur disingkat SOP
5. Daftar Tilik disingkat DT
Penomeran seperti SOP hanya mengganti SOP menjadi DT
6. Surat Keputusan disingkat SK
Contoh : 440//241/423.104.01/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
241 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
423 : Kode Pemerintah Kota
104 : Kode Dinas Kesehatan Kota Pasuruan
1 : Kode UPT. Puskesmas Gadingrejo
2016 : Tahun berlaku
7. Dokumen eksternal
Contoh : 440/01.A/DE/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
01 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
A : Huruf awal pada judul Dokumen Eksternal
DE : Dokumen Eksternal
2016 : Tahun terbit
8. Dokumen Internal
Contoh : 440/01.A/DI.01/2016
Keterangan :
440 : Nomor surat bidang kesehatan
01 : Nomor urut surat menyurat di
UPT. Puskesmas Gadingrejo
A : Huruf awal pada judul Dokumen Internal
10
DI : Dokumen Internal
01 : Pokja 1
2016 : Tahun terbit
Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
Administrasi Manajemen (Tata Usaha) dengan kode A
UKM Essensial dan Keperawatan Kesehatan Masyarakat
dengan kode : B
UKM Pengembangan dengan kode : C
UKP, Kefarmasian dan Laboratorium dengan kode D
UKM Jaringan Pelayanan UPT. Puskesmas Gadingrejo dan
Fasilitas Pelayanan dengan kode : E
Pemberian kode pada dokumen dengan cap/stempel
5. Penyimpanan Dokumen/arsip
a. Dokumen induk ( dokumen asli yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani ) agar disimpan di Tim Kendali Dokumen UPT.
Puskesmas Gadingrejo, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur
dalam pedoman/tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli harus
rapi, sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila
diperlukan.
b. Dokumen terkendali ( dokumen fotocopy ) disimpan di masing-masing
unit UPT. Puskesmas Gadingrejo, dimana dokumen tersebut
dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit
kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut
ke Tim Kendali Dokumen sehingga di unit kerja hanya ada dokumen
yang masih berlaku saja.
Tim Kendali Dokumen dapat memusnahkan fotocopy dokumen yang
tidak berlaku tersebut, namun untuk dokumen yang asli agar tetap
disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai ketentuan dalam
ketentuan retensi dokumen yang berlaku di UPT. Puskesmas
Gadingrejo ( 2 Tahun).
c. Dokumen di unit UPT. Puskesmas Gadingrejo harus diletakkan di
tempat yang mudah dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh
pelaksana.
7. Revisi atau perubahan dokumen
a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta mendapat pengesahan
sesuai pejabat yang berwenang.
11
Adapun langakah-langkah revisi sebagi berikut :
1) Dokumen di tarik dari kendali dokumen
2) Dokumen dikaji pembuat dokumen bab / unit
3) Dokumen di buat bab / unit kerja dan dicetak
4) Diperiksa Ketua Bab untuk di setujui
5) Dipastikan kebenaran implementasinya oleh Ketua Pokja
6) Dibuatkan daftar dokumen dan dilakukan penomoroan
dalam buku agenda oleh Tim Kendali Dokumen
7) Dokumen diperiksa oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha,
untuk dipastikan kebenaran sesuai Pedoman Tata Naskah
8) Dilakukan paraf oleh Kepala Sub Bagian Tata Usaha
9) Dibuatkan permintaan pengesahan ke Kepala Puskesmas
10) Dokumen ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas tanpa
dilakukan Stempel
11) Dokumen diserahkan kembali kepada pembuat dokumen
untuk difoto copy
12) Dilakukan stempel ( sebagai DOKUMEN INDUK untuk
dokumen asl, DOKUMEN TERKENDALI untuk dokumen foto
copy ) oleh Tim Kendali Dokumen dan DOKUMEN
KADALUARSA untuk dokumen yang tidak terpakai.
13) Dibuatkan Daftar Dokumen Terkendali oleh Tim Kendali
Dokumen.
14) Diserahkan kepada UNIT / Instansi
Dokumen dikaji
pembuat dokumen Dokumen ditarik dari
( bab / unit ) Kendali Dokumen
DOKUMEN KADALUARSA
= Dokumen yang tidak
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan
c. Isi revisi atau perubahan harus tercatat pada Riwayat Perubahan
Dokumen/ Lembar Historis
d. Tanggal terbit pada sudut kanan atas cover merupakan tanggal terbit
dokumen terkini (untuk dokumen selain kebijakan dan SOP)
8. Rekam implementasi.
a. Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari
kegiatan yang dilakukan atau hasil yang dicapai didalam kegiatan UPT.
Puskesmas Gadingrejo dalam melaksanakan regulasi internal atau
kegiatan yang direncanakan.
b. Catatan/rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga
harus dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP
terdokumentasi untuk mendefinikan pengendalian yang diperlukan
untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama
simpan dan permusnahan. Catatan/rekam implementasi harus dapat
terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali
D. Pengendalian rekaman
Semua rekaman / arsip dikelola dengan baik .
1. Arsip adalah dokumen berisi informasi historis yang timbul dari
kegiatan yang telah dilaksanakan.
2. Tujuan pengendalian rekaman/arsip adalah untuk memastikan semua
data kegiatan dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk perbaikan.
3. Semua rekam implementasi (dokumen hasil kegiatan dll) yang
merupakan rekaman disimpan di masing-masing upaya.
E. Peminjaman Dokumen
Peminjaman dokumen dari antar unit/lintas unit dengan mempergunakan
ekpedisi peminjaman, sedangkan peminjaman yang dilakukan oleh lintas
sektor atau dinas atasan harus memakai surat resmi dan melewati
ketatausahaan.
13
BAB VII
PENUTUP
14
1