BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam upaya mewujudkan Tata Pemerintahan yang baik (Good Governance),

keberadaan tata naskah dinas merupakan komponen penting untuk memberikan
batasan dan acuan organisasi pemeritah daerah dalam pelaksanaan system
pelayanan di masyarakat, selain itu tata naskah digunakan untuk pengelolaan
informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengesahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan
dalam kedinasan.

Pengaturan sistem dokumentasi dalam proses implementasi akreditasi dianggap

penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan
kebijakan, program dan kegiatan, serta bagian dari salah satu persyaratan Akreditasi
FKTP. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi
diharapkan fungsi-fungsi setiap personil maupun bagian- bagian dari organisasi dapat
berjalan sesuai dengan perencanaan bersama dalam upaya mewujudkan kinerja yang
optimal.

Secara garis besar dokumen akreditasi dibagi atas dua bagian yaitu dokumen
internal dan eksternal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan
membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan. Dokumen
internal tersebut adalah Kebijakan, Pedoman, Standar operasional prosedur (SOP)
dan dokumen lain disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman-
pedoman eksternal yang berlaku.

Oleh karena itu dalam melakukan dokumentasi perlu disusun Tata Naskah
Puskesmas sebagai wadah optimalisasi pelaksanaan perbaikan kualitas layanan di
wilayah kerjanya masing-masing.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Maksud

Pedoman Tata Naskah Puskesmas dimaksudkan sebagai acuan

penyelenggaraan tata naskah puskesmas dalam rangka pelaksanaan akreditasi
puskesmas di UPTD Puskesmas Karamat.

-1-
 2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Puskesmas bertujuan menciptakan kelancaran

komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan akreditasi di
UPTD Puskesmas Karamat.

C. SASARAN

1. Tim Mutu Puskesmas

2. Ketua – ketua POKJA

3. Penanggung Jawab masing – masing kegiatan

4. Pelaksana kegiatan dan seluruh yang terlibat dalam kegiatan puskesmas

D. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tetang Pelayanan

Publik, Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 112;

2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan,

Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144

3. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014

tentang Pemerintahan Daerah;

4. Permenpan Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Instansi

Pemerintah;

5. Permenkes Nomor 14 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan

Kementerian Kesehatan;

6. Permenkes Nomor 43 Tahun 2016 tentang Standar Pelayanan Minimal

Kabupaten/Kota;

7. Permenkes Nomor 44 Tahun 2016 tentang Manajemen Puskesmas;

8. Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan Pedoman Penyusunan Dokumen

Akreditasi Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP).

-2-
 BAB II
JENIS DOKUMENTASI AKREDITASI PUSKESMAS

A. Jenis Dokumen Berdasarkan Sumber

1. Dokumen Internal

Sistem manajemen mutu, sistem penyelenggaraan pelayanan upaya kesehatan

perorangan, dan sistem penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat (untuk
Puskesmas) perlu dibakukan berdasarkan dokumen internal yang ditetapkan oleh
Kepala FKTP.

Dokumen internal tersebut disusun dan ditetapkan dalam bentuk dokumen

yang harus disediakan oleh Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) untuk
memenuhi standar akreditasi.

2. Dokumen Eksternal

Dokumen eksternal yang berupa peraturan perundangan dan pedoman-

pedoman yang diberlakukan oleh Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan
Provinsi/Kabupaten/Kota dan organisasi profesi, yang merupakan acuan bagi FKTP
dalam menyelenggarakan administrasi manajemen dan upaya kesehatan
perorangan serta khusus bagi Puskesmas untuk penyelenggaraan upaya
kesehatan masyarakat.

Dokumen-dokumen eksternal sebaiknya ada di FKTP tersebut, sebagai

dokumen yang dikendalikan, meskipun dokumen eksternal tersebut tidak
merupakan persyaratan dalam penilaian akreditasi.

B. Jenis Dokumen Akreditasi FKTP

1. Dokumen Induk

Dokumen asli dan telah disahkan oleh Kepala FKTP.

2. Dokumen terkendali

Dokumen yang didistribusikan kepada sekretariat/ tiap unit/ pelaksana, terdaftar

dalam Daftar Distribusi Dokumen Terkendali, dan menjadi acuan dalam
melaksanakan pekerjaan dan dapat ditarik bila ada perubahan (revisi). Dokumen ini
harus ada tanda/stempel “TERKENDALI”.

3. Dokumen tidak terkendali

Dokumen yang didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan

pihak di luar FKTP digunakan untuk keperluan insidentil, tidak dapat digunakan
sebagai acuan dalam melaksanakan pekerjaan dan memiliki tanda/stempel “TIDAK

-3-
 TERKENDALI”. Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Penanggung
jawab Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen Tidak
Terkendali.

4. Dokumen Kedaluwarsa

Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah mengalami
perubahan/revisi sehingga tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan
pekerjaan. Dokumen ini harus ada tanda/stempel “KEDALUWARSA”. Dokumen
induk diidentifikasi dan dokumen sisanya dimusnahkan.

C. Jenis Dokumen yang Perlu Disediakan

Dokumen-dokumen yang perlu disediakan di Puskesmas adalah sebagai berikut:

1. Penyelenggaraan manajemen Puskesmas:

a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Rencana Lima Tahunan Puskesmas,
c. Pedoman/manual mutu,
d. Pedoman/panduan teknis yang terkait dengan manajemen,
e. Standar operasional prosedur (SOP),
f. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP):
1) Rencana Usulan Kegiatan (RUK), dan
2) Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
g. Kerangka Acuan Kegiatan.

2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM):

a. Kebijakan Kepala Puskesmas,
b. Pedoman untuk masing-masing UKM (esensial maupun
pengembangan),
c. Standar operasional prosedur (SOP),
d. Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM terintegrasi dalam RUK dan
RPK
e. Kerangka Acuan Kegiatan pada tiap-tiap UKM.

3. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP)

a. Kebijakan Kepala Puskesmas
b. Pedoman Pelayanan Klinis,
c. Standar operasional prosedur (SOP) klinis,
d. Rencana Tahunan UKP terintegrasi dalam RUK dan RPK;
e. Kerangka Acuan terkait dengan Program/Kegiatan Pelayanan Klinis dan
Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
Sebagai bukti pelaksanaan kegiatan dan pelayanan, Puskesmas dan

-4-
Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama perlu menyiapkan rekam implementasi
(bukti tertulis kegiatan yang dilaksanakan) dan dokumen-dokumen
pendukung lain, seperti foto copy ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikat
kalibrasi, dan sebagainya.

-5-
 BAB III

JENIS DAN FORMAT TATA NASKAH DINAS DI UPTD PUSKESMAS KARAMAT

A. Kebijakan
1. PENGERTIAN
Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan Kebijakan
tersebut, disusun pedoman / Panduan dan standar operasional prosedur (SOP)
yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam pelaksanaaan kegiatan di
UPTD Puskesmas Karamat.
Peraturan/ Surat Keputusan Kepala FKTP dapat dituangkan dalam pasal- pasal
dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari peraturan/ keputusan.
2. Wewenang
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan dii
UPTD Puskesmas Karamat adalah Kepala UPTD Puskesmas Karamat.
3. Susunan
a. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital:
1) Kebijakan : Peraturan/Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Karamat,
2) Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran,
3) Judul : ditulis judul Peraturan/Keputusan tentang ...
4) Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa
5) Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin
diakhiri dengan tanda koma (,)
b. Konsideran, meliputi:
1) Menimbang:
a) Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan keputusan,
b) Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri
dengan tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri,
c) Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan
huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan
diakhiri dengan tanda baca (;).
2) Mengingat:
a) Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut,
b) Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan

-6-
 yang tingkatannya sederajat atau lebih tinggi,
c) Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang,
d) Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai
dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal
disebut lebih dulu, diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan
tanda baca (;).
c. Diktum:
1) Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
huruf kapital;
2) Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan
kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:);
3) Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
d. Batang Tubuh.
1) Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/Surat Keputusan yang
dirumuskan dalam diktum-diktum, misalnya:
Kesatu :
Kedua :
dst
2) Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
3) Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran Peraturan/ Surat
Keputusan, dan pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang
menetapkan Peraturan/Surat Keputusan.
e. Kaki:
Kaki Peraturan/Surat Keputusan merupakan bagian akhir substansi yang
memuat penanda tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan,
pengundangan peraturan/keputusan yang terdiri dari:
1) tempat dan tanggal penetapan,
2) nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,),
3) tanda tangan pejabat, dan
4) nama lengkap pejabat yang menanda tangani.
f. Penandatanganan:
Peraturan/Surat Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Karamat
ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskemas Karamat, dituliskan nama tanpa
gelar.

-7-
 g. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan:
1) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan Judul Peraturan/ Surat
Keputusan,
2) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala FKTP.

4. Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan
5. Hal yang Perlu Diperhatikan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat
Keputusan yaitu:
a. Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala UPTD Puskesmas Karamat tetap
berlaku meskipun terjadi penggantian Kepala UPTD Puskesmas Karamat
hingga adanya kebutuhan revisi atau pembatalan.
b. Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis sebagai
diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.

8
CONTOH FORMAT KEPUTUSAN

Kop Puskesmas yang

telah dicetak

Ditulis dengan Huruf

kapital, Rata Tengah

Nomor sesuai Tata

Penomoran di
puskesmas

Judul Keputusan ditulis

dengan huruf Kapital

DENGAN RAHMAT
TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UPTD PUSKESMAS KARAMAT

Dengan huruf kapital diakhiri dengan koma
(,)

Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok

pikiran yang menjadi latar belakang
pembuatan keputusan

Memuat peraturan yang menjadi dasar

hukum, diurutkan sesuai hirarki tat
perundangan

MEMUTUSKAN dengan huruf kapital

diletakkan simetris

Nama keputusan dengan huruf kapital

diakhiri dengan titik.

Isi keputusan dalam diktum kesatu,kedua

dst.

Tempat dan tanggal penetapan, nama

jabatan dengan huruf kapital diakhiri
dengan koma

Pejabat yang menandatangani,

dituliskan Nama tanpa gelar

9
B. Manual Mutu
1. Pengertian
Adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam maupun ke
luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan
dipelihara oleh organisasi.
2. Wewenang
3. Susunan

Kata Pengantar
Daftar isi
Daftar lampiran (jika ada)
Daftar Tabel (jika ada)
Daftar Gambar (Jika ada)

I. Pendahuluan

A. Latar belakang

1. Profil Organisasi

2. Kebijakan Mutu

3. Proses Pelayanan (Proses Bisnis)

B. Ruang Lingkup

C. Tujuan

D. Landasan hukum dan acuan

E. Istilah dan definisi

II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan:

A. Persyaratan umum

B. Pengendalian dokumen

C. Pengendalian rekaman

III. Tanggung Jawab Manajemen:

A. Komitmen manajemen

B. Fokus pada sasaran/pasien

C. Kebijakan mutu

D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran

10
 Kinerja/Mutu

E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi

F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu

G. Komunikasi internal

IV. Tinjauan Manajemen:

A. Umum

B. Masukan Tinjauan Manajemen

C. Luaran tinjauan

V. Manajemen Sumber Daya:

A. Penyediaan sumber daya

B. Manajemen sumber daya manusia

C. Infrastruktur

D. Lingkungan kerja

VI. Penyelenggaraan Pelayanan:

A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas:

1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran

kinerja (Penilaian Kinerja Puskesmas (PKP))

2. Proses yang berhubungan dengan sasaran:

a. Penetapan persyaratan sasaran

b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran

c. Komunikasi dengan sasaran

3. Pembelian (jika ada)

4. Penyelenggaraan UKM:

a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya

b. Validasi proses penyelenggaraan upaya

c. Identifikasi dan mampu telusur

d. Hak dan kewajiban sasaran

e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)

f. Manajemen risiko dan keselamatan

11
 5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM:

a. Umum

b. Pemantauan dan pengukuran:

1) Kepuasan pelanggan

2) Audit internal

3) Penilaian Kinerja Puskesmas:

(a) Pemantauan dan pengukuran proses

(b) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan

c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai

d. Analisis data

e. Peningkatan berkelanjutan

f. Tindakan korektif

g. Tindakan preventif

B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan):

1. Perencanaan Pelayanan Klinis

2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan

3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis:

a. Proses pembelian

b. Verifikasi barang yang dibeli

c. Kontrak dengan pihak ketiga

4. Penyelenggaraan pelayanan klinis:

a. Pengendalian proses pelayanan klinis

b. Validasi proses pelayanan

c. Identifikasi dan ketelusuran

d. Hak dan kewajiban pasien

e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis,

dsb)

f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien

5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien:

12
 a. Penilaian indikator kinerja klinis

b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien

c. Pelaporan insiden keselamatan pasien

d. Analisis dan tindak lanjut

e. Penerapan manajemen risiko

6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan:

a. Umum

b. Pemantauan dan pengukuran:

1) Kepuasan pelanggan

2) Audit internal

3) Pemantauan dan pengukuran proses, kinerja

4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan

c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai

d. Analisis data

e. Peningkatan berkelanjutan

f. Tindakan korektif

g. Tindakan preventif

VII. Penutup

Lampiran (jika ada)

13
C. Rencana Lima Tahunan Puskesmas

1. Pengertian
Sejalan dengan rencana strategis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota,
Puskesmas perlu menyusun rencana kinerja lima tahunan dalam memberikan
pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh
Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan
fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan
pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan
masyarakat secara optimal.
Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh
jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang
meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi pendorong
maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja lima
tahunan yang dijabarkan dalam kegiatan dan rencana
2. Wewenang
Rencana Lima tahun disusun oleh TIM Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP)
3. Susunan
Rencana Kerja Lima Tahun Puskesmas dapat disusun sebagai berikut

Kata Pengantar
Daftar isi
Daftar Lampiran (jika ada)
Daftar Tabel (jika ada)
Daftar Gambar (Jika ada)

Bab I. Pendahuluan

A. Keadaan Umum Puskesmas

B. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan

Bab II.Kendala dan Masalah

A. Identifikasi keadaan dan masalah

1. Tim mempelajari kebijakan, RPJMN, rencana strategis Kementerian
Kesehatan, Standar Pelayanan Minimal (SPM) kabupaten/kota,Dinas
Kesehatan Provinsi/ Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang

14
 harus dicapai oleh Puskesmas.
2. Tim mengumpulkan data:
a. Data umum
b. Data wilayah
c. Data penduduk sasaran
d. Data cakupan
e. Data sumber daya
3. Tim melakukan analisis data
4. Alternatif pemecahan masalah

B. Penyusunan rencana

1. Penetapan tujuan dan sasaran

2. Penyusunan rencana
a. Penetapan strategi pelaksanaan
b. Penetapan kegiatan
c. Pengorganisasian
d. Perhitungan sumber daya yang diperlukan

C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action)

1. Penjadwalan
2. Pengalokasian sumber daya
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Penggerak pelaksanaan

D. Penyusunan Pelengkap Dokumen

Bab III. Indikator dan standar kinerja

Bab IV. Analisis Kinerja
A. Pencapaian Kinerja
Di jelaskan Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya
Puskesmas
B. Analisis Kinerja:
Menganalisis faktor pendukung dan penghambat pencapaian kinerja

15
 Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan
dilakukan yang meliputi antara lain:
1. Program Kerja Pengembangan SDM
Dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan
penambahan SDM, seminar, workshop, dsb.
2. Program Kerja Pengembangan sarana,
Dijabarkan dalam kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana,
pengadaan alat-alat kesehatan, dsb.
3. Program Kerja Pengembangan Manajemen
4. Program Kerja Pengembangan UKM dan UKP dan seterusnya.
B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap- tiap program
kerja dan kegiatan-kegiatan yang direncanakan secara garis besar.
Bab VI. Pemantauan dan Penilaian
Bab VII. Penutup
Lampiran: Matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/ Klinik.

4. Langkah-langkah Penyusunan Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas:

Adapun tahapan penyusunan rencana lima tahunan Puskesmas adalah sebagai
berikut
a. Membentuk tim penyusunan rencana kinerja lima tahun yang terdiri dari
Kepala Puskesmas bersama dengan penanggung jawab upaya Puskesmas
dan Pelayanan Klinis.
b. Tim mempelajari RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan, Dinas
Kesehatan Provinsi/Kabupaten/Kota, Standar Pelayanan Minimal (SPM)
kabupaten/kota sebagai acuan target kinerja lima tahunan yang harus
dicapai oleh Puskesmas.
c. Tim menetapkan indikator kinerja tiap upaya Puskesmas.
d. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja.
e. Tim melakukan analisis kinerja.
f. Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja untuk tiap upaya
Puskesmas dengan penjabaran pencapaian untuk tiap tahun.
g. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang akan dilakukan untuk
mencapai target pada tiap-tiap indikator kinerja.
h. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh
Kepala Puskesmas.
i. Sosialisasi rencana pada seluruh jajaran Puskesmas.
Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (lihat form )

16
Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan:

1) Nomor :
diisi dengan nomor urut.
2) Pelayanan/Upaya Puskesmas:
Diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan), dan
Upaya Kesehatan Masyarakat yang dilaksanakan di Puskesmas
tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB, Upaya PKM, dan
seterusnya.
3) Indikator:
Diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur
kinerja Upaya/Pelayanan.
4) Standar:
Diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator.
5) Pencapaian:
Diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir.
6) Target pencapaian:
Diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan.
7) Program Kerja:
Diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk mencapai
target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya
program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu,
program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan
sarana, dsb.
8) Kegiatan:
Merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang direncanakan,
misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan
Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya.
9) Volume:
Diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk tiap tahapan
tahunan.
10) Harga Satuan:
Harga satuan untuk tiap kegiatan.
11) Perkiraan Biaya:
Diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.

17
D. Pedoman

1. Pengertian

Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan.

Pedoman juga berarti kumpulan atau ketentuan dasar yang memberi arah
bagamana sesuatu harus dilakukan. Selain itu pedoman juga dimaksudkan suatu
pegangan, petunjuk, dan sebagainya yang dijadikan acuan untuk menentukan atau
melaksanakan sesuatu, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal.

2. Wewenang

3. Susunan

Sistematika Penyusunan Pedoman adalah sebagai berikut

a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
Kata Pengantar
Daftar isi
Daftar Lampiran (jika ada)

BAB I Pendahuluan

BAB II Gambaran Umum UPTD Puskesmas Karamat

BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan UPTD Puskesmas Karamat

BAB IV Struktur Organisasi UPTD Puskesmas Karamat

BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja

BAB VI Uraian Jabatan

BABVII Tata Hubungan Kerja

BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil

BAB IX Kegiatan Orientasi

BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
A. Laporan Harian
B. Laporan Bulanan
C. Laporan Tahunan

18
 b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

Kata Pengantar
Daftar isi
Daftar Lampiran (Jika ada)
Daftar tabel (jika ada)
Daftar gambar (jika ada)
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pedoman
E. Batasan Operasional
F. Dasar Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
C. Lingkup Kegiatan
D. Metode
E. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
4. HAL- HAL YANG Perlu diperhatikan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan
yaitu:

19
 a. Setiap pedoman harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala FKTP untuk pemberlakuan pedoman tersebut.
b. Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian
Kepala FKTP.
c. Setiap pedoman sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.
d. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka dalam membuat pedoman wajib
mengacu pada pedoman yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.

E. Panduan

1. Pengertian

Adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah

yang harus dilakukan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan,
sehingga panduan bisa diartikan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan.

2. Susunan

Format Panduan Pelayanan adalah

BAB I DEFINISI

BAB II RUANG LINGKUP

BAB III TATA LAKSANA

BAB IV DOKUMENTASI

3. HAL- HAL YANG Perlu diperhatikan

Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau panduan
yaitu:
a. Setiap panduan harus dilengkapi dengan peraturan atau keputusan
Kepala FKTP untuk pemberlakuan panduan tersebut.
b. Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi penggantian
Kepala FKTP.
c. Setiap panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal setiap 2-3 tahun
sekali.

20
 d. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Panduan untuk suatu
kegiatan/ pelayanan tertentu, maka FKTP dalam membuat panduan wajib
mengacu pada panduan yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.

F. Kerangka Acuan Program/Kegiatan

1. Pengertian

Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan
oleh FKTP. Program/kegiatan yang dibuat kerangka acuan adalah sesuai
dengan Standar Akreditasi, antara lain: Program Pengembangan SDM, Program
Peningkatan Mutu Puskesmas Dan Keselamatan Pasien, Program Pencegahan
Bencana, Program Pencegahan Kebakaran, kegiatan pelatihan triase gawat
darurat dan sebagainya.

2. Susunan

Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut:

a. Pendahuluan

Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum

yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan.

b. Latar belakang

Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa

program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data
sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.

c. Tujuan umum dan tujuan khusus

Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum

adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah
tujuan secara rinci.

d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan

Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan

yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan.
Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan.

21
e. Cara melaksanakan kegiatan

Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan

kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain
dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.

f. Sasaran

Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur

untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan. Sasaran Program/
kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir
tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu memperhatikan hal-
hal sebagai berikut: Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu:
1) Spesific:
Spesifik dan jelas, sehingga dapat dipahami dan tidak ada
kemungkinan kesalahan interpretasi/ Tidak multi tafsir dan menjawab
masalah.
2) Measurable:
Dapat diukur secara obyektif baik yang bersifat kuantitatif maupun
kualitatif, yaitu dua atau lebih mengukur indikator kinerja mempunyai
kesimpulan yang sama.
3) Achievable:
Dapat dicapai dengan sumber daya yang tersedia, penting, dan
harus berguna untuk menunjukkan keberhasilan masukan, keluaran,
hasil, manfaat, dan dampak serta proses.
4) Relevan/Realistic:
Indikator kinerja harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku

g. Jadwal pelaksanaan kegiatan

Jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian

kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan
Gantt.

h. Monitoring Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan

Yang dimaksud dengan monitoring adalah melaksanakan

pemantauan terhadap pelaksanaan program/kegiatan agar tidak terjadi
penyimpangan, sementara evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah

22
 evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadwal yang direncanakan.

Jadwal tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun

waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran
jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki
sehingga tidak mengganggu Program/ kegiatan secara keseluruhan.
Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun
waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa
yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah
bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan
kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam
kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan
kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa.

i. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka

acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat
dokumentasi kegiatan.

Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan

laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus
diserahkan.

Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan

secara menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam kerangka acuan,
bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. Jika
diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai kebutuhan, tetapi
tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan
anggaran.

23
G. Standar operasional prosedur (SOP)

1. Pengertian SOP

Standard Operating Procedures (SOP) adalah serangkaian instruksi

tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008).

Standar Prosedur Operasional (SOP) adalah suatu perangkat

instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja
rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun 2004,
tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang
Rumah Sakit,

2. Tujuan Penyusunan SOP

Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,

konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu pelayanan
melalui pemenuhan standar yang berlaku.

3. Manfaat SOP

a. Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas

b. Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan

c. Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan

pekerjaannya

24
4. Susunan

a. Kop/heading SOP
1) Puskesmas:

Judul
No. Dokumen:
Logo Pemda Lambang
SOP No. Revisi:
Puskesma
Tanggal Terbit:
s
Halaman:
Nama Nama Kepala
Puskesma Tanda Tangan Kepala Puskesmas Puskesma
s s NIP

2) Penjelasan Kop/Heading SOP

a) Logo:
Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten
Buol, dan lambang Puskesmas.
b) Kotak Kop/Heading diisi sebagai berikut:
(1) Heading hanya dicetak halaman pertama.
(2) Kotak FKTP diberi Logo pemerintah daerah Kabupaten Buol
dan nama Puskesmas
(3) Kotak Judul diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya.
(4) Nomor Dokumen:
Diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di
Puskesmas, dibuat sistematis agar ada keseragaman.
(5) No. Revisi:
Diisi dengan status revisi menggunakan angka, misalnya
untuk dokumen baru diberi nomor 0, sedangkan dokumen
revisi pertama diberi nomor 1, dan seterusnya.
(6) Tanggal terbit:
Diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut.
(7) Halaman:

25
 Diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total
halaman untuk SOP tersebut (misal 1/5). Namun, di tiap
halaman selanjutnya dibuat footer misalnya pada halaman
kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5.
(8) Ditetapkan Kepala FKTP:
Diberi tandatangan Kepala FKTP dan nama jelasnya.
(9) Jika SOP disusun lebih dari satu halaman, pada halaman
kedua dan seterusnya SOP dibuat tanpa menyertakan
kop/heading.

b. Komponen SOP

1. Pengertian
2. Tujuan
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Langkah-langkah
6. Bagan Alir
7. Hal-hal yang perlu diperhatikan
8. Unit terkait
9. Dokumen terkait
10. Rekam Historis Perubahan

Penjelasan :
1) Pengertian :
Yang paling awal diisi judul SOP adalah, dan berisi penjelasan dan
atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau
menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
2) Tujuan :
Berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci : “
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
3) Kebijakan :
Berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya

26
 SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP
tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan
dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No 005/2014 tentang
Pelayanan Imunisasi.
4) Referensi:
Dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk
lain sebagai bahan pustaka,
5) Alat dan Bahan :
a) Alat adalah benda yang digunakan untuk mempermudah pekerjaan
dan sifatnya dapat digunakan berulang-ulang
b) Bahan adalah benda yang digunakan untuk menunjang pekerjaan
yang sifatnya sekali pakai atau tidak berulang-ulang
6) Langkah- langkah :
Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-
langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
7) Diagram Alir :
Adalah simbol-simbol grafis yang menyatakan/menampilkan
langkah- langkah yang disimbolkan dalam bentuk kotak, lingkaran
ataupun lainya yang merupakan gambaran dari langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan di SKPD.
8) Unit terkait :
Berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut.
9) Dokumen Terkait :
Berisi tentang hubungan antara lini atau bagian yang terkait
dengan penggunaan dokumen ini
10) Rekam Historis Perubahan :
Berisi tentang perubahan-perubahan yang dilakukan pada SOP
yang telah ditetapkan.

c. Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):

Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja kita mengenal dua

jenis bagan alir yakni diagram alir makro dan diagram alir mikro.

27
 Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis
besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbul
yaitu balok:

Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari tiap

tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai berikut:

1) Awal kegiatan :

2) Akhir kegiatan :

ya
?
3) Simbol Keputusan :

Tidak

4) Penghubung :

5) Dokumen :

6) Arsip :

5. Syarat Penyusunan SOP

a. Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan
pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang
ditunjuk oleh Kepala Puskesmas hanya untuk menanggapi dan
mengkoreksi SOP tersebut.

28
 Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap
pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan
personel/unit kerja dalam penyusunan SOP.

b. SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau
unit kerja agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian
Tim Mutu diminta memberikan tanggapan.

c. Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa,
dimana, kapan, dan mengapa.

d. SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek

SOP harus jelas.

e. SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi bagi pelaksana

dengan bahasa yang dikenal pemakai.

f. SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan.

g. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek

keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien.

h. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar

pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi
(IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.

6. Evaluasi SOP

Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.

a. Evaluasi penerapan/

Evaluasi penerapan/ kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan

dengan menilai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP.

Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check

list:

Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang dikerjakan secara
konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu rangkaian kegiatan, untuk
diingat, dikerjakan, dan diberi tanda (check-mark).

29
 1) Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu untuk
mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
2) Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
3) Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan SOP
itu sendiri.
4) Langkah-langkah menyusun daftar tilik:
Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan
Identifikasi prosedur yang membutuhkan daftar tilik untuk
mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya.
a) Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
b) Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
c) Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
d) Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format tertentu,
e) Lakukan uji-coba,
f) Lakukan perbaikan daftar tilik,
g) Standarisasi daftar tilik.

5) Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam

langkah- langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut:

CR = Σ Ya x 100 %

Σ Ya+Tidak

b. Evaluasi isi SOP

1) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan minimal dua
tahun sekali yang dilakukan oleh masing- masing unit kerja.
2) Hasil evaluasi: SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau SOP
tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi SOP bisa
dilakukan sebagian atau seluruhnya.
3) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila:

• Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada,

30
 • Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK)
pelayanan kesehatan,

• Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,

• Adanya perubahan fasilititas.

4) Peraturan Kepala FKTP tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala FKTP.

CONTOH FORMAT SOP

31
H. Notulen Rapat/Lokakarya Mini

1. Pengertian

Notulen rapat adalah ringkasan tentang jalannya rapat, seminar, diskusi atau
siding dan hal yang dibicarakan serta diputuskan dalam rapat tersebut dari awal
acara sampai akhir acara.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesa, Notulen atau notula bermakna

catatan singkat mengenai jalannya persidangan/rapat serta hal yang dibicarakan
serta diputuskan.

2. Fungsi

a. Berfungsi sebagai bukti tertulis telah diadakannya rapat/sidang

b. Sebagai pengukur sukses atau tidaknya suatu rapat

c. Dan befungsi sebagai pelaksanaan kegiatan yang dihasilkan dari

keputusan rapat

3. Susunan

a. Susunan Acara

b. Notulen Sebelumnya

c. Pembahasan

d. Kesimpulan

e. Rekomendasi

32
CONTOH FORMAT NOTULEN

33
I. Berita Acara

1. Pengertian

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi tentang pernyataan

bahwa memang telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada
waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para
saksi. Berita acara dapat disertai lampiran.

2. Susunan

a. Kepala

Bagian Kepala berita acara terdiri dari:

1) kop naskah dinas, yang berisi logo PEMDA BUOL dan logo
Puskesmas
2) judul berita acara ditulis dengan huruf kapital dan diletakan
secara simetris; dan
3) nomor berita acara ditulis dengan huruf kapital dan diletakan
secara simetris.

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari:

1) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan
para pihak yang membuat berita acara;
2) substansi berita acara;
3) keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan
4) penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat
dengan sebenar-benarnya.

c. Kaki

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan

penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para
pihak dan para saksi.

34
3. Hal yang perlu diperhatikan

Penomoran Berita Acara Sesuai dengan penomoran yang berlaku di

UPTD Puskesmas Karamat.

4. Lampiran Berita Acara

Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi antara

lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar aset/arsip yang
terkait dengan materi muatan suatu berita acara.

CONTOH FORMAT BERITA ACARA

35
J. Surat Keterangan

1. Pengertian

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi

mengenai hal, peristiwa atau tentang seseorang untuk kepentingan
kedinasan.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat Keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau

pegawai yang sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung
jawabnya.

3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala surat keterangan terdiri dari:

1) kop naskah dinas, yang berisi logo PEMDA BUOL dan logo
Puskesmas;
2) Judul surat keterangan ditulis dengan huruf kapital dan
diletakan secara simetris; dan
3) Nomor surat keterangan ditulis dengan huruf kapital dan
diletakan secara simetris.

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang

menerangkan mengenai sesuatu hal, peristiwa, atau tentang
seseorang yang diterangkan, maksud dan tujuan diterbitkannya
surat keterangan.

c. Kaki

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat,

tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama
pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian
kaki terletak pada bagian kanan bawah.

36
CONTOH FORMAT SURAT KETERANGAN TENTANG SESEORANG

37
CONTOH SURAT KETERANGAN TENTANG HAL /PERISTIWA

38
K. Surat Tugas

1. Pengertian

Surat Tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh atasan atau
pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang
diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat Tugas di UPTD Puskesmas Karamat dibuat dan

ditandatangani oleh Kepala UPTD Puskesmas Karamat. Apabila
Kepala UPTD Puskesmas Karamat atas suatu alasan tidak bisa
menandatangani surat tugas tersebut, maka dapat menggunakan
atas nama Kepala UPTD Puskesmas Karamat.

Contoh:

a.n. Kepala UPTD Puskesmas Karamat

Kepala Tata Usaha UPTD Puskesmas Karamat,

Selviyanti,SKM
NIP 198509292009032001

3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari:

1) kop naskah dinas, yang berisi Logo PEMDA BUOL dan logo
Puskesmas;
2) kata surat tugas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
dan
3) nomor, berada di bawah tulisan surat tugas.

39
 b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh Surat Tugas terdiri dari hal berikut:

1) Alinea pembuka meliputi pertimbangan dan/atau dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas.
2) Isi dari memberikan tugas kepada di letakan menjorok ke
dalam (nama, NIP, pangkat, dan jabatan pegawai yang
mendapat tugas).
3) Kata untuk, disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan,

c. Kaki

Bagian kaki Surat Tugas terdiri dari:

1) Tanggal Surat Tugas;
2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan
huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;
4) Nama lengkap pejabat dan gelar yang menandatangani
Surat Perintah, ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap
awal unsurnya dan mencantumkan NIP; dan
5) Cap dinas.

4. Distribusi dan Tembusan

a. Surat tugas diberikan kepada yang mendapat tugas untuk

diserahkan ke penyelenggara kegiatan; dan

b. Arsip surat tugas disimpan di Tata Usaha satuan kerja.

5. Hal yang Perlu diperhatikan

a. Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang

ditugasi dimasukan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom
nomor urut, nama, NIP, pangkat, jabatan, dan keterangan;

b. Surat Tugas tidak berlaku setelah tugas yang termuat selesai

dilaksanakan;

c. Apabila pegawai yang diberi tugas belum membuat surat tugas

dapat diganti dengan surat keterangan;

40
CONTOH FORMAT SURAT TUGAS PERORANGAN

41
CONTOH FORMAT SURAT TUGAS KELOMPOK

42
43
L. Surat Undangan

1. Pengertian

Surat undangan adalah naskah dinas eksternal yang memuat

undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut

2. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan

tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya.

3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala surat undangan terdiri dari:

1) Kop naskah dinas
2) Nomor, sifat, lampiran, dan hal, yang diketik dengan huruf
awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;
3) Tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atau
sejajar/sebaris dengan nomor; dan
4) Kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama
atau jabatan, dan alamat yang dikirimi surat undangan (jika
diperlukan).

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari:

1) Alinea pembuka.
2) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan
acara.
3) Alinea penutup.

c. Kaki

Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis

dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat
ditulis dengan huruf awal KAPITAL

44
 pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan
tertentu, seperti rapat, upacara, dan pertemuan.

4. Hal yang Perlu Diperhatikan

a. Format surat undangan sama dengan format surat dinas,

bedanya adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat
undangan dapat ditulis pada lampiran.

b. Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk

kartu.

c. Penomoran Surat Dinas mengacu pada Pola Penomoran di

UPTD Puskesmas Karamat.

45
CONTOH FORMAT SURAT UNDANGAN

46
47
M. Surat pengantar

1. Pengertian

Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk

mengantar/menyampaikan barang atau naskah.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang

mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.

3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala surat pengantar terdiri dari:

1) Kop naskah dinas;
2) Nomor;
3) Tanggal;
4) Nama jabatan/alamat yang dituju; dan
5) Tulisan surat pengantar ditulis dengan huruf kapital dan
diletakan secara simetris.

b. Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom

terdiri dari:
1) Nomor urut;
2) Jenis yang dikirim;
3) Banyaknya naskah dan barang; dan
4) Keterangan.

c. Kaki

Bagian kaki surat pengantar terdiri dari:

1) Pengirim yang berada di sebelah kanan,yang
meliputi:
a) Nama jabatan pembuat pengantar;
b) Tanda tangan;
c) Nama dan NIP; dan

48
 d) Cap dinas.

2) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:

a) Nama jabatan penerima;
b) Tanda tangan;
c) Nama dan NIP;
d) Cap dinas;
e) Nomor telepon instansi; dan
f) Tanggal penerimaan.

4. Hal yang Perlu Diperhatikan

a. Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap, lembar pertama

untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

49
CONTOH FORMAT SURAT PENGANTAR

50
N. Pengumuman

1. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan

tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua
pejabat/pegawai/perseorangan/lembaga baik di dalam maupun di luar
Kementerian Kesehatan.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh Kepala UPTD

Puskesmas Karamat atau Pegawai lain yang ditunjuk.

3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala pengumuman terdiri dari:

1) Kop naskah dinas,
2) Tulisan pengumuman keterangan ditulis dengan huruf kapital
dan diletakan secara simetris
3) Nomor surat keterangan ditulis dengan huruf kapital dan
diletakan secara simetris;
4) Kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman
ditulis dengan huruf kapital dan diletakan secara simetris;
dan
5) Rumusan judul pengumuman, ditulis dengan huruf kapital
secara simetris di bawah tentang.

b. Batang Tubuh

Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat:

1) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
2) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;dan
3) Pemberitahuan tentang hal tertentu.

c. Kaki

Bagian kaki pengumuman ditempatkan di sebelah kanan, yang

terdiri dari:
1) Tempat dan tanggal penetapan;

51
 2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
4) Nama lengkap yang menandatangani, ditulis dengan huruf
awal kapital; dan
5) Cap dinas.

4. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan

kepada kelompok/golongan tertentu.
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak
memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
3) Penomoran Pengumuman mengacu pada Pola Klasifikasi
Arsip dan Kode Unit Pengolah di lingkungan Kementerian
Kesehatan

52
O. Laporan

1. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang

pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Wewenang pembuatan laporan dilakukan oleh pejabat/staf yang diberi

tugas. Laporan ditandatangani oleh pejabat/staf yang diserahi tugas.

3. Susunan

a. Kepala

Bagian kepala laporan memuat judul laporan ditulis dengan huruf

kapital dan diletakkan secara simetris.

b. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh laporan terdiri dari:
1) Pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud, dan
tujuan serta ruang lingkup dan sistematika laporan;
2) Materi Laporan, yang terdiri dari kegiatan yang dilaksanakan,
faktor yang mempengaruhinya, hasil pelaksanaan kegiatan,
hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
3) Simpulan dan saran, sebagai bahan masukan dan
pertimbangan; dan
4) Penutup, yang merupakan akhir laporan, memuat
harapan/permintaan arahan/ucapan terima kasih.

c. Kaki
Bagian kaki Laporan terdiri dari:
1) Tempat dan tanggal pembuatan laporan;
2) Nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf
awal kapital;
3) Tanda tangan; dan
4) Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.

53
CONTOH FORMAT LAPORAN

54
P. Uraian Tugas

1. Pengertian

Dokumen uraian tugas adalah dokumen yang memuat uraian

pekerjaaan,tugas dan tanngung jawab seorang pegawai yang
ditugaskan oleh atasannya.

2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Wewenang pembuatan Uraian tugas di UPTD Puskesmas Karamat

adalah oleh Kepala UPTD Puskesmas Karamat

3. Susunan

a. Keterangan Penandatangan

Bagian ini diisi dengan Nama, NIP, Jabatan Pemberi tugas

(Kepala Puskesmas)

b. Tugas Pokok

Tugas pokok diisi dengan tugas yang merupakan jabatan atau

profesinya.

c. Tugas Integrasi

Tugas integrasi diisi dengan tugas lain yang berkaitan dengan profesi
/kompetensinya.

d. Tugas tambahan

Tugas tambahan adalah tugas laian yang dibebankan kepadanya selain

dari tugas pokok dan tugas integrasinya

e. Wewenang

Wewenang adalah sejumlah kekuasaaan yang didelegasikan pada suatu

jabatan. Dalam Uraian Tugas, wewenang diisi dengan hal-hal yang bisa
dilakukan dalam jabatan tersebut dalam penggunaan sumber daya untuk
mencapai tujuannya

f. Tanggung jawab

Kewajiban-kewajiban yang dibebankan kepadanya akibat dari wewenang

yang diterimanya.

g. Uraian tugas

Berisi hal-hal apa saja yang dilakukan orang tersebut berhubungan

dengan Tugas yang ada padanya

55
CONTOH FORMAT URAIAN TUGAS

56
Q. Telaahan Staf

1. Pengertian

Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau
staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan
dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.

2. Susunan

a) Kepala

Bagian kepala telaahan staf terdiri dari:

1) judul telaahan staf diletakkan secara simetris di tengah atas;

dan

2) uraian singkat tentang permasalahan.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari:

1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas

tentang persoalan yang akan dipecahkan;

2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan,

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai
dengan situasi yang dihadapi, dan merupakan kemungkinan
terjadi di masa yang akan datang;

3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang

merupakan landasan analisis dan pemecahan masalah;

4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan

dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya,
pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat
dilakukan;

5) Simpulan, yang memuat intisari hasil telaahan, yang

merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan

jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan
yang dihadapi.

57
c) Kaki

Bagian kaki telaahan staf ditempatkan di sebelah kanan bawah,

yang terdiri dari:

1) Nama jabatan pembuat telaahan staf, ditulis dengan huruf

awal kapital;

2) Tanda tangan;

3) Nama lengkap tanpa mencantumkan NIP dan cap dinas; dan

4) Daftar lampiran (jika diperlukan).

CONTOH FORMAT TELAHAAN STAF

58
 BAB IV

PENGENDALIAN DAN REKAM IMPLEMENTASI TATA NASKAH PUSKESMAS

A. Prosedur Pengendalian Dokumen Akreditasi di UPTD Puskesmas Karamat

Prosedur Pengendalian Dokumen di UPTD Puskemas Karamat ditetapkan oleh

Kepala UPTD Puskemas Karamat yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di UPTD
Puskemas Karamat.
Tujuan Pengendalian Dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen,
proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen.
1. Identifikasi Penyusunan/Perubahan Dokumen Identifikasi kebutuhan, dilakukan
pada tahap self-assesment dalam Pendampingan Akreditasi. Hasil self-
assessment digunakan sebagai acuan untuk mengidentifikasi dokumen sesuai
Standar Akreditasi yang sudah ada di Puskesmas. Bila dokumen sudah ada, dapat
diidentifikasi dokumen tersebut masih efektif atau tidak.
2. Penyusunan Dokumen Kepala Subag Tata Usaha Puskesmas, Penanggung jawab
Admen, dan Penanggung jawab UKM dan UKP bertanggung jawab terhadap
pelaksanaan identifikasi/perubahan serta penyusunan dokumen. Penyusunan
dokumen secara keseluruhan dikoordinir oleh tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas
dengan mekanisme sebagai berikut:
a. SOP yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja disampaikan ke tim
mutu/ tim akreditasi,
b. Fungsi tim mutu/ tim akreditasi Puskesmas di dalam penyusunan dokumen
adalah:
1) Memberikan tanggapan, mengkoreksi dan memperbaiki dokumen
yang telah disusun oleh pelaksana atau unit kerja baik dari segi
bahasa maupun penulisan,
2) Mengkoordinir proses pembuatan dokumen sehingga tidak terjadi
duplikasi/ tumpang tindih dokumen antar unit,
3) Melakukan cek ulang terhadap dokumen yang akan ditandatangani
oleh Kepala UPTD Puskesmas Karamat.

3. Pengesahan Dokumen Dokumen disahkan oleh Kepala UPTD Puskesmas Karamat

4. Sosialisasi Dokumen Agar dokumen dapat dikenali oleh seluruh pelaksana maka
perlu dilakukan sosialisasi dokumen tersebut, khusus bagi SOP, bila rumit maka
untuk melaksanakan SOP tersebut perlu dilakukan pelatihan.

59
5. Pencatatan Dokumen, Distribusi dan Penarikan Dokumen Kepala FKTP menunjuk
salah satu anggota Tim Mutu/ Tim Akreditasi sebagai Petugas Pengendali
Dokumen. Petugas tersebut bertanggung jawab atas:
a. Penomoran dokumen
Tata cara penomoran Dokumen Penomoran diatur pada kebijakan
pengendalian dokumen, dengan ketentuan:
1) Semua dokumen harus diberi nomor,
2) Pemberian nomor mengikuti tata naskah Puskesmas
3) Pemberian nomor dilakukan secara terpusat yaitu di bagian Tata
Usaha.
b. Pencatatan dalam Daftar Dokumen Eksternal atau Internal
c. Menyerahkan dokumen kepada pengusul untuk menggandakan
d. Mendistribusikan dokumen yang sudah diberi stempel terkendali
Tata Cara Pendistribusian dokumen adalah:
1) Distribusi adalah kegiatan atau usaha menyampaikan dokumen
kepada unit upaya atau pelaksana yang memerlukan dokumen
tersebut agar dapat digunakan sebagai panduan dalam
melaksanakan kegiatannya. Kegiatan ini dilakukan oleh tim mutu atau
bagian Tata Usaha Puskesmas sesuai pedoman tata naskah.
2) Distribusi harus memakai ekspedisi dan/atau formulir tanda terima.
3) Distribusi dokumen bisa hanya untuk unit kerja tertentu tetapi bisa
juga untuk seluruh unit kerja lainnya.
e. Menarik dokumen lama apabila dokumen ini adalah dokumen pengganti
serta mengisi format usulan penambahan/ penarikan dokumen.
f. Mengarsipkan dokumen induk yang sudah tidak berlaku dengan
membubuhkan stempel “Kedaluwarsa” dan kemudian menyimpan dokumen
tersebut selama 2 tahun.
g. Memusnahkan dokumen sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

60
 6. Tata Cara Penyimpanan dokumen
a. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah
ditandatangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas/ atau
Bagian Tata Usaha Puskesmas, sesuai dengan ketentuan yang berlaku di
organisasi tersebut tentang tata cara pengarsipan dokumen yang diatur
dalam pedoman/tata naskah. Penyimpanan dokumen yang asli harus rapi,
sesuai metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan.
b. Dokumen fotocopy disimpan di masing-masing unit upaya Puskesmas,
dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila tidak berlaku lagi atau tidak
dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah
tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim mutu atau Bagian Tata Usaha
sehingga di unit kerja hanya ada dokumen yang masih berlaku saja.
Sekretariat Tim Mutu atau Bagian Tata Usaha organisasi dapat
memusnahkan fotocopy dokumen yang tidak berlaku tersebut, namun untuk
dokumen yang asli agar tetap disimpan, dengan lama penyimpanan sesuai
ketentuan dalam ketentuan retensi dokumen yang berlaku di Puskesmas.
c. Dokumen di unit upaya Puskesmas harus diletakkan di tempat yang mudah
dilihat, mudah diambil, dan mudah dibaca oleh pelaksana.
7. Penataan Dokumen Untuk memudahkan di dalam pencarian dokumen akreditasi
Puskesmas dikelompokan masing-masing bab/ kelompok pelayanan/ UKM dengan
diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen penilaian, dan diberikan daftar secara
berurutan.
8. Revisi atau perubahan dokumen
a. Dilakukan setelah proses pengkajian serta harus mendapat pengesahan
sesuai pejabat yang berwenang
b. Setiap kali revisi seluruh halaman akan mengalami perubahan Isi revisi atau
perubahan harus tercatat pada Riwayat
B. Rekam implementasi

1. Rekam implementasi adalah dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai sesuai kegiatan yang direncanakan
2. Catatan/ rekam implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan juga harus
dikendallikan. Organisasi harus menetapkan SOP terdokumentasi untuk
mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan,
perlindungan, pengambilan, lama simpan dan permusnahan. Catatan/ rekam
implementasi harus dapat terbaca, segera dapat teridentifikasi dan dapat diakses
kembali.

61
 BAB V

PENYUSUNAN NASKAH DINAS PUSKESMAS

A. Persyaratan Penyusunan

Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas, padat, dan
meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam penyusunannya perlu
memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.
1. Ketelitian
Dalam menyusun Naskah Dinas harus tercermin ketelitian dan kecermatan,
dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan
penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. Kecermatan dan ketelitian sangat
membantu pimpinan dalam mengurangi kesalahan pengambilan
putusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah Dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah Dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar
(bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan gagasan
ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis dan meyakinkan.
Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga memudahkan pemahaman
penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku sesuai
dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format maupun dari
penggunaan bahasanya agar memudahkan dan memperlancar pemahaman isi
Naskah Dinas

B. Penomoran Naskah Dinas

Nomor pada Naskah Dinas merupakan segmen penting dalam kearsipan. Oleh
karena itu susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, temu
balik, dan penilaian arsip.

- 62 -
 1. Penomoran Naskah Dinas Umum
Untuk naskah dinas selain SK dan SOP penomoran dengan ketentuan sebagai
berikut:

445/10.01/PKM.K/2019
Kode Pokok

Kode Arsip

Nomor Urut Surat (Tinta basah warna biru)

Kode Unit Puskesmas Karamat

Tahun pembuatan Surat

2. Penomoran SK dan SOP

Urutan penomoran SK dan SOP adalah: SK atau SOP/Nomor Urut
Dokumen/Kode POKJA/PKM.K/Tahun
Contoh:
800/PKM.K/ 01 /2019
Kode Pokok (800)

Nomor Urut (Tinta basah biru)

Kode Unit Puskesmas Karamat

Tahun pembuatan

C. Pengetikan

Beberapa hal harus diperhatikan dalam pengetikan naskah:

1. Ukuran dan jenis kertas
a. Ukuran Kertas

Untuk keseragaman tata naskah dinas, ukuran kertas yang digunakan

sebagai berikut:
1) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x 330 mm
(8,5 x 13 inci);
2) Naskah dinas korespondensi menggunakan kertas A4 yang berukuran
210 x 297 mm ( 8¼ x 11¾ inci);
3) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4 yang berukuran 210 x
297mm ( 8¼ x 11¾ inci);
4) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 210 x 297 mm (8¼ x
11¾ inci); dan

- 63 -
 5) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 210 x 297 mm (8¼
x 11¾ inci).
b. Jenis Kertas
1) Untuk naskah dinas, digunakan jenis kertas HVS putih 70 gram.
2) Naskah dinas yang mempunyai nilai kegunaan dalam waktu lama
menggunakan kertas jenis HVS lebih dari 80 gram atau kertas jenis lain
yang memiliki nilai keasaman tertentu serendah-rendahnya harus
menggunakan kertas dengan nilai keasaman (PH) 7.
3) Surat Dinas menggunakan kertas berwarna putih dengan kualitas terbaik
white bond
2. Bentuk Huruf (fonts)
Setiap tulisan naskah dinas menggunakan bentuk huruf Arial ukuran 11
(sebelas) atau 12 (dua belas) dan spasi 1 (satu) sampai dengan 1,5 (satu
setengah).

3. Warna Tinta
Tinta yang digunakan untuk penulisan surat berwarna hitam, sedangkan untuk
warna tinta yang digunakan dalam penomoran, pembubuhan paraf dan tanda
tangan berwarna biru tua.

4. Ruang Tepi (Margin)

Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas,
diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh
karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi
atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang
dibiarkan kosong.
Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada
peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu: Ruang tepi atas:
apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi di bawah kop, dan apabila
tanpa kop naskah dinas, sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi atas kertas;
a. Ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas;
b. Ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas;
c. Ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas.

- 64 -
 5. Penomoran
Penomoran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah dengan
contoh berikut:
I
A
1.
a.
1)
a)
(1)
(a)

Catatan:
Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel,
disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi
(termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian
dan estetika

D. Nomor Halaman

Nomor halaman naskah ditulis dengan menggunakan nomor urut angka dan
dicantumkan secara simetris di tengah bawah dengan membubuhkan tanda hubung (-
) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang
menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

E. Ketentuan Jarak Spasi

1. Jarak antara bab dan judul adalah dua spasi.
2. Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan kedua adalah satu
spasi.
3. Jarak antara judul dan subjudul adalah empat spasi.
4. Jarak antara subjudul dan uraian adalah dua spasi.
5. Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. Dalam penentuan
jarak spasi, hendaknya diperhatikan aspek keserasian dan estetika, dengan
mempertimbangkan isi naskah dinas.

- 65 -
F. Lampiran

Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor
urut dengan angka . Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari
halaman sebelumnya.

G. Daftar Distribusi

Daftar Distribusi adalah susunan pejabat yang dibuat oleh pejabat sekretariat dan
digunakan sebagai pedoman pendistribusian naskah. Setiap distribusi menunjukkan
pejabat yang berhak menerima naskah.

Dalam pelaksanaan akreditasi, daftar distribusi dokumen adalah sebagai berikut :

1. Dari kepala dinas ke kepala puskesmas, contoh dokumen : SK Struktur
Puskesmas, SK Penetepan Indikator, regulasi-regulasi, pedoman/panduan yang
berhubungan dengan pelaksanaan kegiatan puskesmas.
2. Dari kepala puskesmas ke pokja, contoh dokumen : uraian tugas.
3. Dari kepala puskemas ke camat atau sebaliknya, contoh dokumen Laporan
kinerja puskesmas, SK komitmen, SK pembentukan KTR, SK pembentukan desa
siaga aktif.
4. Dari Ketua Pokja ke Pelaksana, contoh dokumen : KAK, SOP dsb.

H. Rujukan

Rujukan adalah naskah atau dokumen lain yang digunakan sebagai dasar acuan
atau dasar penyusunan naskah. Penulisan rujukan dilakukan sebagai berikut.
1. Naskah dinas yang berbentuk Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Edaran, dan
Pengumuman, rujukan ditulis di dalam konsiderans dasar.
2. Surat Dinas memerlukan rujukan; naskah yang menjadi rujukan ditulis pada
alinea pembuka diikuti substansi materi surat yang bersangkutan. Dalam hal
lebih dari satu naskah, rujukan harus ditulis secara kronologis.
a. Dalam hal Surat Dinas memerlukan Rujukan, naskah Rujukan ditulis pada
alinea pembuka, diikuti substansi materi surat yang bersangkutan rujukan
lebih dari satu naskah, Rujukan itu harus ditulis secara kronologis.
b. Cara menulis Rujukan adalah sebagai berikut.
1) Rujukan Berupa Naskah
Penulisan Rujukan berupa naskah mencakupi informasi singkat
tentang naskah yang menjadi rujukan, dengan urutan sebagai berikut:
jenis naskah dinas, jabatan penandatangan naskah dinas, nomor naskah
dinas, tanggal penetapan, dan subjek naskah dinas.
2) Rujukan Berupa Surat Dinas
Penulisan Rujukan berupa Surat Dinas mencakupi informasi singkat
tentang Surat Dinas yang menjadi Rujukan, dengan urutan sebagai

- 66 -
 berikut: jenis surat, jabatan penandatangan, nomor surat, tanggal
penandatanganan surat, dan hal.
3) Rujukan Berupa Surat Dinas Elektronik
Penulisan rujukan berupa Surat Dinas Elektronik (surat yang
dikirimkan melalui sarana elektronik) diatur tersendiri.
c. Rujukan Surat kepada Instansi Non pemerintah
Rujukan tidak harus dicantumkan pada Surat Dinas yang ditujukan
kepada instansi non pemerintah.

I. Ruang Tanda Tangan

Ruang tanda tangan merupakan tempat pada bagian kaki naskah dinas yang
memuat nama jabatan (misalnya, Kepala UPTD) yang dirangkaikan dengan nama
instansi.
1. Ruang tanda tangan ditempatkan di sebelah kanan bawah setelah baris kalimat
terakhir.
2. Nama jabatan diletakkan pada baris pertama tidak disingkat.
3. Ruang tanda tangan sekurang-kurangnya empat paragraf.
4. Nama pejabat yang menandatangani naskah dinas yang bersifat mengatur,
ditulis dengan huruf kapital, dan nama pejabat yang menandatangani naskah
dinas yang bersifat tidak mengatur ditulis dengan huruf awal kapital.
5. Jarak ruang antara tanda tangan dan tepi kanan kertas adalah + 3 cm,
sedangkan untuk tepi kiri disesuaikan dengan baris terpanjang.

J. Penggunaan Bahasa

Bahasa yang digunakan di dalam naskah dinas harus jelas, tepat, dan menguraikan
maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan pemakaian kata dan
kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai dengan kaidah tata bahasa yang
berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.
Ejaan yang digunakan di dalam naskah dinas adalah Ejaan Bahasa Indonesia sesuai
dengan ketentuan peraturan peruandang-undangan

K. Pembubuhan paraf

Naskah akhir (net) terlebih dahulu diteliti dan diparaf oleh Kepala tata usaha untuk
surat umum dan diparaf oleh ketua tim mutu puskesmas untuk dokumen akreditasi.
Pembubuhan paraf diletakkan sebelum nama jabatan menggunakan tinta basah
warna biru.

- 67 -
 BAB VI
PENUTUP

Pedoman Tata Naskah Dinas ini merupakan acuan Puskesmas dalam menyusun
Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas sesuai dengan keperluan instansi masing-
masing.

- 68 -
Lampiran 1 :Contoh Kerangka Acuan Program
KERANGKA ACUAN PROGRAM USAHA KESEHATAN GIGI MASYARAKAT UPTD PUSKESMAS
KARAMAT

I. Pendahuluan
Pelayanan kesehatan gigi dan mulut di Puskesmas terdiri dari pelayanan di dalam gedung
yaitu di poli gigi dan pelayanan luar gedung yaitu program Usaha Kesehatan Gigi Sekolah
(UKGS) dan Usaha Kesehatan Gigi Masyarakat (UKGM). Masalah kesehatan gigi yang paling
banyak ditemukan adalah karies gigi, hal ini terjadi karena kurangnya tingkat pengetahuan
masyarakat terhadap pentingnya kesehatan gigi dan mulut dari mulai bayi dalam kandungan
sampai tua (life sicle).
Program UKGM merupakan program kesehatan gigi dan mulut yang ditujukan untuk
masyarakat terutama pada kelompok rawan/resiko tinggi, yang termasuk kelompok rawan
tersebut adalah : Ibu Hamil, Balita, Anak Pra Sekolah dan Lansia.
Pelaksanaan kegiatan program UKGM dilaksanakan sesuai visi Puskesmas x yaitu
memberikan pelayanan kesehatan paripurna melalui pemberdayaan masyarakat dalam
pelayanan kesehatan, pemberian pelayanan yang cepat dan tepat sasaran sesuai dengan tata
nilai UPT Puskesmas X yang telah ditetapkan yaitu Cekatan, Informatif, Profesional, Akurat,
Handal, Optimal, Responsif, Efisien.

II. Latar belakang

Puskesmas X terltetak di wilayah kecamatan A yang terdiri dari 4 desa dengan jumlah
penduduk 12.000 jiwa, 23 ibu hamil, 120 balita, 100 anak pra sekolah dan 80 lansia
berdasarkan data penduduk tahun 2017.
Dari hasil penilaian kinerja Puskesmas tahun 2016 jumlah kunjungan bumil yang diperiksa
kesehatan gigi dan mulut hanya 40%, anak pra sekolah yang telah diperiksa kesehatan gigi
dan mulut 50% dan lansia yang telah diperiksa kesehatan gigi dan mulut 20%.
Berdasarkan data tersebut di atas maka disusunlah kerangka acuan program Usaha
Kesehatan Gigi Masyarakat (UKGM) Puskesmas X tahun 2017 yang disusun berdasarkan
RUK/RPK Puskesmas x tahun 2017.
III. Tujuan:
A. Tujuan umum:
Meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang pentingnya kesehatan gigi dan mulut
di masyarakat khususnya pada kelompok rawan.
B. Tujuan khusus:
1. Meningkatkan pengetahuan kesehatan gigi dan mulut pada ibu hamil
2. Meningkatkan pengetahuan kesehatan gigi dan mulut pada anak para sekolah
3. Meningkatkanpengetahuan kesehatan gigi dan mulut pada lansia

- 69 -
IV. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN

No Kegiatan Pokok Rincian

Kegiatan
A Pemeriksaan Kesehatan gigi Penyuluhan
dan mulut Ibu Pemeriksaan Kesehatan Gigi dan Mulut
Hamil Rujukan
B Pemeriksaan Kesehatan gigi Penyuluhan
dan mulut anak pra sekolah Pemeriksaan Kesehatan Gigi dan Mulut

Sikat gigi bersama

Rujukan
C Pemeriksaan Kesehatan gigi Penyuluhan
dan mulut Lansia Pemeriksaan Kesehatan Gigi dan Mulut
Rujukan

V. Cara melaksanakan kegiatan dan sasaran:

N Kegiatan Pelaksana Lintas Lintas sektor terkait Ket

o Pokok Program UKGM program
terkait
A Pemeri - Menyusun 1. Program KIA 1. Kader Sumber
ksaan rencana - Menyusun - Mengkoordini r pembiayaan
Keseh kegiatan jadwal Bumil untuk BOK
a tan - Koordinasi dengan kegiatan diperiksa
gigi LP/LS ada kesehatan gigi &
dan - Menentukan pemeriksaan mulut
mulut tempat dan waktu kes. Gigi & - Memantau
Ibu pelaksanaan Mulut bagi kesehatan gigi &
Hamil kegiatan Ibu hamil mulut Bumil
- Menyiapkan form pada saat
laporan & pelaksanaan
Rujukan kelas Bumil
- Menyiapkan
bahan
penyuluhan
- Menyiapkan

- 70 -
 alat pemeriksaan
kes. Gigi & Mulut
- Membuat laporan
kegiatan

B Pemeriksa - Menyusun 1. Program Gizi 1. Kader Sumber

an rencana - Menyusun - Mengkoordini r pembiayaan
Kesehatan kegiatan jadwal anak prasekolah BOK
gigi dan - Koordinasi dengan kegiatan untuk diperiksa
mulut anak LP/LS ada kesehatan gigi &
pra - Menentukan pemeriksaan mulut di
sekolah tempat dan waktu kes. Gigi & posyandu
pelaksanaan Mulut bagi - Memantau
kegiatan Balita pada kesehatan gigi &
- Menyiapkan form saat mulut anak yang
laporan & pelaksanaa BGM dan Gizi
Rujukan n Kurang
- Menyiapkan penimbang
bahan an Balita
penyuluhan Posyandu

- Menyiapkan - Menyusun

alat pemeriksaan jadwal

kes. Gigi & Mulut pemeriksaan

- Membuat laporan kes. Gigi &

kegiatan Mulut pada

anak yang
BGM dan
Gizi Kurang
C Pemeriksa - Menyusun 2. Program 1. Kader Sumber
an rencana Lansia - Mengkoordini r pembiayaan
Kesehatan kegiatan - Menyusun Lansia untuk BOK
gigi dan - Koordinasi dengan jadwal diperiksa
mulut Lansia LP/LS kegiatan kesehatan gigi &
- Menentukan ada mulut
tempat dan waktu pemeriksaan - Memantau
pelaksanaan kes. Gigi & kesehatan gigi &
kegiatan Mulut bagi mulut Lansia

- 71 -
 - Menyiapkan form Lansia pada
laporan & saat
Rujukan pelaksanaan
- Menyiapkan Posbindu
bahan Lansia
penyuluhan
- Menyiapkan
alat pemeriksaan
kes. Gigi & Mulut
- Membuat laporan
kegiatan
VI. SASARAN

1. Anak Pra Sekolah

2. Ibu Hamil

3. Masyarakat Lanjut Usia

VII. JADWAL KEGIATAN

2016 2017
No Kegiata No De Ja Feb Ma Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nov Des
n v s n r

1 Pemeriksaan X x x X X x x x x x x x X
Kesehatan gigi
dan mulut Ibu
2 Pemeriksaan Kesehatan X x x X X x x x x x x x X
gigi dan mulut anak pra
sekolah
3 Pemeriksaan Kesehatan X x x X X x x x x x x x X
gigi dan mulut Lansia

VIII. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporannya

Evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan dilakukan tiap bulan sesuai dengan jadwal
kegiatan, dengan pelaporan hasil-hasil yang dicapai pada bulan tersebut.

- 72 -
IX. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan dengan menggunakan register dan format laporan yang telah ditetapkan dan
dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kab/Kota setiap tanggal 5 bulan berikutnya, evaluasi kegiatan
dilakukan setiap tiga bulan sekali sesuai dengan jadwal monitoring dan evaluasi Puskesmas X.

- 73 -
Lampiran 2 :Contoh Keputusan Kepala Puskesmas
PEMERINTAH KABUPATEN BUOL
DINAS KESEHATAN PENGENDALIAN
PENDUDUK DAN KB
UPTD PUSKESMAS KARAMAT
Jln. Trans Sulawesi No.12 Desa Busak I Kecamatan Karamat Kode POS 94563
Email .PKMKaramat.buol@gmail.com

KEPUTUSAN
KEPALA UPTD PUSKESMAS KARAMAT
Nomor :

TENTANG
JENIS PELAYANAN YANG DISEDIAKAN
DI UPTD PUSKESMAS KARAMAT

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA UPTD PUSKESMAS KARAMAT,

Menimbang : a. bahwa salah satu visi puskesmas adalah meningkatkan derajat

kesehatan masyarakat;
b. bahwa dalam rangka meningkatkan derajat kesehatan masyarakat
yang setinggi-tingginya perlu ditentukan jenis pelayanan yangng
disediakan di UPTD Puskesmas Karamat;
c. bahwa untuk melaksanakan maksud tersebut point a dan point
b perlu ditetapkan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas
Karamat;

Mengingat : 1. Undang-undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan

Publik;
2. Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan;
3. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014 tentang
Pusat Kesehatan Masyarakat;
4. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2016 tentang
Standar Pelayanan Minimal Bidang Kesehatan;

MEMUTUSKAN

KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG JENIS

Menetapkan :
PELAYANAN YANG DISEDIAKAN DI UPTD PUSKESMAS

- 74 -
 KARAMAT.
Jenis pelayanan yang disediakan sebagaimana tersebut dalam

Kesatu : lampiran keputusan yang merupakan bagian tak terpisahkan dari

keputusan ini.
Kedua : Pelayanan yang diberikan oleh puskesmas pelaksanaannya
dilakukan di dalam maupun luar gedung.

Ketiga : Surat keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.

Keempat : Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan dalam
penetapan surat keputusan ini, akan ditinjau dan diadakan
perubahan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : Karamat
Pada tanggal : 09 Agustus 2018
KEPALA UPTD PUSKESMAS
KARAMAT,

Said O Raat

- 75 -
 LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPTD
PUSKESMAS KARAMAT
NOMOR : SK/02/ADM/PKM.K/2019
TENTANG : JENIS PELAYANAN YANG
DISEDIAKAN DI UPTD
PUSKESMAS KARAMAT

A. PELAYANAN UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT ESENSIAL

1. Pelayanan Promosi Kesehatan termasuk Usaha Kesehatan Sekolah,

Jenis pelayanannya adalah :
a. Penyuluhan,
b. Pemberdayaan Masyarakat,
c. Penjaringan anak sekolah,
d. Pemeriksaan berkala anak sekolah
2. Pelayanan Gizi,
3. Pelayanan Kesehatan Ibu dan Anak termasuk Keluarga Berencana,
4. Pelayanan Kesehatan Lingkungan,
5. Pelayanan Pencegahan dan Pengendalian Penyakit,
Jenis pelayanannya adalah :
a. Pelayanan Imunisasi,
b. Pelayanan Surveilens,
c. Penanggulangan Penyakit Menular (TB, Kusta, HIV/AIDS, Diare, ISPA,
Malaria,DBD, Campak, Filariasis)
d. Pelayanan Keperawatan Kesehatan Masyarakat.

B. PELAYANAN UPAYA KESEHATAN MASYARAKAT PENGEMBANGAN

1. Pelayanan Kesehatan Jiwa,

2. Pelayanan Kesehatan Gigi Masyarakat,
3. Pelayanan Kesehatan Lansia,
4. Pelayanan Kesehatan Kerja,
5. Pelayanan Kesehatan Reproduksi

C. PELAYANAN KESEHATAN PERSEORANGAN

1. Pelayanan Pendaftaran/Rekam medik,

2. Pelayanan Pemeriksaan umum,
3. Pelayanan Kefarmasian,

- 76 -
 4. Pelayanan KIA dan KB,
5. Pelayanan Gizi,
6. Pelayanan Gawat Darurat,
7. Pelayanan Persalinan,
8. Pelayanan Laboratorium.

D. PELAYANAN JARINGAN PUSKESMAS

1. Pelayanan Puskesmas Pembantu,
2. Pelayanan Puskesmas Keliling,
3. Pelayanan Bidan Desa.

KEPALA UPTD PUSKESMAS

KARAMAT,

Said O Raat

- 77 -
Lampiran 3 :Contoh Pedoman PROMKES
KATA PENGANTAR

Puji Syukur yang tak terhingga kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah
melimpahkan rahmat dan nikmatnya yaitu berupa nikmat Kesehatan, Kesempatan dan
Kemampuan sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan Pedoman Promosi
Kesehatan Puskesmas Karamat

Pedoman Promosi Kesehatan Puskesmas Karamat merupakan gambaran

rangkaian pelaksanaan program promosi kesehatan di wilayah kerja Puskesmas Karamat.
yang disajikan dalam bentuk buku dengan harapan mampu memberikan informasi yang
akurat dan bermanfaat bagi kelancaran pelaksanaan pelayanan kesehatan di Puskesmas
Karamat. Pedoman promosi kesehatan puskesmas karamat menggambarkan berbagai
informasi mengenai proses pelaksaan promosi kesehatan di wilayah Puskesmas
Karamat.

Dengan tersusunnya Buku Pedoman Promosi Kesehatan Puskesmas Karamat

semoga dapat membantu kelancaran pelayanan kesehatan di Kabupaten Buol khususnya
Puskesmas Kecamatan Karamat. Kami sadar bawa pedoman ini masih jauh dari kata
sempurna oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun
semoga buku pedoman ini bermanfaat bagi sistem pelayanan kesehatan di Puskesmas
Karamat dan instansi terkait lainnya.

Busak I, 2019
Kepala UPTD Puskesmas Karamat

Said O. Raat, SKM

Nip. 196607171988021003

78
 DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ..............................................................................................

DAFTAR ISI ............................................................................................................

BAB I PENDAHULUAN .........................................................................................

A. Latar Belakang ......................................................................................

B. Tujuan ....................................................................................................
C. Sasaran ..................................................................................................
D. Ruang lingkup pelayanan.....................................................................
E. Batasan Operasional ............................................................................
F. Dasar Hukum .........................................................................................

BAB II STANDAR KETENAGAAN ........................................................................

A. Kualifikasi SDM
B. Distribusi Ketenagaan Unit Pelayanan ...............................................
C. Jadwal Pelaksanaan .............................................................................

BAB III STANDAR FASILITAS ..............................................................................

A. Denah Ruangan.....................................................................................
B. Standar Fasilitas ...................................................................................

BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN ................................................................

A. Pelayanan Dalam Gedung ....................................................................

B. Pelayanan Luar Gedung .......................................................................

BAB V LOGISTIK ...................................................................................................

C. Perencanaan Kebutuhan ......................................................................

D. Penganggaran .......................................................................................
E. Pengadaaan ...........................................................................................
F. Penyimpanan.........................................................................................
G. Pendistribusian .....................................................................................
H. Penghapusan ........................................................................................

BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN .................................................

BAB VII KESELAMATAN KERJA .........................................................................

BAB VIII PENGENDALIAN MUTU .........................................................................

BAB IX PENUTUP .................................................................................................

79
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pembangunan kesehatan pada periode 2015-2019 adalah Program Indonesia
Sehat dengan sasaran meningkatkan derajat kesehatan dan status gizi masyarakat
melalui upaya kesehatan dan pemberdayaan masyarakat yang didukung dengan
perlindungan finansial dan pemerataan pelayanan kesehatan.
Program Indonesia Sehat dilaksanakan dengan 3 pilar utama yaitu paradigma
sehat, penguatan pelayanan kesehatan dan jaminan kesehatan nasional; 1) pilar
paradigma sehat dilakukan dengan strategi pengarusutamaan kesehatan dalam
pembangunan, penguatan promotif preventif dan pemberdayaan masyarakat; 2)
penguatan pelayanan kesehatan dilakukan dengan strategi peningkatan akses
pelayanan kesehatan, optimalisasi sistem rujukan dan peningkatan mutu pelayanan
kesehatan, menggunakan pendektatan continuum of care dan intervensi berbasis
risiko kesehatan; 3) sementara itu jaminan kesehatan nasional dilakukan dengan
stratgei perluasan sasaran dan benefit serta kendali mutu dan kendali biaya.
Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan
upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya
promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-
tingginya di wilayah kerjanya.
Pelayanan Kesehatan adalah upaya yang diberikan oleh Puskesmas kepada
masyarakat, mencakup perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pencatatan, pelaporan,
dan dituangkan dalam suatu sistem. Puskesmas mempunyai tugas melaksanakan
kebijakan kesehatan untuk mencapai tujuan pembangunan kesehatan di wilayah
kerjanya dalam rangka mendukung terwujudnya kecamatan sehat.

Dalam melaksanakan tugas Puskesmas menyelenggarakan fungsi :

1. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) tingkat pertama di wilayah
kerjanya; dan
2. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan (UKP) tingkat pertama di wilayah
kerjanya.
3. Dalam menyelenggarakan fungsi penyelenggaraan UKM, puskesmas berwenang
untuk:

80
 a. melaksanakan perencanaan berdasarkan analisis masalah kesehatan
masyarakat dan analisis kebutuhan pelayanan yang diperlukan;
b. melaksanakan advokasi dan sosialisasi kebijakan kesehatan;

c. melaksanakan komunikasi, informasi, edukasi, dan pemberdayaan masyarakat

dalam bidang kesehatan;
d. menggerakkan masyarakat untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah
kesehatan pada setiap tingkat perkembangan masyarakat yang bekerjasama
dengan sektor lain terkait;
e. melaksanakan pembinaan teknis terhadap jaringan pelayanan dan upaya
kesehatan berbasis masyarakat;
f. melaksanakan peningkatan kompetensi sumber daya manusia Puskesmas;
g. memantau pelaksanaan pembangunan agar berwawasan kesehatan;
melaksanakan pencatatan, pelaporan, dan evaluasi terhadap akses, mutu, dan
cakupan Pelayanan Kesehatan; dan memberikan rekomendasi terkait masalah
kesehatan masyarakat, termasuk dukungan terhadap sistem kewaspadaan dini
dan respon penanggulangan penyakit. (Peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 75 Tahun 2014)

Untuk melaksanakan Upaya Kesehatan Masyarakat tersebut di UPTD

Puskesmas Karamat, maka diperlukan Upaya Pelayanan Promosi Kesehatan yang
dikelola secara profesional. Keberadaan program promosi kesehatan di UPTD
Puskesmas Karamat berperan sebagai “agen perubahan” di masyarakat sehingga
masyarakat lebih berdaya dan timbul gerakan-gerakan upaya kesehatan yang
bersumber pada masyarakat.
Berkenaan dengan pentingnya profesionalisme pelayanan unit kerja Promosi
Kesehatan dalam pelayanan kesehatan di UPTD Puskesmas Karamat, telah
ditetapkan Keputusan Kepala UPTD Puskesmas Karamat Nomor
……………………........../2018 tentang Pedoman Pelayanan Unit Kerja Promosi
Kesehatan UPTD Puskesmas Karamat.

B. Tujuan
Tujuan disusunnya pedoman ini sebagai acuan bagi petugas kesehatan di
UPTD Puskesmas Karamat dalam menyelenggarakan kegiatan promosi kesehatan di
wilayah kerja UPTD Puskesmas Karamat. Sehingga pelayanan promosi kesehatan
dapat dilaksanaan sesuai dengan rencana serta memperoleh hasil sesuai yang
diharapkan.

81
C. Sasaran
Sasaran pedoman pelayanan promosi kesehatan UPTD Puskesmas Karamat
meliputi :
1. Sasaran Primer yakni individu, keluarga dan masyarakat;
2. Sasaran Sekunder yakni tokoh masyarakat
3. Sasaran Tertier yakni stake holder/pengambil kebijakan

D. Ruang Lingkup Pelayanan

Ruang lingkup pelayanan promosi kesehatan meliputi :
1. Kegiatan promosi kesehatan di dalam gedung Puskesmas Karamat
2. Kegiatan promosi kesehatan di luar gedung Puskesmas Karamat

Dengan jaringan pelayanan puskesmas adalah :

1. Puskesmas pembantu,
2. Puskesmas keliling,
3. Poskesdes
4. Posyandu dan Posbindu

Dengan jejaring pelayanan promosi kesehatan puskesmas adalah :

1. Kecamatan
2. Lintar sektor lain (Kantor Penyuluh Pertanian, Kantor PLKB, Kantor Urusan Agama,
Pospol, dll).
3. Kelurahan/Desa
4. Sekolah TK-SD-SLTP-SLTA
5. Pondok Pesantren
6. Industri Rumah Tangga

E. Batasan Operasional

Upaya pelayanan kesehatan masyarakat Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas

Karamat adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan serta
mencegah dan menanggulangi timbulnya masalah kesehatan dengan sasaran lintas
sektor, individu, keluarga dan masyarakat di wilayah kerja UPTD Puskesmas Karamat.
Batasan operasional untuk Pelayanan Kesehatan Promosi Kesehatan UPTD
Puskesmas Karamat meliputi :

82
 1. Pemberdayaan
Pemberdayaan masyarakat adalah upaya untuk menumbuhkan dan meningkatkan
pengetahuan, kemauan dan kemampuan individu, keluarga dan masyarakat untuk
mencegah penyakit, meningkatkan kesehatan, menciptakan lingkungan sehat serta
berperan aktif dalam penyelenggaraan setiap upaya kesehatan.

2. Bina Suasana
Bina suasana adalah upaya menciptakan suasana atau lingkungan sosial yang
mendorong individu, keluarga dan masyarakat untuk mencegah penyakit, meningkatkan
kesehatan, menciptakan lingkungan sehat serta berperan aktif dalam penyelenggaraan
setiap upaya kesehatan.

3. Advokasi
Merupakan upaya atau proses terencana untuk mendapatkan komitmen dan dukungan
dari pihak-pihak terkait (tokoh-tokoh masyarakat informal dan formal) agar masyarakat
dilingkungan puskesmas berdaya untuk mencegah serta meningkatkan kesehatannya
serta menciptakan lingkungan sehat.

4. Kemitraan
Dalam pemberdayaan, bina suasana dan advokasi, prinsip-prinsip kemitraan harus
ditegakkan. Kemitraan dikembangkan antara petugas-kesehatan puskesmas dengan
sasarannya dalam pelaksanaan pemberdayaan, bina suasana dan advokasi. Di
samping itu, kemitraan juga kembangkan karena kesadaran bahwa untuk meningkatkan
efektivitas promosi kesehatan, petugas kesehatan UPTD Puskesmas Paleleh harus
bekerja sama dengan berbagai pihak terkait.

F. Dasar Hukum

1. Undang-Undang No. 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan,

2. Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 585 Tahun 2007 tentang Pedoman
Pelaksanaan Promosi Kesehatan di Puskesmas,
3. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 75 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat,
4. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi
Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik
Mandiri Dokter Gigi.

83
 BAB II
STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia

Sumber daya utama yang diperlukan untuk penyelenggaraan promosi
kesehatan UPTD Puskesmas Karamat adalah Sumber Daya Manusia (SDM
Kesehatan). Yang dimaksud dengan kualifikasi SDM, sama halnya dengan job
spesifikasi, yaitu minimal golongan/jabatan, masa kerja minimal, pendidikan minimal,
pengalaman kerja, nilai performance (kinerjanya), dan standar kompetensi.
Pengelolaan pelayanan promosi kesehatan hendaknya dilakukan oleh
koordinator yang mempunyai kapasitas di bidang promosi kesehatan. Penanggung
jawab pelayanan promosi kesehatan UPTD Puskesmas Karamat dipilih dari tenaga
penyuluh kesehatan masyarakat ahli yaitu pejabat fungsional penyuluh kesehatan
masyarakat ahli muda. Untuk UKBM UKS ditetapkan satu petugas khusus
penanggung jawab program UKS yaitu dari tenaga bidan.
Standar kebutuhan tenaga promosi kesehatan di UPTD Puskesmas Karamat menurut
analisa beban kerja petugas adalah 1 orang petugas promosi kesehatan. Adapun pola
ketenagaan yang ada di unit pelayanan Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas
Karamat saat ini adalah sebagai berikut :

Kualifikasi
No Nama Jumlah
Status Pendidikan Pelatihan
Pelatihan Petugas
1 Promosi Kesehatan PNS S1 Promosi kesehatan di 1
puskesmas

Untuk Puskesmas Karamat, Kualifikasi Sumber Daya Manusia dan jumlah

tenaga promosi kesehatan sudah sesuai, namun masi perlu adanya peningkatan
kompetensi sumber daya petugas promosi kesehatan agar pelaksnaan promosi
kesehatan di wilayah kecamatan karamat lebih berkualitas.

84
B. Distribusi Ketenagaan Unit Pelayanan Promosi Kesehatan

Distribusi Ketenagaan Unit Pelayanan Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas

Karamat

Puskesmas
No Jenis Tenaga
wajib ada kekurangan
Sarjana Kesehatan
1 1 0 0
Masyarakat

C. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas Karamat

No Jenis Pelayanan Waktu Keterangan

Promosi kesehatan dalam Jadwal pelayanan
gedung puskesmas khusus hari Jumat
1 08.00 – 13.30
menggunakan media promosi sampai jam 10.30
WIB dan hari Sabtu
kesehatan
sampai jam 12.00
Promosi kesehatan luar gedung WIB
puskesmas Sesuai jadwal
2 pertemuan rutin lintas sektor 09.00 – 13.30
/sesuai jadwal yang dibuat untuk
pertemuan yang tidak rutin

85
 BAB III
STANDAR FASILITAS

A. Denah Ruang Pelayanan Promosi

Denah Ruang Pelayanan Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas Karamat

Lemari P
i
n
t
u

Meja

B. Standar Fasilitas Pelayanan Promosi Kesehatan

Ketersediaan peralatan kesehatan sangat menentukan terselenggaranya

pelayanan kesehatan yang optimal, efektif dan efisien di Puskesmas. Berdasarkan
Permenkes 75 tahun 2014 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, standar
sarana/peralatan pelayanan promosi kesehatan di UPTD Puskesmas Karamat adalah
sebagai berikut :
Standar Peralatan
No Jenis Layanan, Alat dan Sarana Kesehatan
Ada Belum ada
A. Penyuluhan
1 Proyektor/LCD Proyektor + OHP √
2 Layar Ukuran 1 x 1,5 m/ Screen yang dapat √
Digulung
3 Portable Generator (Lapangan) √
4 Megaphone/Public Audio System √
5 Televisi & Antena √
6 Video/VCD – DVD Player
7 Wireless System/Amplifier & Wireless
Microphone
8 Kamera Foto digital
9 Papan Tulis Putih √
10 Bulletin Board √
11 Flip Chart (Standard)

86
12 Boneka/Phantom Bayi Baru Lahir
13 Cetakan Jamban √
14 Phantom Gigi Anak √
15 Phantom Gigi Dewasa √
16 Phantom Mata Ukuran Asli √
17 Phantom Panggul Wanita
18 Alat Permainan Edukatif ( APE ) √
19 Food Model

B. Bahan habis Pakai

1 Poster-poster Program (Gizi, KIA, KB, Imunisasi,
PTM, dll)

A. Perlengkapan
Kendaraan roda dua
Laptop
Printer
Jam
Kabel tambahan
Tempat sampah tertutup

B. Meubelair
Kursi kerja
Meja kerja ½ biro
Lemari alat

87
 BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN PROMOSI KESEHATAN

A. Pelayanan Dalam Gedung Puskesmas

1. Di Tempat Pendaftaran
Penyebaran informasi melalui penjelasan petugas pendaftaran, media promosi
kesehatan leaflet. Informasi yang disediakan meliputi alur pelayanan, jenis pelayanan,
denah polik, informasi kesehatan, peraturan kesehatan (larangan merokok, membuang
sampah pada tempatnya dan lain-lain)
2. Di Ruang Tunggu
Penyebaran informasi melalui poster. Informasi kesehatan yang disediakan
meliputi informasi kesehatan, peraturan kesehatan (larangan merokok, membuang
sampah pada tempatnya dan lain-lain)
3. Di Ruang Pemeriksaan Umum, Laboratorium dan Ruang Farmasi
Penyebaran informasi melalui penyediaan leaflet, lembar balik dan poster,
Petugas kesehatan menjawab pertanyaan pasien berkenaan dengan penyakit, tindakan
atau obat
4. Di Halaman (taman, tempat parkir, pagar)
Penyebaran informasi melalui spanduk, penyediaan tempat sampah, pengenalan
tanaman bermanfaat, sayur maupun obat keluarga (TOGA).
5. Di Kantin/Kios di Kawasan Puskesmas
Penyediaan informasi kesehatan melalui leaflet yang dapat diambil secara gratis.

B. Pelayanan Luar Gedung Puskesmas

Pelaksanaan promosi kesehatan di luar gedung dilakukan oleh UPTD
Puskesmas Karamat bekerja sama dengan lintas program dan berbagai pihak
potensial lainnya dengan menerapkan ABG (Advokasi, Bina Suasana, dan Gerakan
Pemberdayaan Masyarakat), yaitu :
1. Advokasi stake holder (Camat Karamat, Kepala Sekolah, Kepala Desa Tim
Pengerak PKK) pendekatan ini untuk meningkatkan „bargaining position”,
memberikan “soft pressure” agar terwujud dukungan kegiatan maupun kebijakan
yang berwawasan kesehatan di wilayah kerja masing-masing stake holder
sehingga terwujud kerjasama yang harmonis. Selain itu advokasi juga dapat melalui
pendekatan kelompok (Tim pengerak PKK, kader Posyandu, majelis taklim dsb)
2. Kunjungan rumah, kunjungan rumah dilakukan petugas promosi kesehatan maupun
petugas kesehatan lain sebagai tindak lanjut dari upaya promosi kesehatan di
dalam gedung. Kunjungan rumah dilakukan terutama

88
 pasien/keluarga yang memiliki masalah kesehatan cukup berat (pasien TB, pasien
gizi buruk). Kunjungan rumah juga dilakukan berupa pembinaan PHBS di rumah
tangga.
3. Pembinaan Upaya Kesehatan Bersumber Daya Masyarakat (UKBM) posyandu,
UKS, UKK). Kegiatan pembinaan meliputi kegiatan pendampingan pelaksanaan
kegiatan UKBM, pembinaan administrasi kegiatan UKBM dan peningkatan
kapasitas kader UKBM melalui orientasi/pelatihan kader kesehatan, selain itu
dilakukan pulah Pembinaan PHBS di institusi pendidikan yaitu sekolah TK, SD dan
SMA di wilayah Kecamatan Karamat.
4. Fasilitasi Pengorganisasian masyarakat, petugas promosi kesehatan membantu
masyarakat melakukan pengenalan masalah-masalah kesehatan yang sering
dialami masyarakat dalam bentuk Survey Mawas Diri (SMD). Membantu
masyarakat membahas hasil SMD dalam musyawarah kecil diantara mereka yaitu
Musyawarah Masyarakat Desa (MMD), untuk dirumuskan dan direncanakan jalan
keluarnya.

89
 BAB V
LOGISTIK

Manajemen Logistik adalah suatu pengetahuan atau seni serta proses mengenai
perencanaan, penentuan kebutuhan, pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan serta
penghapusan material. Tujuan dari manajemen logistik adalah tersedianya bahan setiap
saat dibutuhkan, baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas yang dibutuhkan secara
efisien. Manajemen logistik unit pelayanan promosi kesehatan UPTD Puskesmas Karamat
adalah sebagai berikut :
A. Perencanaan Kebutuhan
Perencanaan unit pelayanan promosi kesehatan menghitung dan
merencanakan kebutuhan media promosi kesehatan berupa leaflet, booklet, buku
saku, poster, spanduk, makalah penyuluhan, modul pelatihan, ATK penunjang
administrasi dan dokumentasi kegiatan pelayanan promosi kesehatan yang sudah
direncanakan. Analisa kebutuhan penunjang pelaksanaan kegiatan pada periode
waktu tertentu berorientasi kepada program pelayanan, pola penyakit dan target
kinerja pelayanan. Menyesuaikan perencanaan kebutuhan dengan memperhatikan
persediaan awal materi promosi kesehatan yang sudah ada.
B. Penganggaran
Fungsi berikutnya adalah menghitung kebutuhan pengadaan materi promosi
kesehatan untuk menunjang kegiatan pelayanan promosi kesehatan diatas dengan
harga satuan berdasar indeks harga yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Kabupaten
Buol sehingga akan diketahui kebutuhan anggaran tersebut. Penganggaran kebutuhan
unit pelayanan promosi kesehatan UPTD Puskesmas Paleleh memanfaatkan dana
JKN, dan dana BOK.
C. Pengadaan
Fungsi berikutnya adalah pengadaan, yaitu semua kegiatan yang dilakukan
untuk mengadakan bahan logistik yang telah direncanakan, baik melalui prosedur :
1. Pembelian
2. Produksi sendiri, maupun dengan
3. Sumbangan dari pihak lain yang tidak mengikat
Untuk pengadaan materi pelayanan promosi kesehatan di Puskesmas Karamat
dilakukan dengan pembelian materi yang sudah siap pakai, pengadaan sendiri leaflet,
Poster, maupun Benner kesehatan sesuai kebutuhan perencanaan unit pelayanan dan
menerima dropping dari Dinas Kesehatan Kabupaten Buol.
D. Penyimpanan
Material media promosi kesehatan yang diperoleh dicatat dan disimpan di ruang
Unit Pelayanan Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas Karamat untuk didistribusikan

90
 sesuai kebutuhan pelayanan promosi kesehatan. Fungsi penyimpanan ini sangat
menentukan kelancaran distribusi, diantaranya untuk mengantisipasi kekosongan
material, menghemat biaya, mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga material, serta
mempercepat pendistribusian karena materi sudah siap pakai. Prinsip FIFO (First In
First Out) diberlakukan di penyimpanan materi pelayanan promosi kesehatan UPTD
Puskesmas Karamat.
E. Pendistribusian
Pendistribusian materi promosi kesehatan di UPTD Puskesmas Karamat
dilakukan pada saat pelaksanaan kegiatan pelayanan promosi kesehatan. Efisiensi
pelaksanaan pendistribusian akan mempengaruhi kecepatan penyediaan material
baru. Penanggung jawab pendistribusian adalah penanggung jawab Unit Pelayanan
Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas Karamat. Prosedur baku pendistribusian
material promosi kesehatan, meliputi :
1. Pendistribusian langsung kepada sasaran pelayanan
2. Pendistribusian melalui mitra kerja lintas program, jejaring dan jaringan UPTD
Puskesmas Karamat
F. Penghapusan
Penghapusan adalah proses penghapusan tanggungjawab pengurus barang
atas bahan atau barang tertentu sekaligus mengeluarkan dari catatan/pembukuan yang
berlaku, penghapusan barang diperlukan karena :
1. Bahan/barang rusak tidak dapat dipakai kembali
2. Bahan/barang tidak dapat didaur ulang atau tidak ekonomis untuk didaur ulang.
3. Bahan/barang sudah melewati masa kadaluarsa (expired date)
4. Bahan/barang hilang karena pencurian atau sebab lain.
Penghapusan material promosi kesehatan di UPTD Puskesmas Karamat
dilakukan dengan pemusnahan, yaitu dibakar atau dipendam/ditana

91
 BAB VI
KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN

Keselamatan sasaran adalah reduksi dan meminimalkan tindakan yang tidak aman
dalam sistem pelayanan kesehatan sebisa mungkin melalui pratik yang terbaik untuk
mencapai luaran yang optimum. (The Canadian Patient Safety Dictionary, October 2003).
Keselamatan sasaran menghindarkan sasaran dari potensi masalah dalam pelayanan
promosi kesehatan yang sebenarnya bertujuan untuk membantu sasaran.
Tujuan keselamatan sasaran adalah terciptanya budaya keselamatan sasaran pelayanan
promosi kesehatan UPTD Puskesmas Karamat, meningkatnya akuntabilitas (tanggung
jawab) petugas promosi kesehatan terhadap sasaran, menurunnya KTD (kejadian tidak
diharapkan), serta terlaksananya program - program pencegahan, sehingga tidak terjadi
pengulangan KTD (kejadian tidak diharapkan).
Sasaran keselamatan sasaran pelayanan promosi kesehatan sebagaimana dimaksud
meliputi tercapainya hal-hal sebagai berikut :
1. Ketepatan identifikasi sasaran;
Identifikasi sasaran kegiatan yang akan menerima pelayanan promosi kesehatan
sesuai rencana kegiatan unit pelayanan promosi kesehatan yang telah disusun.
2. Peningkatan komunikasi yang efektif
Komunikasi yang efektif, akurat, lengkap, jelas dan dipahami oleh sasaran promosi
kesehatan akan mengurangi kesalahan dan menghasilkan peningkatan keselamatan
sasaran. Evaluasi di akhir pelayanan promosi kesehatan dilakukan untuk memastikan
sasaran tidak salah memahami informasi yang diberikan.
3. Peningkatan keamanan sarana promosi kesehatan
Memantau lokasi, bangunan dan material promosi kesehatan yang dapat
membahayakan keselamatan sasaran promosi kesehatan.
4. Kepastian tepat-lokasi, tepat-metoda, tepat-sasaran
menyusun dan menerapkan standar operasional prosedur (SOP) pelayanan promosi
kesehatan untuk menghindari kesalahan lokasi, metoda dan sasaran pelayanan
promosi kesehatan
5. Pengurangan risiko psikososial terkait pelayanan promosi kesehatan
Resiko psikososial seperti bosan, mengantuk, lelah dan pusing dapat terjadi selama
pelayanan promosi kesehatan berlangsung. Untuk meminimalisir bahkan menghindari
hal tersebut diperlukan komitmen bersama sasaran, memilih metoda yang tepat dan
memberikan reward.

92
6. Pengurangan risiko sasaran jatuh/terluka
Memilih dan memantau lokasi pelayanan promosi kesehatan untuk menghindari
sasaran mengalami cedera baik dalam perjalanan maupun selama dalam ruangan
menerima pelayanan promosi kesehatan

Sistem Keselamatan Sasaran Pelayanan Promosi Kesehatan dilakukan dengan

melakukan assesment resiko, identifikasi resiko, dampak dan menyusun implementasi
solusi untuk mengendalikan atau meminimalkan timbulnya resiko.

Sistem keselamatan sasaran untuk pelayanan promosi kesehatan

No Lokasi Resiko sasaran Dampak /Akibat Pengendalian

Salah memahami Salah menerapkan  Menyampaikan
informasi yang informasi yang materi yang benar
diterima diterima dan jelas
menggunakan
metoda yang tepat.
 Mengevaliasi hasil
penyuluha.
Dalam
1 Fisik (dinding,  Sakit akibat
gedung
lantai, tersandung  Pemantauan
pencahayaan, terpeleset, berkala fisik
suhu/kelembaban, tertabrak bangunan
kebisingan)  Kepanasan,  Rambu peringatan
pengap
 Kenyamanan
terganggu

Transportasi  Kecelakaan  Memilih lokasi yang

menuju lokasi lalulintas aman terjangkau
kegiatan

Luar
Psikososial  Mengantuk  Membangun
2
Gedung  Pusing komitmen bersama
 Lelah  Penyampaian
 bosan materi efektif dan
efisien
 Pemilihan metoda
promosi kesehatan
yang tepat

93
 BAB VII
KESELAMATAN KERJA

Dalam undang-undang nomor 23 tahun 1992 tentang Kesehatan, Pasal 23

dinyatakan bahwa upaya Kesehatan dan Keselamatan Kerja (K3) harus dilaksanakan di
semua tempat kerja, khususnya tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan,
mudah terjangkit penyakit atau mempunyai karyawan sedikitnya 10 orang. Jika
memperhatikan dari isi pasal diatas, maka jelaslah bahwa Puskesmas termasuk dalam
kriteria tempat kerja dengan berbagai ancaman bahaya yang dapat menimbulkan dampak
kesehatan, tidak hanya terhadap para pelaku langsung yang bekerja di Puskesmas, tetapi
juga terhadap pasien maupun pengunjung Puskesmas.
Risk Assesment melakukan identifikasi potensi bahaya atau faktor risiko dan
dampak atau akibatnya. Dari berbagai potensi bahaya tersebut, maka perlu upaya untuk
mengendalikan, meminimalisasi dan bila mungkin meniadakannya. Penyelenggaraan
kesehatan kerja petugas di unit pelayanan Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas
Karamat adalah sebagai berikut :

Sistem keselamatan kerja untuk pelayanan promosi kesehatan

No Lokasi Faktor resiko Dampak / Akibat Pengendalian

1 Dalam Kesalahan Menurunkan tingkat  Menggunakan
informasi yang kepercayaan sasaran referensi/rujukan
Gedung
diberikan terpercaya/resmi.
melalui media  Mencantumkan
promosi referensi/rujukan
kesehatan terpercaya/resmi pada
setiap media informasi
Fisik (dinding,  Sakit akibat  Pemantauan berkala
lantai, tersandung  Rambu peringatan
pencahayaan, terpeleset, tertabrak
suhu/kelemba  Kepanasan, pengap
ban,  Kenyamanan
kebisingan) terganggu
2 Luar Transportasi  Kecelakaan lalu  Penggunaan APD di
menuju lokasi lintas perjalanan
Gedung
sasaran kerja  Kendaraan  Pemeliharaan kendaraan
mengalami masalah operasional secara rutin
Beban kerja  Stress kerja  Membangun komitmen
 Pusing bersama
 Bosan  Pengorganisasian kerja
 Lelah  Intensif/reward
 Refreshing

94
 BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU

Pengendalian mutu (quality control) dalam manajemen mutu merupakan suatu

sistem kegiatan teknis yang bersifat rutin yang dirancang untuk mengukur dan menilai
mutu produk atau jasa yang diberikan kepada sasaran. Pengendalian mutu pada unit
pelayanan promosi kesehatan UPTD Puskesmas Karamat diperlukan agar terjaga
kualitasnya sehingga memuaskan masyarakat sebagai sasaran. Penjaminan mutu
pelayanan kesehatan dapat diselenggarakan melalui perbagai model manajemen kendali
mutu. Salah satu model manajemen yang dapat digunakan adalah model PDCA (Plan,
Do, Check, Action) yang akan menghasilkan pengembangan berkelanjutan (continuous
improvement) atau kaizen mutu pelayanan promosi kesehatan.
Yoseph M. Juran terkenal dengan konsep "Trilogy" mutu dan
mengidentifikasikannya dalam tiga kegiatan:
1. Perencanaan mutu meliputi: siapa pelanggan, apa kebutuhannya, meningkatkan
produk sesuai kebutuhan, dan merencanakan proses untuk suatu produksi,
2. Pengendalian mutu: mengevaluasi kinerja untuk mengidentifikasi perbedaan antara
kinerja aktual dan tujuan,
3. Peningkatan mutu: membentuk infrastruktur dan team untuk melaksanakan
peningkatan mutu.
Setiap kegiatan dijabarkan dalam langkah-Iangkah yang semuanya mengacu pada
upaya peningkatan mutu.
Pada unit pelayanan promosi kesehatan UPTD Puskesmas Karamat kegiatan
pelayanan promosi kesehatan dimulai pendataan sasaran penyusunan rencana
pelaksanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, penyusunan dokumen pelaporan kegiatan,
monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan hasil kegiatan, dan penyusunan rencana tindak
lanjut hasil evaluasi kegiatan. Pada setiap tahap kegiatan disusun standar prosedur
operasional (SOP) untuk menjamin pelaksanaan kegiatan yang sesuai standar pelayanan.
Evaluasi dan rencana tindak lanjut dilaksanakan untuk mengatasi adanya kesenjangan
antara perencanaan dan hasil kegiatan. Hasil kegiatan didokumentasikan secara periodik.
Adapun jadwal tahap kegiatan unit pelayanan promosi kesehatan UPTD Puskesmas
Karamat adalah sebagai berikut :

95
Tahap Kegiatan Unit Pelayanan Promosi Kesehatan UPTD Puskesmas Karamat

NO. KEGIATAN WAKTU KETERANGAN

1. 1. Penyusunan November - Desember Tim Mutu

Instrumen Pendataan tahun sebelumnya Tim Perencanaan
2. Pendataan sasaran Pengelola Program promosi
dan kebutuhannya kesehatan
2. Penyusunan rencana Januari Bersama lintas program
kegiatan Lintas Sektor
3. Pelaksanaan kegiatan Januari - Desember Bersama jaringan
4. Penyusunan dokumen Februari – Desember Petugas promosi kesehatan
pelaporan kegiatan
5. Monitoring dan Evaluasi Februari - Desember Pimpinan
kegiatan dan hasil Penanggung Jawab UKM
kegiatan Pengelola Program
6. Penyusunan rencana Februari – Desember Petugas promosi kesehatan
tindak lanjut

96
 BAB IX
PENUTUP

Promosi kesehatan adalah upaya untuk meningkatkan kemampuan masyarakat

melalui pembelajaran dari, oleh untuk, dan bersama masyarakat, agar mereka dapat
menolong dirinya sendiri serta mengembangkan kegiatan yang bersumberdaya
masyarakat sesuai dengan kondisi sosial masyarakat dan didukung kebijakan public yang
berwawasan kesehatan.

Kegiatan Promosi kesehatan di puskesmas Karamat menjadi tugas bagi seluruh

petugas di Puskesmas Karamat yaitu melakukan upaya-upaya advokasi terhadap mereka
yang dapat mendukung / membantu puskesmas dari segi kebijakan atau peraturan dan
sumberdaya, Bina suasana dilakukan terhadap mereka yang paling berpengaruh
terhadap pasien/ individu/ keluarga/ masyarakat serta pemberdayaan baik pemberdayaan
terhadap pasien maupun terhadap individu, keluarga dan masyarakat yang sehat.

Pedoman pelayanan unit promosi kesehatan UPT Puskesmas Karamat ini

menyampaikan hasil kajian tentang ketenagaan, sarana dan pengendalian mutu
pelayanan agar unit pelayanan promosi kesehatan dapat menjalankan fungsinya secara
optimal, baik dari segi kinerja pelayanan, proses pelayanan maupun sumber daya yang
digunakan.

97