KERANGKA ACUAN LOKAKARYA MINI BULANAN

A. Pendahuluan
Proses manajemen Perencanaan belum terlaksana dengan baik apabila tidak
dilanjutkan dengan pemantauan dan perencanaan ulang. Tindak lanjut bertujuan untuk
menilai sampai seberapa jauh pencapaian dan hambatan- hambatan yang dijumpai oleh
pelaksananya pada bulan yang lalu, sekaligus melakukan pemantauan rencana kegiatan
Puskesmas; sehingga dapat dibuat perencanaan ulang yang lebih baik dan sesuai dengan
tujuan yang hendak dipakai. Disamping itu, kita ketahui bersama bahwa keberhasilan
pelaksanaan kegiatan Puskesmas memerlukan pengorganisasian dan keterpaduan baik
lintas program maupun lintas sektor.
Pengorganisasian dan keterpaduan lintas program, artinya keterpaduan internal
Puskesmas, bertujuan agar seluruh petugas mempunyai rasa memiliki dan meningkatkan
motivasi dalam melaksanakan seluruh kegiatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas.
Tindak lanjut dari perencanaan adalah mengadakan pengorganisasian intern
Puskesmas dan pemantauan dilaksanakan melalui Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas.

B. Latar Belakang
Agar Puskesmas dapat menilai sampai seberapa jauh pencapaian dan hambatan-
hambatan yang dijumpai oleh para pelaksana program atau kegiatan pada bulan atau
periode yang lalu sekaligus pemantauan terhadap pelaksanaan rencana kegiatan
puskesmas yang akan datang sehingga dapat dibuat perencanaan ulang yang lebih baik
dan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.

C. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

1. Tujuan Umum
Terselenggaranya Lokakarya bulanan intern Puskesmas dalam rangka pemantauan
hasil kerja petugas Puskesmas dengan cara membandingkan rencana kerja bulan lalu
dari setiap petugas puskesmas dengan hasil kegiatan dari daerah binaan dengan
targetnya serta tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya.
2. Tujuan Khusus
a. Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu.
b. Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota, Kecamatan dan berbagai
kebijakan serta program.

1
 c. Diketahuinya hambatan/masalah dalam pelaksanaan kegiatan bulan lalu.
d. Dirumuskannya cara pemecahan masalah.
e. Disusunnya rencana kerja bulan lalu.

D. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan

Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas diselenggarakan dalam 2 (dua) tahap yaitu
:
1. Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama
Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama merupakan Lokakarya penggalangan Tim
diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk dapat terlaksananya Rencana
Kegiatan Puskesmas (RPK).

Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan penanggung jawab dan pelaksana

serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja wilayah kerja Puskesmas
dilakukan pembagian habis kepada seluruh petugas Puskesmas, dengan
mempertimbangkan kemampuan yang dimilikinya.

No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan

1 Persiapan 1. Kepala Puskesmas mempersiapkan :

a. Bahan umpan balik hasil kinerja sekaligus
dengan hasil analisanya;
b. Informasi kebijakan baru dan atau program baru
yang harus dilaksanakan di Puskesmas.
c. Tata cara penyusunan RPK tahunan.
d. Tata cara penyusunan Rencana Lima Tahunan dan
RUK.
e. Penjabaran uraian, tugas dan tanggung jawab dari
semua petugas Puskesmas, berdasarkan hasil
analisa beban kerjanya.
2. Pelaksana dan penanggung jawab program
mempersiapkan :
a. Laporan kinerja Puskesmas tahun lalu;
b. Bahan penyusun RUK tahun yang akan datang dan
Rencana Lima Tahunan;
c. Usulan kegiatan untuk perbaikan/peningkatan
kinerja Puskesmas;
d. RPK bulanan setiap program/kegiatan.
3. Kepala subbag tata usaha mempersiapkan :
a. Usulan kebutuhan sumber daya yang diperlukan
Puskesmas.
b. Surat undangan, dengan kejelasan tempat
penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara.
c. Tempat pelaksanaan.
d. Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white
board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer,
proyektor/infocus dan atau bahan lain yang
dianggap perlu untuk pelaksanaan forum).
e. Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan

2
 dan rapat lintas sektor kecamatan.
f. Petugas yang bertanggung jawab dalam
mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini.

2 Pelaksanaan 1) Masukan :
a. Uraian tugas setiap pegawai Puskesmas;
b. Data capaian Puskesmas tahun sebelumnya;
c. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep
baru berkaitan dengan Puskesmas;
d. Informasi tentang tata cara penyusunan RPK
tahunan dan RPK bulanan Puskesmas.
2) Proses :
a. Penggalangan tim dalam bentuk dinamika
kelompok tentang peran, tanggung jawab dan
kewenangan setiap pegawai Puskesmas;
b. Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk
kegiatan lapangan/daerah binaan;
c. Analisis beban kerja tiap pegawai;
d. Pembagian tugas baru termasuk pembagian
tanggung jawab daerah binaan (darbin);
e. Penyusunan RPK tahun berjalan berdasarkan RUK
yang telah ditetapkan;
f. Penyusunan RPK bulanan berdasarkan RPK
tahunan;
g. Penyusunan RUK untuk tahun selanjutnya; dan
atau
h. Penyusunan Rencana Lima Tahunan untuk periode
selanjutnya;
3) Luaran :
a. Tersusunnya RPK tahunan berdasarkan
prinsip keterpaduan dan kesinambungan;
b. Tersusunnya RPK bulanan;
c. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan
RPK bulanan;
d. Matriks pembagian tugas dan darbins;
e. Bahan Musrenbangdes;
f. Draft RUK untuk tahun selanjutnya;
g. Draft Rencana Lima Tahunan (dalam siklus lima
tahunan).

2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin

Lokakarya Mini Bulanan Rutin diselenggarakan sebagai tindak lanjut dari lokakarya
mini bulanan yang pertama. Lokakarya mini bulanan rutin ini dilaksanakan untuk
memantau pelaksanaan kegiatan Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan secara
teratur. Pada forum Lokakarya mini bulanan rutin, dapat sekaligus dilaksanakan
pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal yang telah ditetapkan tim audit
internal.

3
 Penanggung jawab penyelenggaraan lokakarya mini bulanan rutin adalah kepala
Puskesmas, yang dalam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan
rapat kerja seperti biasanya.
Fokus utama lokakarya mini bulanan rutin adalah ditekankan kepada masalah
pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal-hal yang direncanakan,
integrasi antar program dalam menyelesaikan masalah prioritas Puskesmas yang telah
ditetapkan pada tiap tahunnya, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-kegiatan
yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdaya guna.

No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan

1 Persiapan 1) Kepala Puskesmas mempersiapkan :

a. Umpan balik hasil kinerja bulan lalu dan
capaian kumulatif selama bulan berjalan.
b. Informasi kebijakan baru dan atau program baru
yang harus dilaksanakan di Puskesmas.
c. Rencana tindakan untuk perbaikan dan
peningkatan kinerja bulan yang akan datang.
d. Bahan Musrenbangcam (khusus untuk
lokakarya mini bulan kedua)
2) Pelaksana dan penanggung jawab
program/kegiatan mempersiapkan :
a. Laporan hasil kinerja, analisis masalah dan
rancangan tindak lanjut pemecahan masalahnya.
b. Bahan untuk pembahasan usulan kesehatan dari
seluruh desa dan usulan kegiatan Puskesmas yang
akan dibahas untuk keterpaduannya bersama lintas
sektor terkait.
c. RPK bulanan setiap program/kegiatan.
3) Kepala subbag tata usaha mempersiapkan :
a. Surat undangan, dengan kejelasan tempat
penyelenggaran, hari, tanggal dan jam, serta acara.
b. Tempat pelaksanaan.
c. Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white
board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer,
proyektor/infocus dan bahan lain yang diperlukan).
d. Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan
rapat lintas sektor kecamatan.
e. Petugas yang bertanggung jawab dalam
mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini.

2 Penyelenggaraan 1) Masukan :

4
 a. Laporan hasil kegiatan bulan lalu;
b. Rencana awal pelaksanaan program/kegiatan bulan
ini;
c. Informasi tentang hasil rapat dikabupaten,
informasi tentang hasil di kecamatan, informasi
tentang kebijakan, program dan konsep baru.
d. Hasil pelaksanaan audit internal dalam rangka
pelaksanaan akreditasi, sesuai dengan jadwal yang
telah ditetapkan oleh tim audit internal.
2) Proses :
a. Melakukan analisis capaian kinerja bulanan
Puskesmas.
b. Memetakan masalah dan penyebab masalah yang
dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar
operasional prosedur yang telah disusun.
c. Menyusun rencana tindak lanjut berupa rencana
kerja pemecahan masalah berdasarkan daerah
binaan yang disesuaikan dengan RPK yang ada.
Jika tindak lanjut yang diputuskan tidak
terakomodir oleh RPK maka kegiatannya
diinventarisir dan dikomunikasikan pada
lokakarya tribulanan.
d. Pada periode tengah tahun, dapat dilakukan
evaluasi tengah tahun (midterm evaluation) kinerja
Puskesmas dalam 6 (enam) bulan terhadap target
yang ditetapkan, dan bila memungkinkan, RPK
semester selanjutnya dapat disesuaikan dengan
hasil evaluasi.
e. Pembahasan RUK untuk tahun selanjutnya, sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi terkini.
3) Luaran :
a. Rencana tindak lanjut yang berupa RPK bulan
berikutnya;
b. Komitmen untuk melaksanakan RPK yang telah
disusun;
c. Bahan yang aka disampaikan pada lokakarya mini
tribulanan; dan atau
d. Rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen.

E. Cara melaksanakan Kegiatan dan sasaran

a. Cara melaksanakan kegiatan
1) Petugas membentuk tim untuk kegiatan lokakarya mini.
2) Petugas melakukan koordinasi dengan tim.
3) Petugas membuat jadwal selama satu tahun.
4) Petugas menyampaikan jadwal seminggu sebelum pelaksanaan.
5) Petugas menyiapkan absensi dan materi yang akan dibahas.

5
 6) Petugas memaparkan hasil kegiatan dan program.
7) Petugas menyampaikan semua masalah dan kendala yang menyebabkan tidak
tercapainya suatu program.
8) Petugas mendiskusikan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan.

b. Sasaran
Sasaran Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah seluruh karyawan Puskesmas
Senapelan.

F. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan Tahun 2022
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt Nop Des
1 Pelaksanaan x x x x x x x x x x x x

G. Monitoring, Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

Evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan dilakukan setiap selesai pelaksanaan kegiatan
yang dilaksanakan setelah pelaksanaan kegiatan, dengan pelaporan pelaksanaan kegiatan
tersebut.

H. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Dilakukan pencatatan hasil analisa peran lintas program.
Dilakukan pelaporan hasil analisis peran lintas program dan didistribusikan
kepada unit-unit terkait untuk ditindak lanjut.
Dilakukan pelaporan terhadap analisis peran lintas Program Kepala Puskesmas.

6
 LAPORAN EVALUASI HASIL PELAKSANAAN
KEGIATAN

1. Nama Kegiatan : Lokakarya Mini Bulanan

2. Tanggal Pelaksanaan :
3. Jumlah Sasaran : Target sesuai dengan juknis dari Dinas Kesehatan
4. Kriteria Sasaran : Seluruh Karyawan Puskesmas Senapelan
5. Hasil Kegiatan : Arsip Laporan
6. Masalah : Pada dasarnya masalah yang ada adalah tentang pencapaian
program yang belum mencapai target. Masalah yang lain adalah tentang permasalahan yang
ada di wilayah puskesmas Senapelan, termasuk ada tidaknya kejadian luar biasa. Kualitas
mutu layanan juga terkadang termasuk dalam permasalahan yang ada. Beberapa hal khusus
situasional juga merupakan permasalahan yang harus diselesaikan.
7. Rencana Tindak Lanjut : Rencana tindak lanjut dengan sendirinya menyesuaikan dengan
permasalahan yang ada. Semua rencana tindak lanjut harus dikomunikasikan dan
dikoordinasikan dengan lintas program.

Mengetahui
Kepala Puskesmas

Widodextrosa, SKM
NIP. 197804272009041001