PANDUAN MENJALIN KOMUNIKASI

DENGAN MASYARAKAT

UPT PUSKESMAS CINANGAKA

TAHUN 2020
Jl.Raya Pantai Karang Bolong Km.139 Kecamatan Cinangka Kode Pos 42167
Telp. (0254) 6530598 Email :puskesmascinangka@gmail.com
 PANDUAN MENJALIN KOMUNIKASI DENGAN MASYARAKAT

I. PENGERTIAN
Komunikasi dengan masyarakat adalah komunikasi timbal balik yang dilakukan
oleh puskesmas dengan masyarakat baik untuk menyampaikan informasi kepada
masyarakat maupun untuk mendapatkan umpan balik ataupun keluhan dari
masyarakat.

II. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup komunikasi dengan masyarakat:
a. Penyampaian informasi tentang visi, misi, tupoksi, dan kegiatan puskesmas,
dan informasi lain yang dibutuhkan baik secara lisan maupun tertulis.
b. Menerima informasi dari masyarakat untuk memperoleh umpan balik
maupun keluhan baik secara lisan maupun tertulis
c. Penyampaian tindak lanjut terhadap keluhan yang disampaikan oleh
masyarakat.

III. TATA LAKSANA

a. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara tertulis dilakukan dengan cara
penyampaian melalui
1. Papan pengumuman
a) Kepala puskesmas bersama penanggungjawab pelayanan menentukan
informasi yang harus disampaikan lewat papan pengumuman.
b) Petugas menuliskan informasi yang harus disampaikan pada papan
pengumuman.
c) Petugas memasang papan pengumuman pada tempat yang telah ditentukan.
2. Leaflet/Brosur
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apasaja yang perlu dicantumkan dalam leaflet/brosur.
b) Petugas merancang leaflet/brosur.
c) Kepala puskesmas menyetujui leaflet/brosur.
d) Petugas melakukan order pencetakan leaflet/brosur.
e) Petugas mendistribusikan leaflet/brosur ke pendaftaran, ruang tunggu dan
lintas sektor.
3. Poster
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apasaja yang perlu dicantumkan dalam .
b) Petugas merancang Poster.
c) Kepala puskesmas menyetujui Poster.
d) Petugas melakukan order pencetakan poster.
 e) Petugas mendistribusikan poster ke pendaftaran, ruang tunggu dan lintas
sektor.
4. Standing banner
a) Kepala puskesmas bersama penanggung jawab menetapkan informasi
apasaja yang perlu dicantumkan dalam standing banner.
b) Petugas merancang standing banner.
c) Kepala puskesmas menyetujui standing banner.
d) Petugas melakukan order pencetakan standing banner.
e) Petugas memasang standing banner di tempat yang sudah ditentukan.

b. Penyampaian informasi kepada masyarakat secara lisan dilakukan dengan tatap

muka melalui :
1. Penyuluhan
a) Petugas promosi kesehatan membuat kesepakatan jadwalkegiatan dengan
sasaran penyuluhan.
b) Petugas promosi kesehatan menentukan materi yang akan disampaikan.
c) Petugas promosi kesehatan memastikan jadwal kegiatan, bila terjadi
perubahan maka dilakukan kesepakatan ulang.
d) Petugas promosi kesehatan memberikan penyuluhan kesehatan.
e) Petugas promosi kesehatan menyusun laporan.
2. Petugas Media Informasi
a) Petugas informasi memberikan informasi yang jelas, benar dan jujur sesuai
permintaan pasien.
b) Petugas mencatat dibuku register media informasi bagi setiap pasien yang
berkunjung menanyakan informasi.
3. Lokakarya mini tiga bulanan
a) Petugas melakukan koordinasi, komunikasi dan meminta camat untuk dapat
memimpin lokakarya mini tiga bulanan
b) Petugas menyampaikan informasi kepada semua sektor yang terkait.
c) Petugas membuat materi yang akan digunakan dalam lokakarya mini dalam
bentuk yang mudah dipahami
d) Petugas membuat surat undangan lokakarya mini untuk ditandatangani oleh
Camat.
e) Petugas membagikan surat undangan kepada semua sektor yang terkait.
f) Petugas menjadi pemateri saat lokakarya mini tiga bulanan.
g) Petugas melaksanakan lokakarya mini sesuai jadwal.
h) Petugas membuat notulen lokakarya mini tiga bulanan.
i) Petugas melaporkan hasil lokakarya kepada Kepala Puskesmas.
j) Kepala Puskesmas bersama Tim manajemen mutu membuat rencana tindak
 lanjut dan tindak lanjut dari hasil lokakarya mini.

c. Menerima informasi dari masyarakat (umpan balik) dilakukan dengan cara:

1. Kotak saran
a) Petugas membuka kotak saran seminggu sekali (setiap hari sabtu)
b) Petugas mencatat isi dari kotak saran yang disertai identitas dan
nomer telepon
c) Petugas merekap isi dari kotak saran
d) Petugas melakukan konfirmasi dengan penulis kotak saran.
e) Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas
f) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas isi dari
kotak saran (umpan balik)
g) Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan balik
h) Petugas menghubungi penulis kotak saran untuk memberikan tanggapan.
2. Telepon
a) Petugas menerima telepon umpan balik
b) Petugas mencatat isi umpan balik
c) Petugas merekap isi umpan balik
d) Petugas melaporkan kepada kepala puskesmas
e) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas umpan
balik
f) Petugas mencatat tanggapan terhadap umpan Balik

g) Petugas menghubungi penelepon menyampaikan bahwa masalah sudah

diselesaikan oleh puskesmas
3. Survey
a) Petugas menyusun instrumen survey
b) Kepala puskesmas menyetujui instrumen
c) Petugas melakukan survey
d) Petugas mengumpulkan hasil survey
e) Petugas mengolah data hasil survey
f) Petugas menganalisa hasil survey
g) Petugas menyampaikan hasil analisa survey kepada kepala puskesmas
h) Kepala puskesmas mengadakan rapat koordinasi untuk membahas hasil survey dan
rencana tindak lanjutnya
i) Petugas mencatat hasil rapat
j) Petugas menyampaikan hasil survey di papan pengumuman.
IV. DOKUMENTASI
Tata laksana dalam menjalin komunikasi dengan masyarakat diatur dalam SOP.
Hasil-hasil komunikasi dengan masyarakat di dokumentasikan dalam
notulen (buku register) dan instrumen survey.

Mengetahui,
Kepala UPT Puskesmas Cinangka

Opo Suryana, SKM

Nip. 19670901 198901 1 002