PUSKESMAS CIPONDOH

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN CATATAN
No. Dokumen : PM – WMN - 02 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 26 Juli 2010

Jabatan Tanda Tangan

Dibuat oleh Pengendali Dokumen

Diperiksa oleh Wakil Manajemen

Disetujui oleh KEPALA PUSKESMAS

Status

No Salinan

Halaman : 1 dari 3
 PUSKESMAS CIPONDOH

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN CATATAN
No. Dokumen : PM – WMN - 02 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 26 Juli 2010

1.0. TUJUAN
Untuk menetapkan sistem dan tanggung jawab dalam pengelolaan dan
penyimpanan catatan untuk menunjukkan kesesuaian terhadap persyaratan yang
telah ditetapkan dan efektifitas pelaksanaan sistem manajemen mutu.

2.0 RUANG LINGKUP

Prosedur ini diterapkan terhadap seluruh catatan yang mempengaruhi mutu dan
menggambarkan sistem manajemen mutu pada PUSKESMAS CIPONDOH.

3.0 DEFINISI
Tidak ada

4.0 DOKUMEN PENDUKUNG

Tidak ada

5.0 RINCIAN PROSEDUR

5.1 Seluruh catatan yang menunjukkan pencapaian atas mutu yang dipersyaratkan dan
menjamin efektifitas penerapan sistem manajemen mutu harus termasuk dalam
Daftar Induk Catatan.
5.2 Seluruh personel harus membantu Wakil Manajemen dalam menerapkan prosedur
ini secara efektif.
5.3 Personel yang telah ditunjuk bertanggung jawab atas penyimpanan, pemeliharaan
dan pemeriksaan lama penyimpanan Catatan yang menjadi tanggung jawabnya.
5.4 Catatan harus disimpan di tempat yang kering, bersih, dan mudah terjangkau dan
terbaca serta terlindung dari pengaruh lingkungan untuk menghindarkan kerusakan
atau kehilangan .
5.5 Untuk memudahkan pengambilan kembali, Catatan disimpan dengan cara
dikelompokkan sesuai dengan judulnya atau memakai indeks yang diatur oleh
bagian masing-masing, misalnya indeks diatur berdasarkan pada tanggal, nomor
urut, atau alfabet.
5.6 Daftar Induk Catatan dengan lokasi dan lama penyimpanan harus dipelihara oleh
Wakil Manajemen atau Pengendali Dokumen.
5.7 Jika terdapat jenis Catatan yang baru diterbitkan atau modifikasi atas Catatan yang
lama sehubungan dengan perubahan atau perbaikan dalam sistem manajemen
mutu, maka personel terkait harus segera memberitahukan kepada Wakil
Manajemen atau Pengendali Dokumen untuk memperbaharui Daftar Induk Catatan.

Halaman : 2 dari 3
 PUSKESMAS CIPONDOH

PROSEDUR MUTU
PENGENDALIAN CATATAN
No. Dokumen : PM – WMN - 02 No. Revisi : 00 Tgl. Berlaku : 26 Juli 2010

5.8 Lama penyimpanan Catatan adalah seperti yang tercantum dalam Daftar Induk
Catatan. Mungkin ada beberapa catatan yang harus ditinjau oleh Wakil Manajemen
atau personel terkait untuk menentukan lama penyimpanan. Hasil dari tinjauan ini
dapat berupa penyimpanan yang lebih lama terhadap beberapa catatan atau catatan
tersebut harus dimusnahkan dengan cara dibakar dan dibuktikan dengan Berita
Acara.

5.9 Jika disetujui dalam kontrak, Wakil Manajemen harus menyediakan Catatan yang
sesuai kepada pelanggan atau wakil pelanggan untuk jangka waktu yang disetujui.

6.0 CATATAN MUTU

6.1 Daftar Induk Catatan

7.0 RIWAYAT PERUBAHAN

7.1 Terbitan Pertama

Halaman : 3 dari 3
 PUSKESMAS NEGLASARI

DAFTAR INDUK CATATAN

No. Revisi : 0.0

Judul Nomor No. Lama Metode Penanggung

No Lokasi
Formulir Formulir Revisi Simpan Simpan Jawab

Mengetahui,

Wakil Manajemen