Prosedur

PT. ANUGERAH PUSAKA INDONESIA No. Dok. : P-WM-02 Rev. : 00

Tanggal : Hal. : 1 dari 3

SISTEM MANAJEMEN TERPADU

I S O 9001 : 2000 & OHSAS 18001 : 2007

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

RIWAYAT PERUBAHAN
Rev. Tanggal Diusulkan oleh Uraian singkat perubahan

DISTRIBUSI
No. Penerima No. Penerima
1 Direktur
2 Bagian Workshop
3 Bagian Purchasing & Logistic
4 Bagian Marketing
5 Bagian HR & Personalia

Dibuat Disahkan

Ttd, Ttd,

( ) ( )

Wakil Manajemen Direktur

 Prosedur
PT. ANUGERAH PUSAKA INDONESIA No. : P-WM-02 Rev. : 00
Tanggal : Hal. : 2 dari 3

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

1.0 TUJUAN
 Untuk menetapkan metode identifikasi, pengumpulan (koleksi), pengindeksan, pengarsipan,
penyimpanan, pemeliharaan, pengambilan kembali, dan pemusnahan rekaman.
 Untuk mengidentifikasi penyimpanan rekaman dan melindungi dari kerusakan dalam periode
waktu yang ditentukan, serta untuk memastikan bahwa rekaman mudah ditemukan kembali
apabila diperlukan.

2.0. RUANG LINGKUP

Prosedur ini digunakan untuk mengendalikan semua rekaman yang digunakan untuk
mendemonstrasikan kegiatan sistem manajemen mutu dan OHS di PT. Anugerah Pusaka
Indonesia.

3.0. DEFINISI

 Rekaman = Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi

bukti pelaksanaan kegiatan sistem manajemen mutu dan
keselamatan kerja (seperti formulir, log book, check sheet,
Identifikasi Sumber Bahaya, Daftar Persyaratan OHS, Daftar
Bahan, Daftar Limbah, Hasil Pengukuran dsb)

4.0. DOKUMEN PENDUKUNG

 Standar ISO 9001:2000, Elemen 4.2.4
 Standar OHSAS 18001:2007, Elemen

5.0. TANGGUNG JAWAB

5.1 Kepala Bagian
Menjamin bahwa rekaman di Departemennya diidentifikasi, disahkan dan disimpan sesuai
dengan ketentuan penyimpanannya.
5.2. Wakil Manajemen (Management representative)
Menjamin bahwa seluruh Departemen telah menangani rekaman sesuai dengan prosedur ini.

6.0. PROSEDUR
6.1. Identifikasi Rekaman
6.1.1. Setiap Rekaman harus mempunyai Nama/Judul dan Nomor identifikasi. Pada
rekaman tersebut juga harus tertera Nama dan tandatangan pembuatnya serta
tanggal rekaman dibuat.
6.1.2. Rekaman-rekaman yang sekurangnya harus ada dan disimpan oleh masing- masing
departemen ditentukan pada Form Daftar Induk Rekaman (No. Form : F-WM-02-01)
6.1.3. Wakil Manajemen membuat Daftar Rekaman dan mendistribusikan ke seluruh
departemen bersama prosedur ini.
6.2. Penyimpanan dan Pemeliharaan Rekaman
6.2.1. Setiap Departemen harus menyediakan tempat penyimpanan rekaman yang
dihasilkan dan memberi katalog atau label sesuai dengan metoda penyimpanan pada
rekaman tersebut.
6.2.2. Rekaman harus disimpan di tempat yang dapat melindunginya dari kehilangan atau
kerusakan dan harus mudah didapatkan kembali bila diperlukan.
Tanpa stempel “Controlled Copy” warna merah, dokumen dinyatakan tidak terkontrol (Uncontrolled )
 Prosedur
PT. ANUGERAH PUSAKA INDONESIA No. : P-WM-02 Rev. : 00
Tanggal : Hal. : 3 dari 3

PROSEDUR PENGENDALIAN REKAMAN

6.2.3 Kepala Bagian harus menunjuk salah seorang stafnya untuk menjaga dan mengawasi
tempat penyimpanan rekaman agar tidak hilang atau rusak selama masa
penyimpanannya.
6.2.4. Masa simpan setiap rekaman ditetapkan oleh Wakil Manajemen (Management
Representative) pada Form Daftar Induk Rekaman (No. Form : F-WM-02-01)
6.2.5. Setiap kali dilakukan pengambilan kembali atau menyalin (meng-copy) suatu
Rekaman, Staf yang bertanggungjawab terhadap rekaman tersebut harus mencatat
Nama/Judul, Nomor rekaman, Pihak yang mengambil, keperluannya serta tanggal
pengambilan.

6.2.6. Jika disyaratkan dalam kontrak atau karena peraturan yang berlaku, Rekaman dapat
diperlihatkan atau diberikan salinannya kepada pelanggan, atau pihak yang
berwenang lainnya. Penyerahannya harus dilakukan oleh Wakil Manajemen
(Management Representative).

6.3. Pemusnahan Rekaman

6.3.1. Rekaman yang telah lewat masa penyimpanannya dapat dimusnahkan, pemusnahan
rekaman ditetapkan oleh Penanggung Jawab Bagian yang bertanggung jawab
menyimpannya.
6.3.2. Pemusnahan rekaman dilakukan oleh Penanggung Jawab Bagian yang bertanggung
jawab menyimpannya dan disaksikan oleh Wakil Management (Management
Representative).

7.0. LAMPIRAN FORM TERKAIT

F-WM-02-01 Daftar Induk Rekaman

Tanpa stempel “Controlled Copy” warna merah, dokumen dinyatakan tidak terkontrol (Uncontrolled )
 Formulir
PT. ANUGERAH PUSAKA INDONESIA No. : F-WM-02-01 Revisi : 00
Tanggal : Halaman : 1 dari ………

DAFTAR INDUK REKAMAN

No. Form Nama Rekaman Mutu Lokasi Penyimpan Masa Simpan

F-WM-01-01 Daftar Induk Dokumen Wakil Manajemen 3 Tahun

Dibuat Tanggal :

Ttd. :
Wakil Manajemen